Как правильно создать и использовать резервный фонд

События последних лет в мировой экономике не оставили сомнений в необходимости резервного фонда компании. Когда один непредсказуемый кризис сменяется другим, резервный фонд становится не просто стратегическим преимуществом, а фактором выживания предприятия.

Что такое резервный фонд

Резервный фонд — это копилка с деньгами, если по-простому. Финансы там аккумулируются для конкретной цели. У одного предприятия фондов может быть несколько. Например:

• фонд модернизации. Туда откладываются деньги на покупку нового оборудования;
• фонд роста. Там лежат деньги на расширение производства, создание и покупку новых площадок;
• фонд персонала. Деньги на обучение, разнообразные тренинги и программы;
  резервный фонд — это деньги на черный день.

В случае внезапного падения прибыли, резервный фонд призван амортизировать удар и позволить компании пережить трудные времена, а иногда и выйти из кризиса с новыми возможностями.

Вера Каллистратова, руководитель бухгалтерского консалтингового агентства «Простые решения», считает, что даже нулевая прибыль это не повод использовать резервный фонд:

«Резервный фонд — подушка безопасности компании. Формируется этот фонд из чистой прибыли с учетом того, чтобы он мог покрыть от квартала до полугода работы предприятия при больших потерях. Чаще всего компании формируют резервный фонд в размере 20% от чистой выручки. В кризисный период резервный фонд может спасти бизнес. Так, например, во время пандемии, многие компании остались на плаву именно благодаря резервному фонду и поддержке государства. Главное правило накопления — не тратить эти деньги на текущие нужды ни при каких условиях. Резервный фонд можно распечатать только в том случае, если предприятие терпит убытки. Даже нулевая чистая прибыль — не повод лезть в НЗ. В кризисный период не только можно, но и нужно откладывать деньги в резервный фонд. Даже если чистая прибыль минимальна, то все равно отложить хотя бы 1% на счет – уже победа»

Откуда берутся деньги

Деньги для резервного фонда берут из чистой прибыли. Обычно на период формирования фонда устанавливают определенный процент периодических отчислений. Можно перечислять деньги ежемесячно, можно – еженедельно и даже чаще. Важно не потерять контроль и не увлечься. Мы рекомендуем ежемесячно выполнять сверку, чтобы точно знать, что отчисления в фонд не залезают в текущие расходы на содержание бизнеса. Иначе вы рискуете получить кризис еще до того, как успеете сформировать резервный фонд.

Георгий Павленко, специалиста по финансовому планированию «Школы бизнеса Турова» так видит формирование резервного фонда:

«Резервный фонд формируется следующим образом: вам нужно определить процент, который вы будете распределять на этот фонд. И в момент, когда будут заходить деньги в компанию, вы будете сумму зашедших денег распределять на этот фонд, согласно его процента. Приведу пример ниже.

Мы определили, что наш резервный фонд составляет 5%. Вчера нам зашла выручка от клиентов, в размере 250 тыс. руб. Получается, что мы должны распределить в резерв 12 тыс. 500 руб., потому что 250000х5%=12500.

Вы можете создавать столько резервных фондов, сколько вашей душе угодно. На любые нужды. Но мы, как правило, создаем резервы только для непредвиденных ситуаций»

На сколько месяцев должно хватить резерва

Понятно, что чем дольше, тем лучше, но все имеет разумные пределы. Большинство резервных фондов предприятий сегодня рассчитано на три-шесть месяцев спокойного существования при поступлении денег равном нулю. Более точные цифры зависят от ваших возможностей и специфики бизнеса.

Где хранить и на что тратить

Сразу конкретный ответ на второй вопрос: ни на что! В этом и заключается смысл резервного фонда. Это неприкосновенный запас, а значит, и не нужно к нему без причин прикасаться. Причина может быть только одна – внезапное обвальное падение доходов.

Отсюда вытекает и ответ на первый вопрос. Эти деньги должны быть в доступе. Все знают истину, что деньги не должны лежать мертвым грузом, а должны всегда работать. Ситуация с резервным фондом — исключение из правила.

Допустим, вчера вы вложили свой резерв в акции или в драгметалл, а сегодня объявили, к примеру, ковидный карантин. Но текущие платежи (аренда, зарплата, обслуживание кредитов) никто не отменил. Вы сможете быстро вывести вложенные вчера деньги? Не факт. Или потребуется время, или операция пройдет с заметными финансовыми потерями. Поэтому логично под резерв открыть отдельный счет. Скорее всего, это будет депозит, предусматривающий возможность снятия и пополнения.

Протестировать вариант хранения резерва можно простым способом. Достаточно точно знать, что эти деньги можно получить в распоряжение за один день. Если можно – хороший вариант, если нет – надо еще подумать.

