Как внедрить финансовый учет и перераспределить расходы на маркетинг

Петр Немцев, предприниматель из Днепропетровска, рассказал:

• как внедрил ПланФакт и тратит на учет всего 2 часа в неделю;
• как проанализировал рентабельность проектов и улучшил коммерческие предложения для клиентов;
• что сделал с 30% бюджета на маркетинг.

О компании

Петр и его бизнес-партнер основали компанию «Агродар» в Днепропетровске в 2010 году. Компания занимается ремонтом и строительством ангаров для сельского хозяйства. В штате работает 20 человек и 3-4 строительные бригады по 4-5 человек в каждой. Ключевые клиенты – агрокомпании. Строительство ангаров – это короткое строительство, один объект реализуется от 5 дней до месяца, в сезон параллельно ведется работа над 3-5 строительными объектами. Годовой оборот компании – 100-150 тыс. долларов. План на 2020 год – увеличить оборот на 50%.

Проблемы и задачи

На начальном этапе Петр вел учет в Excel. Несмотря на то, что он знал его виртуозно, работать в нем было неудобно:

«Excel не застрахован от ошибок, и в нем нет системности ведения учета. Сведение данных превращалось в математические упражнения. Строительство ангаров – это оборотный бизнес (через фирму проходит большое количество материалов для строительства), и небольшие ошибки могут привести к резким изменениям прибыльности объекта»

В течение года Петр предпринимал попытки наладить учет в «1С», но это усложняло коммуникации с бухгалтерией. Возник вопрос о поиске отдельного сервиса для наведения порядка в финансах.

Внедрение и организация работы

Петр отобрал несколько вариантов специализированных сервисов и приступил к тестированию:

«Попробовал несколько сервисов: один из них слишком примитивно считал прибыль, у второго не было разделения по проектам, а для меня это было критически важно. Я все считаю попроектно, чтобы понимать по каким проектам я выхожу на рентабельность и видеть отдельно общие затраты фирмы. Третьим сервисом, который я попробовал, был ПланФакт. В нем было все, что я искал. Главным преимуществом было разделение расходов по проектам и 3 главных финансовых отчета. Отдельно отмечу, что поддержка у сервиса работает быстро, есть обучающие видео на YouTube и регулярно выходят обновления»

Перенос данных не заставил себя долго ждать, и с того момента Петр ведет учет только в ПланФакте:

«В самом сервисе и на его YouTube-канале я нашел множество материалов, которые объясняют теорию финансового учета. Эти знания я смог тут же применить на практике»

Сейчас внесением операций занимается бухгалтер, а Петр только анализирует данные.

Результаты

1. Сэкономили время собственника:

«У нас сложная логика учета: 2 юрлица, каждое из которых принимает участие в разных проектах, 4 счета, наличные – и все это с отложенной постоплатой и частичными платежами. Ведение учета в ПланФакте позволяет нам сократить все работы с финансами до 2-х часов в неделю»

2. Составили план продаж на год заранее:

«ПланФакт помог нам заранее составить план продаж на 2020 год и понять, какими должны быть эти продажи. В этом году у нас серьезные планы по улучшению учета и анализу издержек»

3. Получили уверенность в принятых решениях:

«ПланФакт помог мне понять прибыльность проектов и подпроектов. Те проекты, которые я считал убыточными, по итогу анализа в ПланФакте оказались нулевыми или прибыльными. Если клиент стратегически важный, то ноль – это хорошо, у нас как раз так и получилось»

4. Перераспределили ресурсы на маркетинг:

«После анализа бюджета на рекламу обнаружили, что тратим на нее «кругленькую» сумму, хотя думали, что тратим немного. Решили пересмотреть рекламный бюджет и проанализировать каналы привлечения. Оказалось, что 30% бюджета уходит на бесполезные источники. Перераспределили бюджет и вложили эти деньги в более эффективные для нас каналы»

5. Улучшили коммерческие предложения для клиентов:

«Благодаря ПланФакту, мы можем выставлять более конкурентные цены для потенциальных клиентов. Когда все данные как на ладони, легко составить коммерческое предложение, которое будет выгодно и для нас, и для наших клиентов»