Продавать пауэрбанки выгоднее, чем зубные щетки! Как внедрить финучет и быстро принимать решения

Компания «Инноливинг-Рус» — эксклюзивный дистрибьютор итальянской зубной пасты Pasta del Capitano производителя Farmaceutici Dottor Ciccarelli. Второе направление деятельности — торговля на маркетплейсах товарами из Китая.

• Сотрудники — 10 человек.
• Годовой оборот — 50 млн руб.

Мы тратили деньги, которые не имели права тратить

Раньше учет в компании велся в google-таблицах и 1С. Не было понимания, какие средства и в каком объеме понадобятся, возникали сложности с планированием. Главная проблема заключалась в кассовых разрывах. Рассказывает собственник компании Радмир Закиров:

«Мы не видели всей финансовой картины. Часть средств была в товаре, часть в закупке, часть запланирована на ФОТ — а общей суммы никто в компании не знал. Мы продали на определенную сумму, ждем эти деньги, они должны вот-вот прийти, но их нет. В результате мы не смогли вовремя совершить закупку, соответственно, не смогли вовремя продать товар, что спровоцировало кассовый разрыв. Ситуация усугублялась, потому что мы тратили деньги, которые не имели права тратить»

Ведение google-таблиц было сопряжено с ошибками из-за человеческого фактора и невозможностью отслеживать кредиторскую и дебиторскую задолженность из-за ограниченного функционала. 

«В google-таблицах велся отчет бухгалтера, отчет подразделения, которое работает с маркетплейсами, отчет по рознице. Это представляло собой разрозненные таблицы, которые нужно было отформатировать, понять и свести воедино. Каждый раз нужно было проверять, искать и исправлять ошибки»

Когда этот процесс стал отнимать много времени, собственник поручил сбор и проверку финансовой информации отдельному сотруднику. 

Обучение помогло собственнику разобраться в финансах

У компании был опыт использования сервиса автоматизации управленческого учета, но он оказался неудачным. Функционал не устраивал, техподдержка на просьбы о помощи не реагировала. Поэтому руководитель решил поменять сервис.

«Я попробовал перенести все данные в ПланФакт, поддержка сработала оперативно, помогала на каждом шаге: перенос данных, настройка банковских интеграций, автоматизация работы. Уже на этом этапе я увидел преимущества ПланФакта, мне стало намного удобней, ведь в предыдущем сервисе не было возможности использовать кассовый метод и метод начисления, не было отчета ДДС и интеграций с нужными банками»

Несмотря на имеющийся уже опыт работы с сервисом автоматизации, Радмир Закиров приобрел услугу «Обучение», чтобы избежать ошибок. 

«В течение месяца мы созванивались с консультантом ПланФакта, она помогала разносить операции, рассказывала про функционал. Это оказалось очень полезным. После обучения я сам могу быть финансистом компании, мне не нужен для этого отдельный сотрудник»

ПланФакт открыт первой страницей в браузере

Компания пользуется сервисом полтора года. Сейчас работа выстроена так: большая часть данных подтягивается автоматически, сотрудник на первичной документации вносит необходимые показатели, руководитель ежедневно смотрит отчеты, анализирует и принимает управленческие решения.

«Удобно, что я могу ограничить доступ к важной информации, которую не хочу демонстрировать другим сотрудникам. А бухгалтеру предоставлен полный доступ»

В компании шесть ИП и два ООО. Благодаря интеграции с банками, бухгалтеру не нужно заходить во все счета, она сразу видит полный объем денежных средств бизнеса. А руководитель ежедневно проверяет отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств. 

«Я захожу в браузер, и у меня первой страницей всегда открыт ПланФакт»

Результаты

1. Экономия 150 тыс. руб. в месяц на зарплате.

«Я экономлю 50 тыс. руб. на работе сотрудника, который раньше занимался сведением воедино google-таблиц. Кроме того, после обучения ведению ПланФакта нет необходимости нанимать финансиста, я сам справляюсь с этой работой. Иначе пришлось бы платить сотруднику на этой должности около 100 тыс. руб. То есть 150 тыс. руб. ежемесячно экономится на ФОТ благодаря внедрению сервиса»

2. 30% рабочего времени руководителя высвободилось после внедрения ПланФакта.

«Я, как и раньше, ежедневно веду управленческий учет. Но теперь я планирую, анализирую, делаю выводы, принимаю решения. А раньше бесконечно проверял цифры и сводил их воедино. Времени на это уходило, как минимум, на 30% больше»

3. Оперативно увидели снижение прибыли по нескольким товарам и приняли решение от них отказаться. Для получения информации не пришлось прибегать к внутренней аналитике Ozon.

«Провели в ПланФакте анализ продаж электрических зубных щеток, которые раньше приносили существенную прибыль. Увидели снижение по этим товарам и решили от них отказаться. Не использовали внутреннюю аналитику Ozon. Увидели убыток в моменте. Приняли решение выйти из этих ниш, перераспределяем финансовые потоки. Если бы воспользовались внутренней аналитикой маркетплейса, пришлось бы сделать существенный объем ручной работы. ПланФакт помог увидеть информацию быстро» 

4. Увидели стабильно прибыльное направление с постоянным спросом, сделали ставку на него:

«После анализа в ПланФакте увидели, что продажа пауэрбанков — прибыльное и устойчивое направление со стабильными поставщиками и постоянным ровным спросом. Решили развивать это направление во время высокой волатильности на рынке»

5. Удается планировать доходы и расходы с точностью до 80%.

«Мы не делаем долгосрочных прогнозов, потому что рынок слишком нестабилен. Но прогнозировать на квартал вперед удается достаточно точно»