Как автоматизировать учет и сократить время на его ведение в 5 раз. Кейс агентства «Усилитель вкуса»

Вадим Авдяков, собственник агентства из Москвы, рассказал:

• как сэкономил свое время;
• как реализовал качественный учет;
• как экономит 40 тыс. рублей в месяц.

О компании

Агентство «Усилитель вкуса» снимает и монтирует видео-ролики для рекламы и служебного использования. Вадим с партнером основали компанию  в 2009 году. Основные клиенты – средние и крупные фирмы, в частности фармацевтические компании. В месяц агентство закрывает 7-10 проектов. Годовой оборот – 30 млн рублей. План по продажам на 2020 год – 45 млн рублей. В штате 9 сотрудников и еще около 20 специалистов регулярно привлекаются к работе в режиме аутсорса.

Проблемы и задачи 

Когда Вадим открывал агентство, проектов было не много, а с учетом все было легко. Казалось, о будущем можно не беспокоиться:

«На старте проектов было не больше пяти. Финансовые вопросы мы решали просто: клиент заплатил, рассчитались с подрядчиками, остальное забрали себе. По мере роста у нас появился главный вопрос — сколько же мы зарабатываем? Дела шли в гору, денег было много, поэтому мы отложили этот вопрос в долгий ящик. Но тут случился кризис, у нас сократилось количество проектов, а денег на покрытие зарплат стало не хватать. Тут же образовались и большие долги подрядчикам»

В то время один из партнеров Вадима не просто посоветовал ему вести управленческий учет, но и помог этот учет поставить:

«Как и многие, мы построили систему учета на основе Excel. Полученные результаты нам понравились: мы, наконец, поняли, сколько мы зарабатываем на самом деле, где все деньги, сколько должны мы и сколько должны нам»

Эта простая система помогла компании остаться на плаву и пережить кризис. Когда ситуация стабилизировалась, и компания стала расти, появились новые вызовы:

«С увеличением количества проектов учет становился все сложнее. Excel отнимал кучу времени ежедневно. Чтобы свести все и подготовить отчет, мне требовалось до полутора недель каждый месяц. А поскольку мы вели учет вручную, приходилось быть очень внимательным и не допускать ошибок. Тем не менее, часто баланс не сходился, а из-за одной ошибки страдала вся отчетность. Менеджеры проектов вместо своих прямых обязанностей тратили до трети своего времени на учет. При вводе в должность новых сотрудников я много времени тратил на их обучение финансовому учету. Потребность в автоматизации учета была для нас острой, как никогда раньше»

Внедрение и организация работы

Вадим приступил к поискам инструмента для автоматизации учета. Среди первых рассмотренных претендентов был «1С», но от него отказались сразу же, сервис был перегружен функционалом и требовал долгой и сложной адаптации к бизнес-процессам агентства. Вадим продолжал поиски:

«При изучении специализированных сервисов меня поразило, что многие из них обладали только частью функционала, требуемого для полноценного финансового учета. Но мне повезло, и я нашел сервис, в котором был полный набор инструментов для учета. Этим сервисом был ПланФакт»

Тем не менее, у Вадима были опасения, что перенос существующей системы учета в ПланФакт не пройдет гладко:

«Больше всего меня пугал перенос данных из Excel в ПланФакт. Но оказалось, что все просто. Менеджеры службы поддержки были на связи все время. Казалось, что я их единственный клиент! Все мои вопросы решались тут же, мне подсказали, как оптимизировать ввод данных, и объяснили, что и как работает. Перенос произошел быстро и безболезненно! А самое главное, наконец-то удалось реализовать прогнозирование кассовых разрывов и попроектный учет. Только в ПланФакте я нашел функционал, чтобы решить обе эти проблемы»

Теперь каждое утро Вадима начинается с приятного занятия – изучения за чашечкой кофе финансовых показателей за предыдущий день.

Результаты

1. Сократили время на учет:

«После того, как мы стали вести учет в ПланФакте, временные затраты сократились драматически: с двух недель в месяц до двух дней – в 5 раз! Менеджеры проектов ежедневно экономят по 2 часа, теперь они могут потратить их на свои непосредственные обязанности»

2. Реализовали качественный учет и сэкономили на услугах финансиста:

«С автоматизацией учета у нас исчезли ошибки в финансовых данных, теперь цифры по дебиторке и кредиторке точные. Это позволяет нам прогнозировать и управлять кассовыми разрывами. Когда держишь руку на пульсе – никакой кризис не страшен! А благодаря тому, что мы внедрили ПланФакт, удалось сэкономить большие деньги на услугах финансового директора, который выстраивал бы нам систему учета. Теперь я все могу сделать в ПланФакте сам»

3. Стали закрывать дебиторку регулярно и в строк и экономим 40 тыс. рублей в месяц:

«Когда у нас еще не был налажен учет, мы попали в кассовый разрыв. Выбирались из него кредитными средствами. Последний год тратили ежемесячно 40 тыс. рублей на закрытие этого долга. С ПланФактом мы закрываем дебиторскую задолженность в срок, заранее видим грядущий кассовый разрыв и успеваем к нему подготовится, а 40 тыс. рублей – приятная экономия, которая образовалась после погашения кредита»