Как бизнесу не попасть в черный список Роструда в 2025 году

Официальное трудоустройство часто воспринимается работодателями как дополнительные расходы, которые уменьшают чистую прибыль организации. Некоторые компании стремятся сократить их, и оформляют сотрудников «в серую». Поэтому государство постоянно внедряет новые инструменты для борьбы с нелегальной занятостью.

Одним из таких нововведений станет реестр недобросовестных работодателей, который появится на сайте Роструда с 1 января 2025 года. Игорь Знак, сооснователь компании Qugo, рассказал, как не попасть в него. 

Как будут выявлять теневую занятость

Теневая занятость — это нелегальное использование труда сотрудников, то есть без официального трудоустройства в штат. Другими словами, это подмена трудового договора сотрудничеством с самозанятыми и зарплатой «в конвертах».

До 12 августа 2024 года во всех регионах были созданы межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости — МКПНЗ. В них входят:

• правительство региона,
• ГИТ — Роструд и его территориальные органы,
• налоговая,
• Социальный фонд России, 
• другие заинтересованные ведомства и госучреждения.

Также в комиссиях будут принимать участие работодатели и профсоюзы.

Работа КПНЗ нужна для того, чтобы проверяющие находили признаки нелегальной деятельности и минимизировали их, то есть заставили всех работодателей-нарушителей оформить трудовые отношения и обеспечить физлиц социальными гарантиями. Информацию для рассмотрения межведомственные комиссии получают от ФНС и по обращениям физлиц.

Основные признаки теневой занятости, которые выявляет ФНС, определил Минтруд в Приказе от 02.02.2024 № 40н:

• Выплата зарплаты ниже МРОТ десяти и более сотрудникам, если их доля в общей численности более 10%.
• Сотрудничество в течение года более чем с десятью самозанятыми и/или ИП, уплачивающими налог на профессиональный доход (сотрудничество превышает 3 месяца и сумма выплат по каждому договору составила более 20 000 рублей).
• Среднемесячная отраслевая зарплата сотрудников в штате имеет отклонение более чем на 35% от региональной.
• Организация применяет контрольно-кассовую технику. Информацию о месте покупки или оказания услуги, указанную в чеке, ГИТ сравнивает с данными об официальных рабочих местах.
• ФНС отметила признаки или факты теневой занятости в организации в акте налоговой проверки.

Выявлять признаки теневой занятости будет и прокуратура. После этого сотрудники ведомства будут:

• Направлять запросы для дачи пояснений работодателям и сотрудникам при поступлении обращений об уклонении от оформления трудовых отношений.
• Добиваться от трудовых инспекций, чтобы они направляли иски в суд о признании гражданско-правовых отношений трудовыми, если факт подмены вскрылся при расследовании несчастных случаев на производстве.

Если в ходе заседания комиссия обнаружила и запротоколировала признаки теневой занятости, то соответствующие материалы передаются в Роструд для дальнейшей проверки. КПНЗ также разрешено запрашивать информацию у работодателей. Срок ответа на запрос — 15 дней.

Проверки трудовой инспекции

С 1 января 2025 года Роструд будет вести общедоступный реестр работодателей, у которых выявлена нелегальная (теневая) занятость. Помимо проверок на основании протокола КПНЗ, трудинспекция может проводить плановые и внеплановые надзорные мероприятия.

ГИТ проведет плановую выездную проверку, если юридическое лицо включено в ежегодный план. Ознакомиться с ним можно на сайте Роструда или ГИТ вашего региона. Периодичность таких проверок зависит от категории риска, присвоенной юридическому лицу. Она рассчитывается ведомствами по специальной формуле — постановление Правительства РФ от 21.07.2021 № 1230. 

Перечень юрлиц и ИП с присвоенными категориями риска на 2025 год можно посмотреть на сайте Роструда. Если работодатель не согласен с присвоенной категорией, можно направить заявление о ее снижении. 

Зачем надо снижать категорию риска. Чем она ниже, тем реже проверяют. При низкой категории риска выездные проверки не проводятся совсем. 

Направить заявление можно онлайн на портале Роструда. Отслеживать этапы принятия решения можно также на портале — в личном кабинете. До 1 января 2030 года срок рассмотрения такого заявления — не более 5 рабочих дней со дня его регистрации. 

К внеплановым проверкам ГИТ относятся:

• инспекционные визиты,
• рейдовые осмотры,
• документарная проверка.

В некоторых случаях инспекция может провести внеплановую выездную проверку, о которой уведомит организацию за 24 часа, за исключением ситуаций, описанных в ч. 12 ст. 66 Федерального закона 31.07.2020 № 248-ФЗ. Об остальных внеплановых мероприятиях заранее предупреждать не будут. 

Обратите внимание. Мораторий на проверки не защитит работодателя — инспекция выявит индикаторы риска.

