Как открыть кофейню с нуля

Кажется, что в 2025 году ниша кофеен перегрета. Но если выйти на рынок с хорошим продуктом и грамотным бизнес-планом, заработок не заставит себя ждать. Вместе с основателем международной сети норвежского стритфуда Vaffel Николаем Балашовым даем инструкцию, как открыть кофейню с нуля в 2025 году. 

Шаг 1. Выбрать формат

Николай Балашов предлагает рассмотреть несколько вариантов кофеен.

Вендинговые аппараты. Это самый простой способ открыть кофейню и заработать денег, но нужно правильно подобрать место и иметь больше трех аппаратов. Вендинг требует относительно небольших вложений на старте — деньги нужны на аренду и обслуживание. Аппарату не нужен персонал и маркетинг.

«Кофе с собой» без посадочных мест. Форматы «point» или «coffee to go» очень популярны в России из-за своей мобильности. Они не требуют особого ухода и больших площадей. Но такие кофейни очень чувствительны к проходящему трафику и месту расположения. Это основной фактор — за счет него заведение живет и окупается. Проще всего найти прибыльную точку в общественном месте, например, около университета, метро, автобусной остановки, бизнес или торгового центра. 

Кроме людного места, на успех кофейни формата «‎с собой» влияют вкус кофе, цена, скорость. Выпить недорогой напиток по дороге на работу, который сварят за пару минут, — признак прибыльной «coffee to go».

Base. Кофейня с небольшим количеством посадочных мест. Заведения такого типа обычно находятся на улицах, в торговых центрах и на фудкортах. В кофейне base нет полноценной кухни — десерты, сэндвичи и другую еду заказывают у поставщиков. Заведение сочетает формат «‎кофе с собой» и небольшую посадочную зону для гостей. Бывает разных сегментов: эконом, средний и премиум.

Успех base во многом зависит от концепции и места расположения. Если откроете спешелти-кофейню рядом с офисным центром, то, вероятно, потеряете деньги. Обычные работники будут выбирать дешевый и строгий вендинговый американо, а не «Эфиопию иргачеффе из пуровера». Если это центр города, то рядом будет постоянный трафик и вечно гуляющая молодежь, поэтому в этом случае лучшим решением будет кофейня с расчетом на молодых людей. 

Кофейня с полноформатной кухней. Последний и самый большой формат — lounge. Это заведение с фокусом на кофе и еду. Кофейня обычно находится в центре города и имеет панорамные окна, чтобы привлекать клиентов своим видом. Также полноформатные кафе могут располагаться в спальных районах и при этом пользоваться спросом. При этом заведение будет лучше работать, если открыть в нем детскую комнату.

Основная задача lounge кофеен — сделать клиенту максимально комфортно и вкусно. Акцент делают на спешелти кофе, вкусной еде и красивой обстановке. На мой взгляд, lounge — это самый прибыльный и рентабельный формат для кофейни, потому что с ним легче конкурировать за счет уникальности, его проще масштабировать, и он приносит ощутимый доход.

Шаг. 2. Зарегистрировать бизнес

Перед тем как открыть кофейню, нужно зарегистрировать свой бизнес. Для этого необходимо выбрать его форму, подобрать налоговый режим, определиться с кодами ОКВЭД и банком для обслуживания.

Выбрать форму ведения бизнеса. Есть несколько вариантов: самозанятость, ИП или ООО.

Самозанятость подойдет для бизнеса с годовым доходом не более 2,4 млн рублей и без сотрудников. Также у этой формы есть другие ограничения, например, при самозанятости нельзя перепродавать товары. Полный список ограничений указали в статье 4 № 422-ФЗ от 27 ноября 2018 года. 

ИП — оптимальный вариант для кофейни. В отличие от ООО, индивидуальному предпринимателю нужно отправлять не так много отчетности в ФНС и платить меньше налогов. 

Подобрать налоговый режим. У самозанятых может быть только одна налоговая система — налог на профессиональный доход (НПД). 

ИП могут быть на общем режиме (ОСН), упрощенной системе налогообложения (УСН), автоматизированной упрощенной системе (АУСН), патенте (ПСН). Для кофейни лучше выбирать между УСН, АУСН или ПСН. 

При УСН или АУСН можно использовать ставку 6% («Доходы») или 15% («Доходы минус расходы»). При ПСН нужно платить фиксированный налог до конца года. Сумма патента зависит от субъекта РФ и вида деятельности. На сайте налоговой можно рассчитать, сколько придется заплатить за патент в своем регионе. 

Определиться с кодами ОКВЭД. Обязательно необходимо выбрать основной код из классификатора видов экономической деятельности. Для кофейни подойдет 56.30 «Подача напитков». Если в заведении планируют продавать еду, то можно добавить дополнительный код, например, 56.10.21 «Деятельность предприятий общественного питания с обслуживанием на вынос». Предприниматель может добавить неограниченное количество дополнительных кодов ОКВЭД, но, главное, чтобы они соответствовали деятельности бизнеса.

