Простой и быстрый учет при обороте 400 миллионов. Кейс Додо Пицца

Павел Краснов – один из франчайзи Додо пицца. 
Он владеет и управляет шестью пиццериями в Москве и Московской области.
Павел Краснов рассказал, как автоматизированный финансовый учет облегчает работу.

• В штате компании 150 человек.
• Годовой оборот 400 млн рублей.

Ручное управление

Когда сети кафе еще не было и работала только одна пиццерия, руководитель вел финансовый учет в Excel. Этого инструмента было вполне достаточно. Но Павел Краснов видел недостатки уже на этом этапе:

«Основная проблема Excel – все нужно было делать вручную. А человеческий фактор включает в себя неминуемые ошибки в расчетах. От этого страдала надежность данных, потому что сложно было настроить персонифицированный доступ. Но самое важное – это занимало очень много времени даже в штатном режиме, а если какие-то цифры не сходились, то на проверку и перепроверку уходило еще больше часов и дней»

Не все сразу

Автоматизация управленческого учета с первых этапов преследовала две основные цели:

• упростить учет;
• сэкономить время.

Компания внедрила автоматизированный финансовый учет на базе ПланФакта. Нужных результатов сразу достичь не удалось:

«Сначала мы вели ПланФакт сами. Часть работы делал я, часть выполнял бухгалтер. Путаницы избежать не получилось, все равно оставался большой процент ручного труда, а значит возникали ошибки. Наладить прозрачный учет сразу не удалось»

Открыли сервис заново

С открытием новых кафе и увеличением объема информации стало понятно, что нужно настроить сервис так, чтоб он максимально корректно работал и выполнял свои функции.

«Мы обратились к помощи финансиста ПланФакта. Уже полгода работаем со Светланой Гапеевой и буквально открываем возможности сервиса заново. Мы узнали о существовании таких функций, о которых раньше не догадывались и, разумеется, не использовали. Например, раньше мы не пользовались функцией запасов, не знали, что можно начислять на склад, потом списывать. Всю продукцию, которая нам приходила, мы учитывали грубо по приходу. Это было не очень корректно, потому что расход потом приходилось смотреть отдельно в Excel»

Результаты

1. Отчетность максимально прозрачная и надежная, в цифрах всех уровней можно быть уверенным.

2. Главный результат – это экономия времени на управленческий учет.

«Когда была одна пиццерия, я тратил несколько часов в месяц на финансовый учет. А сейчас у нас 6 пиццерий, и у меня уходит 1-2 часа в месяц на анализ и планирование, учет максимально автоматизирован»

3. Удобно предоставлять доступ инвесторам, которые по ссылке видят максимально подробную отчетность.

4. Удобный и эффективный режим работы с сервисом.

«Режим работы такой: раз в месяц мы созваниваемся со Светланой Гапеевой, анализируем отчеты, вносим корректировки. Этого достаточно, чтобы помимо корректно работающего сервиса автоматизации, мы имели необходимый анализ и могли планировать на будущее»