Как внедрить ПланФакт и поймать за хвост 12 млн рублей. Кейс «Строй-Гарант»

Наталья Кудрявцева, финансовый директор компании ООО «Строй-Гарант», рассказала:

• как наладила простой и наглядный учет и сократила время на его ведение в 6 раз;
• как отследила расходы по старым проектам на 12 млн рублей;
• как сэкономила на банковском обслуживании 70 тыс. рублей.

О компании

Компания ООО «Строй-Гарант» существует с 2014 года, а активную деятельность в сфере промышленного и гражданского строительства ведет с 2015 года. Среди проектов компании: строительство зданий для магазинов «Магнит» в Ленинградской области, участие в строительстве станции метро «Беговая» и множество других гражданских объектов. Сейчас основное направление работы «Строй-Гаранта» – строительство детских садов и торговых комплексов в Санкт-Петербурге. В среднем компания одновременно строит 3-5 проектов. За 5 лет обороты «Строй-Гаранта» выросли от 50 до 500 млн рублей. Так как компания в основном выступает как генподрядчик, для успешной и результативной работы хватает небольшого коллектива, сейчас в штате 30 сотрудников.

Проблемы и задачи

К каждому новому проекту компания «Строй-Гарант» подходит индивидуально, под каждый подстраивает система учета и документооборот:

«При небольших объемах данных нам хватало Excel и «1С». С ростом компании, сейчас у нас 4 представительства, также мы предоставляем оборудование в аренду и занимаемся закупкой материала, поняли, что совместить все в рамках «1С» невозможно. Сводить все в Excel тоже не вариант: множество громоздких таблиц, долгий ручной перенос данных из выписок, да и фактор человеческой ошибки возрастает многократно. Дополнительной задачей было получение оперативной информации руководителем, чтобы в любой день и любой момент все было у него под рукой»

В учете также есть свои особенности:

«Мы разбиваем суммы по видам работ: кровля, фасады, окна – также все платежи делятся по объектам и по разделам»

Чтобы учесть все требования и вести учет в одном окне, нужна была автоматизация.

Внедрение и организация работы

Наталья сформулировала для себя требования к инструменту для учета и стала присматриваться к специализированным сервисам:

«Я отобрала 4 сервиса, из них 3 решила протестировать, ПланФакт был последним. Мне понравилось, что в сервисе есть Баланс и прогнозирование кассовых разрывов. Также заметила, что в ПланФакте на порядок больше функционала, чем у конкурентов. Благодаря удобному интерфейсу, я сразу разобралась с сервисом и начала работать. Также в изучении функционала мне помог обучающий вебинар и служба поддержки, которая ответила на мои вопросы и помогла настроить учет согласно особенностям именно нашей компании»

Перенос финансовых данных за предыдущие годы занял 2 недели, по истечению которых Наталья приступила к полноценной работе с сервисом. Сейчас в ПланФакте работает она и директор, Наталья вносит и анализирует данные, а директор проверяет результаты и контролирует основные показатели.

Результаты

1. Сократили время на учет финансов в 6 раз:

«Раньше проведение недельных выписок отнимало у меня около полутора дней, сейчас на это же у меня уходит всего 2 часа»

2. Наладили простой и наглядный финансовый учет:

«Благодаря ПланФакту, все расходы, налоги и заработная плата теперь как на ладони. В любую цифру можно «провалиться» и посмотреть подробности. Это очень нравится директору, так как он все может посмотреть сам, не тратя время на вопросы ко мне»

3. Отследили расходы по старым проектам на 12 млн рублей:

«У нас были неучтенные финансовые обязательства по старым объектам, которые я никак не могла отследить. Они периодически появлялись и были неконтролируемыми. Благодаря учету и разнесению платежей, мы смогли их «поймать», и оказалось, что за 1,5 года их накопилось около 12 млн рублей. Поскольку эти расходы уже не приносят нам никакой прибыли, было критически важно их отследить, чтобы контролировать их и со временем снизить»

4. Сэкономили на банковском обслуживании 70 тыс. рублей:

«У нас 4 компании, в каждой по 3 счета. В ПланФакте мы проанализировали стоимость их ведения и несколько закрыли. Так мы сэкономили 70 тыс. рублей за год на комиссии за переводы и банковское обслуживание»