Подобрать банк для обслуживания. Бизнесу нужно открыть расчетный счет, а также купить терминал для эквайринга и онлайн-кассу. Терминал нужен, чтобы принимать оплату банковскими картами клиентов, а касса — для передачи чеков в налоговую. Для кофейни подойдет компактное устройство, в котором есть терминал и касса. 

В некоторых банках, например, в Точке, можно купить или взять в аренду устройство с онлайн-кассой и терминалом для эквайринга

Шаг. 3. Подобрать место для кофейни

Выбор места зависит от концепции заведения и аудитории. Например, можно открыть кофейню в бизнес-центре или в помещении на первом этаже жилого дома в спальном районе. 

Николай Балашов добавляет: «Для молодежной кофейни формата base подойдет помещение на центральной улице, а не в глубине двора. Когда выбрали место, нужно посчитать трафик. Для этого необходимо сходить ко всем кофейням в радиусе 500 метров, постоять около них и посчитать людей — сколько заходит в заведение и выходит с кофе и без. Если возможно, необходимо узнать выручку кофеен и их средний чек. Это поможет создать финансовую стратегию, опираясь на опыт конкурентов и трафик».

Когда подобрали помещение, нужно заключить договор с его владельцем. Если в помещении раньше не было общепита, то до заключения договора, нужно выяснить, подойдет ли место под кофейню по критериям проверяющих органов, например, Роспотребнадзора. Чтобы узнать все актуальные требования по кофейне в своем субъекте, лучше обратиться напрямую в единый консультационный центр Роспотребнадзора. Дополнительную консультацию по открытию кофейни можно узнать в региональном центре «Мой бизнес».

Когда будут известны все требования госорганов, например, по вентиляции, канализации и пожарной безопасности, можно приступать к ремонту. 

Совет Николая Балашова: «При ремонте помещения для кофейни есть один важный нюанс — вытяжка. Узнайте, есть ли в помещении вентиляция, можно ли ее установить и сколько это будет стоить. Сделать качественный ремонт помогут архитектор и дизайнер. Они вместе с вами подберут лучшие решения и реализуют проект».

Шаг 4. Приобрести оборудование

По опыту основателя сети Vaffel для кофейни нужно следующее оборудование:

• Мебель: барная стойка, столы, стулья.
• Техника для приготовления кофе: кофемолка, кофемашина, темперы для утрамбовки молотого зерна в рожке, пинчеры для молока, боксы для кофейной гущи, чистящие щетки.
• Холодильное оборудование: холодильник для молока, барный холодильник для напитков, морозильный шкаф для мороженого.
• Вспомогательное оборудование: витрины для выпечки и кондитерских изделий, микроволновка, климатическая техника.

«Кроме того, советую поставить систему очистки воды. Фильтры улучшают вкус напитков и не дают создавать накипь в кофемашине», — добавляет предприниматель.

Дополнительно необходимо найти поставщиков стаканчиков. Чтобы сделать стаканчики оригинальными, можно заказывать для них трафареты с логотипом или слоганом бренда кофейни.

В такие оригинальные стаканчики навынос наливают клиентам горячие напитки в заведениях сети норвежского стритфуда Vaffel

Шаг 5. Определиться с кофейной картой

Предпринимателям, которые впервые открывают кофейню, Николай Балашов советует делегировать эту задачу специалистам: «На рынке есть компании, которые составляют кофейные карты «под ключ». Они подбирают нужное зерно и обжарку. Так мы делали в моей сети Vaffel. Выбрали производство, с ними пробовали продукт и нашли нужный бленд — смесь нескольких сортов кофе. Получился кофе, который нас устроил по вкусу и цене, закрепили его в меню и стали масштабировать по сети. Можно обратиться к частным экспертам, которые оказывают услуги по созданию кофейной карты. Например, нанять в штат специалиста, который не только составит меню, но и будет следить за качеством продукта».

Также эксперт по кофе будет знать, какие зерна нужно покупать у поставщиков.

Скорее всего, начинающий предприниматель из этих названий на сайте поставщика поймет только страну происхождения кофе. Эксперт же сразу увидит в описаниях дополнительные для себя сведения, например, регион выращивания кофе и его сорт

Шаг 6. Найти сотрудников

В зависимости от вида заведения Николай Балашов рекомендует собирать разную команду. 

