Как автоматизировать учет и погасить долг досрочно. Кейс DM agency

Даниил Кравцов, собственник маркетингового агентства DM agency, рассказал:

• как освободил свое время;
• как спланировал финансы;
• как выделил главный продукт агентства.

О компании

DM agency работает уже 3 года. В прошлом году оборот компании составил 2,5 млн рублей, план на 2020 год – 13 млн рублей. Агентство занимается привлечением новых клиентов для бизнесов с помощью рекламы. Основные клиенты – оптовые и производственные компании, которые продают услуги или выпускают товары, также агентство работает с интернет-магазинами. Компания Даниила занимается 10-12 проектами одновременно. В штате работает 20 сотрудников.

Проблемы и задачи

С момента основания компании Даниил занимался ведением учета единолично:

«Я вел учет в Excel. В таблице было 5 листов с разными показателями: отчет о движении денежных средств, отчет о прибылях и убытках, баланс, платежный календарь и амортизация. Каждый раз мне приходилось обновлять все таблицы вручную, это занимало очень много времени. Часто в таблице появлялись ошибки, и данные не сходились. Мне приходилось все перепроверять и вносить исправления»

Транзакций становилось все больше, и потребность в автоматизации была очевидна:

«Я не видел показателей по каждому отдельно взятому проекту, да и оперативности не хватало. Мне было важно понимать, какие проекты в работе и еще потребуют финансовых вливаний, а какие – уже завершены, и по ним есть четкое понимание прибыли. Так как все мои сотрудники на «сделке», необходимо было отслеживать зарплату: когда, сколько и кому я заплатил»

Внедрение и организация работы

Про ПланФакт Даниил узнал от Елены Стрелковой, специалиста по финансам с многолетним опытом:

«Елена посоветовала мне попробовать ПланФакт. Я зарегистрировался, протестировал сервис и сразу же заплатил. Сервис оказался простым и удобным, я легко освоил его самостоятельно. Пару вопросов с выводом задолженностей и учетом активов и пассивов, мне оперативно помогла решить поддержка»

Даниил импортировал финансовые данные за прошлые периоды и полностью перешел на ведение учета в ПланФакте:

«Самая полезная функция для меня – просмотр рентабельности по проектам. Все можно посмотреть за 1 клик. Я всегда могу легко перепроверить платежи по контрагентам и убедиться, что все оплачено – это очень удобно»

Результаты

1. Освободили время собственника:

«Раньше я тратил на ведение учета 4 часа в неделю, после внедрения ПланФакта на учет уходит всего 30-40 минут. Нас очень выручает автоматическое разнесение платежей по расчетному счету»

2. Выделили главный продукт агентства:

«Обнаружил, что рентабельность по некоторым проектам была 66%. Хотя до этого я предполагал, что она была около 40%. Это подтвердило мои догадки о том, что нашим основным продуктом является контекстная реклама»

3. Подобрали выгодные условия по банковскому обслуживанию:

«После анализа затрат в ПланФакте поняли, что очень много денег уходит на комиссию банку. Приняли решение открыть еще один счет в другом банке»

4. Запланировали досрочное погашение долга инвестору:

«Благодаря финансовому планированию в ПланФакте, смогу погасить долг перед инвестором раньше, чем ожидал. Я построил финансовый план на год и придерживаюсь его. Рассчитываю, что в ноябре долг будет погашен»