Алгоритм действий по запуску резервного фонда

1. Вычисляем нужный размер фонда

Для начала придется понять, какие деньги ежемесячно необходимы компании для обеспечения жизнедеятельности. Скорее всего, в эту статью войдут зарплата, налоги, акцизы, покупка сырья, аренда оборудования и помещений. Дальше умножаем сумму на шесть. Если сумма очевидно неподъемная, умножаем не на шесть, а на четыре. В принципе, можно умножить и на три, резервный фонд на три месяца — это лучше, чем ничего.

2. Определяемся с процентом отчислений

Тут все совершенно индивидуально. Например, вы занимаетесь торговлей или производством конфет. Вы точно знаете, что, благодаря новогодним подаркам, последние месяцы года у вас будут сверхприбыльными, а летом будет падение. Почему бы не сформировать резервный фонд за пару месяцев, отчисляя процентов по 50 или 60?

Или вы производите товары первой необходимости, спрос на которые стабилен в течение года. Тогда можно отчислять ежемесячно, например, по 10% от прибыли и спокойно и достаточно безболезненно наполнить копилку за пару лет.

Можно и с другой стороны подойти к вопросу. Допустим, вы что-то знаете или о чем-то догадываетесь. У вас есть основания ожидать проблемного периода через 5 месяцев. Тогда есть смысл разделить общий рассчитанный объем резервного фонда на 5, и это станет суммой ежемесячного платежа. Только нужно не допустить ошибку, о которой мы говорили выше — не залезть в убытки и не поставить под угрозу текущие расходы.

Георгий Павленко рассказал, как в компании планировали резервный фонд:

«Сначала мы взяли помесячные данные по нашим финансовым отчетам за год и рассчитали средние величины.

Потом мы посчитали доли каждой статьи расходов в общем объеме расходов (например, все расходы у нас, в среднем, составляют 1 млн руб, а расходы на рекламу 300 тыс. руб. Соответственно, расходы на рекламу у нас 30%).

Затем мы посчитали среднюю чистую прибыль и сделали ее обязательной статьей расходов (да, мы просто тут поменяли логику). Далее мы определили, сколько % из чистой прибыли мы будем отчислять на резервы»

3. Наполняем фонд деньгами

Тут может возникнуть сложность. Дело в том, что без налаженного финансового учета с прибылью не все так просто. Бывают ситуации, когда при наличии расчетной прибыли по факту на счетах денег нет. Наоборот тоже иногда бывает. В этой ситуации нужно рассчитать соотношение чистой прибыли и выручки. Когда вы поймете, какой процент от общего входящего денежного потока является прибылью, можно будет вычислить процент, нужный для отчислений в резервный фонд.

Георгий Павленко уверен, что пополнять резервный фонд нужно всегда:

«Независимо от того, на какие нужды мы его используем, резервный фонд нужно пополнять всегда. Независимо от ситуации: война, кризис, тайфун. Когда деньги зашли, мы тут же их распределили»

4. Выбираем место для хранения

Как мы и говорили выше, важно, чтобы деньги лежали надежно, и чтобы они были на расстоянии вытянутой руки. Мы рекомендуем депозитный счет в надежном банке. Но важно, чтобы это был счет с правом пополнения и снятия, иначе весь смысл пропадает.

5. Трезво смотрим на обстоятельства

Надо понимать, что бывают ситуации, когда никакой фонд не поможет. Например, у вас было казино, а игорный бизнес запретили. Когда бизнес не спасти, резервный фонд поможет покрыть расходы, связанные с закрытием компании, а потом поможет запустить новый проект.

Когда можно и когда не стоит использовать средства резервного фонда

По мнению экспертов, резервный фонд компании нужно использовать только в самых крайних случаях. Некоторые считают, что даже нулевая прибыль не достаточный аргумент для использования резервного фонда, только убытки.

У нас в ПланФакте есть бесплатная методичка, как сократить издержки в кризис, чтобы не пришлось сразу влезать в резервный фонд.

Георгий Павленко рекомендует неукоснительно следовать дисциплине в финансах:

«Нам удалось ни разу не использовать этот фонд. Мы договорились, что дисциплина в финансах превыше всего. И наши правила по финансам мы ни разу не нарушили.
Этот фонд нужен только для самых крайних ситуаций, которые даже представить сложно. Заведите себе такую установку, что его нельзя трогать, что бы не случилось в жизни. То есть не стоит им пользоваться в момент, когда вам нужно выдать зарплату, а деньги от клиентов еще не зашли. Такая установки позволит вашей компании процветать, а вам и вашим сотрудникам искать выходы из любых жизненных ситуаций. Лучше подумайте, как ускорить оплату от клиентов, как получить больше дохода, чтобы все в компании выиграли»

Подведем итоги

• Резервный фонд — это подушка безопасности компании. Ее должно хватить, как минимум, на три месяца.
• Резервный фонд формируется с прибыли регулярным отчислением определенного процента.
• Хранить эти деньги нужно таким способом, который предусматривает снятие и пополнение без штрафов в любое время.
• Тратить резервный фонд можно только в крайнем случае, когда компания терпит убытки. Даже при нулевой прибыли эксперты не советуют использовать резервный фонд.