Для формата «кофе с собой» или кофейни с небольшим количеством посадочных мест нужны:

• Бариста. 2–3 человека, которые будут работать по графику 2/2. Можно нанять четырех сотрудников на одну небольшую точку и менять бариста каждые 6 часов. При этом предложить им небольшую ставку, но добавить процент. 
• Управляющий. Начинает окупаться с двух заведений. Если кофейня одна, эту роль можно предложить бариста — сделать его старшим за дополнительные деньги. 
• Специалист по рекламе. Будет заниматься продвижением вашей концепции и продуктов в соцсетях.

Для кофейни с полноформатной кухней в команде должны быть:

• Бариста. Минимум два опытных специалиста, которые займутся напитками.
• Управляющий. Желательно нанять опытного работника минимум на 6 месяцев. Без опыта в общепите управлять самому не стоит.
• Шеф-повар. Будет руководить процессами на кухне и контролировать качество пищи. 
• Повара. Понадобятся минимум два работника, чтобы готовить бургеры, салаты и более сложные блюда. 
• Официанты. Нужно минимум два человека, чтобы успевать обслуживать клиентов кофейни формата lounge. 
• Закупщик. Специалист, который будет ездить за продуктами, стаканами и другими необходимыми ресторанными принадлежностями.
• Клинеры. В полноценной кофейне с кухней клинеры — это необходимость. Понадобится два сотрудника.
• Посудомойщик. Для lounge заведения двоих сотрудников будет достаточно.
• Кассир. Его функцию может выполнить бариста, управляющий или отдельный работник. 
• Специалист по рекламе. Будет заниматься продвижением бренда, но если есть планы масштабирования, стоит задуматься об отделе маркетинга.

Перед тем как открывать кофейню, нужно составить для нее финансовую модель. Документ покажет, через сколько месяцев бизнес начнет приносить прибыль или станет только убыточным проектом. Можно рассчитать финансовую модель самостоятельно по шаблону, но лучше доверить это специалистам. 

Например, эксперты ПланФакта составят подробную финмодель. По ней увидите риски при запуске кофейни по оптимистичному, реалистичному и пессимистичному сценариям. Документ покажет, какие будут доходы и расходы бизнеса по месяцам, а также спрогнозирует, когда бизнес пройдет точку безубыточности.

Читайте кейсы в блоге ПланФакта:

• Как финансовая модель уберегла предпринимателя от невыгодной инвестиции
• Как финмодель помогла швейному производству увидеть многомиллионный кассовый разрыв
• Как финансовая модель помогла селлеру на маркетплейсах найти варианты роста прибыли

Главное об открытии кофейни с нуля

Чтобы открыть кофейню, надо выполнить 6 шагов:

1. Выбрать формат заведения. Это может быть обычный вендинговый аппарат, «кофе с собой» без посадочных мест, base — кофейня с небольшим количеством посадочных мест, заведение с полноформатной кухней, например, в формате lounge.
2. Зарегистрировать бизнес. Необходимо выбрать форму бизнеса, подобрать налоговый режим, определиться с кодами ОКВЭД и банком для обслуживания.
3. Подобрать место для кофейни. В зависимости от концепции и аудитории, можно открыть заведение в торговом или бизнес-центре, в помещении дома на главной городской улице или в спальном районе.
4. Приобрести оборудование. Для кофейни будут нужны мебель, техника для приготовления кофе, холодильники и вспомогательное оборудование, например, витрины.
5. Определиться с кофейной картой. Для этого можно обратиться к компаниям, которые помогут составить кофейную карту или частным экспертам.
6. Найти сотрудников. Состав команды будет зависеть от размера заведения. Например, для формата «кофе с собой» или кофейни с небольшим количеством посадочных мест нужно нанять бариста, управляющего и специалиста по рекламе.

Частые вопросы

Как искать и анализировать свою аудиторию для кофейни?

Основатель международной сети норвежского стритфуда Vaffel Николай Балашов делится своим опытом: «Для начала решите, какая будет концепция кофейни, например, модная или уютная и семейная. Затем вникните в проблемы и боли клиентов. Для этого сходите в похожую кофейню и изучите клиентов, например, узнайте их примерный возраст. Можно пообщаться с клиентами, чтобы понять, зачем они вообще заходят в это заведение. Сопоставьте потенциальную аудиторию и продукт. Например, нет смысла открывать дорогую кофейню рядом с государственным университетом — вряд ли студенты смогут позволить себе латте за 500 рублей». 

Сколько стоит открыть кофейню?

Рассказывает основатель международной сети норвежского стритфуда Vaffel Николай Балашов: «Бюджет на открытие и заработок будет зависеть от формата кофейни:

• «Кофе на вынос» — 500 000 рублей. Заработок от 20 до 70 тысяч рублей в месяц.
• Кофейня с небольшим количеством посадочных мест — 3–4 миллиона рублей. Заработок от 100 до 150 тысяч рублей в месяц.
• Кофейня с полноформатной кухней — 5–10 миллионов рублей. Заработок от 300 000 до 1 миллиона рублей в месяц».