От хаоса к порядку: финучёт для посуточной аренды всего за 30 минут в день

Ольга Махмутова, основательница Rush in aparts, столкнулась с кассовыми разрывами и отсутствием понимания реальной прибыли. Учет велся вручную, по наитию — и это мешало масштабироваться. Автоматизация в ПланФакте помогла Ольге добиться финансовой стабильности, разделить бизнес- и личные финансы, наладить планирование. Она тратит на финансы всего 30 минут в день и уверенно смотрит в будущее. 

Клиент — бизнес по краткосрочной аренде квартир с оборотом 25 млн в год

Rush in aparts сдает квартиры в посуточную аренду с 2018 года. В собственности компании 29 апартаментов в центре Казани.   

За все время работы Rush in aparts приняли более 38 000 туристов. Всеми делами в бизнесе занимается Ольга, штатных сотрудников у нее нет.

Попытки финансового управления до ПланФакта

До 2020 года всё финансовое управление строилось на интуиции. Доходы отслеживали в программе для управления онлайн-бронированиями Channel Manager, туда же вручную пытались вносить расходы. Но делали это нерегулярно, из-за чего данные забывались и терялись. 

Когда в 2020 году бизнес начал расти, появились дополнительные трудности:

• Появились новые квартиры в ипотеку, в них начался ремонт.
• В фиксированные даты оплат у компании не хватало денег для погашения своих обязательств. Это провоцировало кассовые разрывы, которые стали постоянной головной болью.
• Брались новые кредиты, долговая нагрузка росла, как и проценты по займам.
• Не знали, когда и сколько поступлений от клиентов ожидается.

«Чтобы закрыть один кредит, я брала другой. Мы тратили деньги на проценты и не понимали, зарабатываем ли вообще» — Ольга Махмутова, владелица Rush in aparts.

Дополнительно в компании составили эксель-таблицу, в которой рассчитывали Average Daily Rate (среднюю цену за номер в сутки) и выручку.

Однако со всеми инструментами Ольга все равно не понимала, на что тратятся деньги. Тогда она стала искать программу для автоматизации финансового учета. 

Проблемы: доходы бизнеса смешивались с личными, а собственник не понимал своей прибыли 

1. Возникали кассовые разрывы

Прогнозировать будущие периоды, например месяц или квартал, было крайне сложно.  Не было понимания, сколько денег нужно для проведения обязательных, регулярных платежей. Это провоцировало постоянную нехватку средств.

2. Личные деньги смешивались с деньгами бизнеса.

Поэтому обороты бизнеса были завышены, а Ольга не понимала, сколько на самом деле зарабатывает компания и какая рентабельность чистой прибыли.

3. Дебиторская задолженность не контролировалась.

Также владелица не понимала размеров дебиторки и не могла прогнозировать поступления денег на счет. А это опасная ситуация, которая может привести к финансовым проблемам, включая снижение ликвидности и кассовые разрывы. 

Попытка автоматизировать самостоятельно

«Бывает так, что на энтузиазме ты активно заполняешь таблицы цифрами. Но потом наваливаются другие задачи, ты пропускаешь день, два, неделю. Вернуться к регулярному ведению финансов в такой ситуации сложно. Поэтому я стала искать программу, которая позволит исключить ручной труд, и максимально автоматизирует фиксацию расходной и доходной частей» — Ольга Махмутова, собственница Rush in aparts.

В 2023 году владелица бизнеса записалась на демонстрацию сервиса ПланФакт. Функционал программы понравился Ольге — она оплатила минимальный тариф и начала самостоятельно разбираться с финучетом. 

Но совершила ошибку — загрузила в сервис выписки за весь год, но не настроила распределение операций по нужным учетным статьям. Это привело к хаосу:

• Однотипные статьи дублировались, не было группировки и классификации расходов. Из-за чего отсутствовала аналитика, куда бизнес потратил деньги, в каком размере, какая доля расходов составляет наибольший объем.
• Много сил тратилось на распределение операций по статьям и расходам. Какие-то оплаты не удавалось вспомнить, так как проходило несколько дней, а для создания правил импорта времени не хватало. 

«У меня были цифры, но не было учета. Потратила кучу времени, а понимания — ноль. Требовалось глубже погрузиться в процесс внедрения: привести в порядок данные, создать правила импорта, распределить операции по нужным статьям. Самостоятельно с этим я бы не справилась, поэтому заказала услугу финансового директора на аутсорсе» — Ольга Махмутова, владелица Rush in aparts.

Решение — подключить финансового директора на аутсорсе

Так Ольга начала работать с Аленой Мартыненко — финансовым экспертом ПланФакта. Ей нужен был специалист, который поможет навести порядок и решить конкретные задачи в бизнесе:

• Настроить автоматический учет и получить корректно работающие правила импорта, удобное и понятное дерево учетных статей. Это помогло бы правильно распределять финансы, не упускать данные из виду, меньше времени тратить на учет, видеть реальную прибыль бизнеса.
• Получить возможность заниматься планированием — создание бюджета и контроль его исполнения. Это поможет предотвращать кассовые разрывы и сразу видеть отклонения по бюджетам.
• Контролировать движение денег — по счетам, проектам, контрагентам. Это поможет своевременно реагировать на нехватку денег, а также управлять дебиторской задолженность.

Исправили ошибки, внедрили планирование, организовали процесс бюджетирования за 2 месяца

Алёна погрузилась в бизнес Ольги, проанализировала текущую систему учета, определила слабые места, наметила план действий и выполнила следующие задачи:

Внедрила платежный календарь. Вместе с Ольгой определили обязательные ежемесячные расходы бизнеса и запланировали их на год вперед. Поняли, какую денежную дебиторку можно ожидать и от каких контрагентов. В календаре собственница видит все будущие платежи и крайние сроки оплат — это помогает предотвращать кассовые разрывы.

