Как добиться безошибочного финучета в гостиничном бизнесе

Екатерина Назаренко, руководитель ООО «РСХ», собственник сети мини-отелей в Санкт-Петербурге рассказала, почему может доверить ведение финучета только консультанту ПланФакта. 

О компании 

Риверсайд — сеть из пяти мини-отелей в Санкт-Петербурге.

• Годовой оборот — 50 млн рублей.
• Сотрудники — 15 человек.

Учет в таблицах был неточным и забирал много времени

Раньше в компании для финучета пользовались гугл-таблицами и онлайн-формами. Это приводило к сложностям: 

• Первая проблема — ошибки в гугл-таблицах и, как следствие, неадекватные финансовые показатели. 
• Вторая проблема — на учет тратилось много времени. Эффективность была низкая: затратная часть по времени была несоразмерна результатам.
• Третья проблема — человеческий фактор. Руководитель самостоятельно вносила данные и вела учет. Ей помогал нанятый сотрудник. Но из-за обилия важных управленческих задач, внесение данных было не всегда достоверным, что-то забывалось, учет при этом не всегда соответствовал действительности.
• Четвертая проблема — необходимость разделения расходной части по объектам. В сети несколько отелей, важно иметь учет по каждому из них и общий учет в одной месте. Финансовая информация по каждому отелю была, но она нигде не консолидировалась. Поэтому чтобы принять стратегические решения, проанализировать ситуацию, нужно собрать всю информацию вручную из разных таблиц. 

Екатерина Назаренко, собственник компании, изучала сервисы, но не могла решиться на полноценное внедрение. Не хватало понимания, как вести учет в сервисе самостоятельно: куда вносить данные, как распределять их по статьям. Было проще идти по маршруту, который уже известен, чем пойти по новому, правильному, но требующему обучения.

Как решали проблемы

Окончательное решение об автоматизации было принято, когда сотрудник, который вел таблицы, уволился из компании:

«Снова появилась необходимость кому-то объяснять учет в компании. Проверять, перепроверять, исправлять ошибки. Но я не была застрахована от увольнения нового сотрудника. 
Стало ясно, что мне нужен человек, который сам настроит, сам проверит, использует свое финансовое образование и меня научит. Мне нужен квалифицированный специалист» 

Нанимать финансиста в штат Екатерина не хотела, потому что не могла самостоятельно оценить его компетентность. Для решения проблемы она обратилась в поддержку сервиса автоматизации финучета. 

«Я знала, что в ПланФакте экспертность финансистов уже проверена, я могу доверять, не опасаясь, что передо мной некомпетентный сотрудник.
И любые кадровые решения в сервисе никак не отразятся на моем учете. Если по какой-то причине консультант перестанет работать, мои дела передадут другому, учет не пострадает»

Руководитель компании купила услугу «Ведение учета» и начала работу вместе с финансистом ПланФакта Анжелой Якименко.

Основная задача Екатерины Назаренко — самой научиться вести учет, посмотреть, как работает сервис, чтобы в дальнейшем делегировать это сотруднику и уметь контролировать его работу.

Внедрение

На первом этапе внедрение проходило медленно: нужно было ввести данные, учитывая особенности бизнес-процессов.

Но облегчение пришло даже раньше, чем сервис был внедрен. Через 2 месяца работы Екатерина оплатила услугу еще на шесть месяцев: 

«Я знала, что на ближайшие полгода обеспечена безошибочным, адекватным финансовым учетом»

Сейчас руководитель имеет налаженный и безошибочный финансовый учет, который в любое время может передать сотруднику. При этом, она разобралась в учете сама, что дает ей возможность контролировать работу.

Результаты

1. Безошибочность финучета. В ПланФакте невозможно по ошибке ввести неправильную формулу, как в гугл-таблицах. 

2. Достоверность учета. ПланФакт — сервис проверки всех остальных программ, в которых работает бизнес. В нем собираются все данные, там никто из сотрудников ничего не может поменять. Компания работает в BNOVO — программном обеспечении для отелей. Администраторы в гостинице принимают оплаты, закрывают долги по оплатам в этой программе, а дальше эта информация загружается в ПланФакт.

3. Увидели рентабельность каждого отеля, когда стали правильно делить расходную часть по статьям и по объектам. 

4. Учет под контролем финансиста ПланФакта. Консультант фактически все время на связи. Срочные вопросы решаются в режиме реального времени. Задачи, требующие детального решения, в течение недели записываются в чат и решаются одна за другой на еженедельном созвоне с экспертом. 

5. Смогли сравнить прибыльность разных форматов работы отеля. Тестировали формат удаленного заселения в отель без администратора. Увидели, что работа с администратором более выгодна для сети. Прибыль отелей, в которых за встречу гостей отвечает «живой» сотрудник, оказалась больше, несмотря на экономию на зарплате при дистанционном заселении. По мнению руководителя, людям важно, что любой вопрос, касающийся путешествия, можно задать компетентному человеку, а не разбираться со всем самостоятельно. 

6. Настроили и разграничили доступы для сотрудников. Сотрудники вносят в ПланФакт данные, за которые ответственны, другой финансовой информации они не видят. Руководитель компании видит в сервисе полную финансовую картину.

7. Основным результатом работы в сервисе Екатерина Назаренко считает непрерывный качественный финансовый учет:

«Не экономия времени и даже не экономия денег для меня ключевой результат. ПланФакт мне дал контроль над финансами компании, который не зависит от человеческого фактора. Финансовый учет будет вестись вне зависимости от кадровых решений в компании, потому что он налажен и контролируется мной и финансовым экспертом ПланФакта»