Последствия выявления теневой занятости

Налоговая ответственность

• Доначисление НДФЛ и взносов при выявлении подмены трудовых отношений договорами с плательщиками НДС.
• Штраф: 20% или 40% недоимки (ст. 122 и 123 НК РФ).

Административная ответственность (5.27 КоАП РФ)

• Устная договоренность или подмена трудовых договоров ГПХ — штраф до 100 000 рублей.
• Заработная плата ниже МРОТ или выплаченная неофициально — штраф до 50 000 рублей, при первом нарушении возможно только предупреждение.
• Дисквалификация должностных лиц на срок от 1 до 3 лет при повторных нарушениях.

Уголовная ответственность (ст. 199.1 УК РФ)

Наступает при недоимке по НДФЛ в особо крупном размере, в том числе при наличии признаков теневой занятости. При недоимке более 18,75 млн рублей за 3 года предусмотрены штрафы, аресты, лишение свободы с дисквалификацией до 3 лет.

Другая ответственность

С 01.01.2025 появится реестр недобросовестных работодателей, у которых могут возникнуть трудности с применением мер по господдержке бизнеса или набором квалифицированных кадров.

Как не попасть в «черный список» Роструда с 2025 года

Проведите проверку договоров ГПХ на наличие в них признаков трудовых отношений. 

Просмотрите все договора ГПХ с самозанятыми и физлицами без специального налогового статуса по следующим параметрам:

• Отношения между исполнителем и заказчиком носят стабильный и постоянный характер.
• Выполнение работы контролирует и координирует заказчик.
• Прописана обязанность соблюдения режима работы компании и правил внутреннего распорядка.
• Условия труда и оборудование дает работодатель.
• Договором установлена должность или определена квалификация/профессия для исполнителя.
• Выполнение работ производится на территории работодателя.
• Оплата за работу производится регулярно и в одном и том же размере.
• Вознаграждение от заказчика является основным или единственным источником дохода для исполнителя.
• Заказчик в полном объеме оплачивает или компенсирует затраты на служебные поездки исполнителя.

Отдельно стоит обратить внимание на формат взаимодействия заказчика и исполнителя. Например, их отношения могут признать трудовыми, если:

• Исполнителю назначен непосредственный руководитель, которому он подчиняется и выполняет поставленные задачи.
• Самозанятый регулярно предоставляет отчеты о проделанной работе в течение рабочего дня во внутренней системе.
• Исполнитель принимает участие в совещаниях, планерках и других корпоративных собраниях.

Важно помнить, что любое подчинение, стабильные выплаты и контроль над работой исполнителя привлечет внимание контролирующих органов. Если есть такие условия в договорах, их необходимо изменить, так как исполнитель отвечает только за результат, а не за процесс его достижения.

Проведите анализ договоров с самозанятыми с вознаграждением более 20 000 рублей в месяц

Заказчик может выплачивать самозанятому любую сумму — в Федеральном законе от 27.12.2018 № 422-ФЗ нет никаких ограничений. Но выплата более 20 000 рублей в месяц может привлечь внимание налоговой. Особенно, если взаимодействие с заказчиком — это единственный способ получения дохода. Поэтому не будет лишним уточнить у самозанятого количество его заказчиков и какой процент доходов получает от вашей организации. 

Внимание ФНС могут привлечь и ситуации, когда исполнитель выполняет одни и те же работы более 3 месяцев и получает одинаковые суммы вознаграждения.

Проверьте размеры заработной платы

У сотрудников компании зарплата должна быть не менее регионального МРОТ при полной отработке нормы рабочего времени. Если меньше — увеличьте окладную часть или доплачиваете до МРОТ.

Обратите внимание. ФНС смотрит не только соотношение зарплаты и МРОТ, но и среднеотраслевой зарплаты. По закону работодатель может платить и меньше, но это один из признаков выплаты зарплаты в «конвертах». Особенно, если оплата труда работников меньше отраслевой по региону на 35%. Установленные уровни отраслевых зарплат можно найти на сайте Росстата.

Что делать, если зарплата меньше среднеотраслевой и поднять ее не получается по реальным причинам?

Если работодатель не может платить среднеотраслевую зарплату, например, из-за небольших объемов прибыли, то можно написать в ФНС пояснение. В нем указать, почему компания не может платить зарплату в таком размере.

Пример формулировки:

Компания была зарегистрирована ___________. Планируемый доход от деятельности при открытии компании не подтвердился. Чистая прибыль компании за прошлый год составила _________. В связи с этим работодатель не может платить зарплату сотрудникам на уровне среднеотраслевой по региону.

Коротко

Теневая занятость — это нелегальное использование труда сотрудников, то есть без официального трудоустройства в штат. Основные ее признаки описаны в приказе Минтруда от 02.02.2024 № 40н.

С 1 января 2025 года Роструд будет вести общедоступный реестр работодателей, у которых выявлена нелегальная занятость.

Теневая занятость подразумевает также налоговую, административную и уголовную ответственности.