Сформировала бюджет доходов и расходов на год, чтобы отслеживать, что и где выходит за бюджетные рамки, ставить планы, вовремя корректировать стратегию. Также БДР помогает понять, куда именно уходят деньги и то можно оптимизировать для сокращения расходной части. 

Настроила автоматическое распределение доходов и расходов по статьям и направлениям бизнеса, выстроила логичную и прозрачную структуру финансового учета. Это помогло системно фиксировать движения средств, не терять данные, сократить ручной труд, видеть реальную картину по прибыли и принимать решения на основе цифр.

Синхронизировала данные по эквайрингу, расчетному счету и бизнес-картам с ПланФактом. Теперь оплата от клиентов автоматически отображается в системе в день поступления. Ольга видит реальную выручку без задержек, может точно учитывать комиссии и планировать поступления на расчетный счет по каждому эквайрингу.

Отделила личные деньги от денег бизнеса. Теперь Ольга фиксирует и анализирует не только финансы компании, но и домашний бюджет — видит, на что уходит больше всего и где можно сократить расходы.

«Каждое утро я захожу в ПланФакт и систему бухгалтерского учета. Смотрю платежный календарь, проверяю, всё ли прошло, какие платежи ожидаются, сверяю вручную 2-3 операции. Это занимает максимум 30 минут в день» Ольга Махмутова, владелица Rush in aparts.

Как выглядит финучет сейчас

Ольга самостоятельно ведет учет, у нее нет отдельного сотрудника.

«Каждое утро я захожу в ПланФакт и систему бухгалтерского учета. Смотрю платежный календарь, проверяю, всё ли прошло, какие платежи ожидаются, сверяю вручную 2–3 операции. Это занимает максимум 30 минут в день» — Ольга Махмутова, владелица Rush in aparts.

Решения теперь — только на основе цифр

Ольга регулярно анализирует:

• Бюджет доходов и расходов — чтобы прогнозировать будущие кварталы, закладывать рост цен коммунальных услуг, оптимизировать расходы.
• Отчет о Движении денежных средств — теперь умеет с ним работать и видеть кассовые разрывы.
• Отчет о Прибылях и убытках — пока с ним сложнее работать, но уже есть понимание структуры прибыли.

«Раньше я рассчитывала нужные цифры по 2 дня. Сейчас всё видно в одном месте. Я знаю, сколько заработаю, сколько потрачу и что ждет бизнес впереди» — Ольга Махмутова, владелица Rush in aparts.

Результаты сотрудничества

Время на учет сократилось: 30 минут в день вместо 1–2 дней в неделю. Раньше, чтобы собрать финансовую картину, Ольге приходилось тратить по до двух дней: выгружать выписки с нескольких банков, сводить данные вручную, проверять и корректировать. Часть информации всё равно терялась. Сейчас весь учет ведётся в ПланФакте — интегрированы расчётные счета, бизнес-карты и эквайринги. На ежедневный контроль уходит 30 минут: сверка платежей, проверка плана, просмотр календаря и статей.

Дополнительные сотрудники не нужны. Ольга самостоятельно управляет финансами. Настроенные процессы и автоматизация в ПланФакте полностью покрывают её потребности: учёт, контроль, аналитика, планирование. 

«Я не вижу смысла нанимать кого-то. Всё, что мне нужно — в ПланФакте. Он закрыл все мои задачи» — Ольга Махмутова, владелица Rush in aparts.

Кассовые разрывы под контролем. Благодаря платежному календарю и регулярной работе с БДР и ДДС, Ольга заранее видит периоды, когда могут возникнуть кассовые разрывы. На 2025 год риск выявлен только в ноябре — под него уже формируется финансовая подушка. Раньше такие ситуации возникали внезапно и часто покрывались за счёт кредитов. Сейчас — полностью под контролем.

Личные деньги и деньги бизнеса разделены. Ольга ведёт в ПланФакте и личные финансы. До внедрения учета деньги часто «уходили в никуда». Теперь все личные траты структурированы по статьям — видно, на что уходит больше всего, какие расходы можно оптимизировать. Это помогло избавиться от спонтанных и ненужных покупок.

Планирование с учетом прошлых периодов и сезонности. Каждый квартал Ольга составляет финансовый план: сверяет текущие данные с аналогичным периодом прошлого года, закладывает реальные расходы (с учетом регулярного роста цен на ЖКУ и расходники), прогнозирует доходы. Учет сезонности особенно важен в её бизнесе. Сейчас планирование стало точным инструментом управления, а не формальностью.

«С Алёной мы быстро нашли общий язык. Она не просто объясняет технические моменты учета, а помогает видеть взаимосвязи, принимать осознанные решения. Мы работали блоками — шаг за шагом настраивали учет, платежный календарь, автоматизацию по статьям. Мне очень близок ее подход: спокойно, по делу, с учетом реальных задач бизнеса. Благодаря нашему сотрудничеству у меня появилась системность и понимание, как управлять финансами в бизнесе и дома» — Ольга Махмутова, собственница Rush in aparts.
 

Хотите также? Финансовый директор на аутсорсе наведет порядок в деньгах бизнеса

Опытный специалист ПланФакта решит ваши задачи под ключ: настроит прозрачную систему учета, поделится опытом, научит зарабатывать больше. Его не нужно нанимать в штат – сможете сэкономить время и деньги.  

Специалист поможет бизнесу:

• Внедрить инструменты финансового планирования, чтобы компания контролировала кассовые разрывы и достижение бизнес-целей. 
• Разложить все цифры и данные по полочкам, отделить личные деньги и денег бизнеса.
• Настроить систему учета, распределить платежи, сформировать учетные статьи, внедрить финансовые отчеты.