Почему Bizneskruche с ПланФактом. Кейс Сергея Костюхина

Консалтинговая компания Bizneskruche работает в сфере управления финансами 3,5 года. Ее основали два партнера. Сергей Костюхин пришел из бизнеса по аутсорсингу бухгалтерского учета. Егор Глухих работал в крупном бизнесе, занимал руководящие посты в компаниях АГ «Русский стандарт», «Газпромнефть», занимался частным консалтингом в сфере управления финансами.
Сейчас Bizneskruche — партнер сервиса ПланФакт.

Сергей Костюхин рассказал, как Bizneskruche перешел от собственных Excel-таблиц к автоматизации учета.

«Мы начали с разработки собственных форм ведения управленческого учета.
Делали таблицы в Excel под каждый бизнес. А в 2020 году пришла идея посмотреть, что есть на рынке для автоматизации»

Руководители отобрали несколько продуктов, протестировали и поняли, что ПланФакт оптимально подходит по соотношению цена-качество:

«При сравнении сервисов на рынке мы обнаружили явные преимущества ПланФакта. Интеграций с банками было больше, настройка правил более гибкая, пользовательские настройки шире. Другие сервисы либо не предоставляли такой же функционал, либо стоили дороже и были сложны во внедрении»

Сергей выделил несколько важных требований к сервису автоматизации:

• гибкость настройки под разные бизнесы;
• понятный интерфейс;
• интеграция с банками;
• настройки правил;
• простота внедрения;
• адекватная стоимость.

ПланФакт закрывал все эти задачи.

Bizneskruche вышли на партнерскую программу ПланФакта, подписали договор и сразу начали набирать клиентов для внедрения сервиса.

Опыт консалтинговой компании показал, что ПланФакт оптимально подходит для бизнесов в сфере услуг: для агентств недвижимости, консалтинговых и маркетинговых агентств, для компаний, торгующих на маркетплейсах, сервис решает проблему управления деньгами.

«Мы разработали собственную дорожную карту по внедрению ПланФакта, определили сроки. В среднем внедрение сервиса занимает неделю. Второй контур нашей работы — ведение финансовой отчетности. Большая часть наших клиентов выбирают абонентское сопровождение, примерно 40% работают в сервисе самостоятельно»

Зачем собственнику автоматизированный управленческий учет

В Bizneskruche выделяют Топ-6 основных проблем собственников, с которыми помогает справиться ПланФакт:

1. Много таблиц, каждый сотрудник компании работает в своих файлах, возникает путаница. Из-за отсутствия консолидированных данных, собственник не видит полной картины по всем финансам компании.
2. Не все операции по движению денежных средств учитываются, не все деньги на расчетных счетах, есть наличные, есть карты. У собственника нет единой системы, где бы он это видел.
3. Собственник не понимает, какие направления прибыльные.
4. Кассовые разрывы. Смешивание потоков в один, пользование деньгами компании, авансами, внешним оборотным капиталом без разбора. Собственник не видит реальную ситуацию и попадает в кассовый разрыв.
5. Отсутствие системы планирования.
6. Ощущение бардака в целом.

Сергей Костюхин выделил несколько примеров того, как внедрение автоматизированного управленческого учета на базе ПланФакта помогло компаниям навести порядок в финансах, сократить расходы и больше зарабатывать.

1. Кейс строительной компании демонстрирует, как удается экономить бюджет за счет отсутствия «левых» расходов.

До ПланФакта:

• учет велся на бумажках, в Excel;
• аудит показал, что на каждый проект происходит перерасход бюджета;
• по одному проекту выявили перерасход порядка 300 тыс. руб.

Проектов в строительстве много, бизнес живет на авансах и предоплатах, поэтому случались кассовые разрывы.

После внедрения ПланФакта:

• экономия бюджета за счет отсутствия «левых» расходов;
• удается удерживать все проекты в бюджете и экономить 5-10% на проект.

Это существенная экономия, если учесть, что проектов в среднем около 20.

2. Кейс сети кальянных заведений в Санкт-Петербурге. Собственник два года пользуется сервисом, имеет упорядоченную и ясную картину финансов.

До ПланФакта:

• учет вели в Excel;
• внесение данных менеджерами не регламентировалось;
• плохой контроль остатков;
• собственник не понимал, где деньги, на что они тратятся, в каком состоянии бизнес.

После внедрения:

• все менеджеры, имеющие отношение к операционке, получили свой уровень доступа в ПланФакт;
• есть план расходных статей для каждого менеджера;
• исключена возможность нецелевых трат;
• появился единый источник формирования управленческой отчетности.

«Раньше нужно было вспоминать, сколько денег выдано менеджеру, сколько он потратил, сколько осталось. Сейчас вся эта информация упорядочена и прозрачна»

3. Кейс бизнес-сообщества, в котором ПланФакт помог увидеть прибыльные направления.

До ПланФакта:

• расходы по мероприятиям записывались в разных чатах, гугл-таблицах;
• не было понимания, какие мероприятия прибыльны, какие убыточны;
• невозможно планировать расходы на мероприятия из-за отсутствия данных для анализа.

После внедрения:

• разделили деятельность на проекты, где каждый проект — это отдельное мероприятие;
• Bizneskruche взяли на себя распределение и внесение данных по мероприятиям;
• у собственника есть ежедневная точная информация по остаткам на всех счетах;
• собственник видит расходование средств на каждый проект, сверяет его с планом, видит, сколько компания заработала на каждом мероприятии.

4. Кейс из сферы пассажирских перевозок, в котором собственник смог предотвратить кассовые разрывы.

До ПланФакта:

• экономист в компании вел финансовый учет в Excel;
• система планирования не была выстроена;
• собственник не понимал, к какому моменту на каком счете ему нужны деньги;
• бюджет на месяц вперед плохо контролировался и распределялся.

После внедрения:

• разобрались со всеми источниками данных;
• собственник видит все счета, видит, когда нужны деньги;
• собственник может предотвращать кассовые разрывы.

Сергей Костюхин выделил основные плюсы, которые дает ПланФакт собственнику компании:

«Главное, что собственник видит все деньги в одном месте. Не нужно идти в СберБанк онлайн, запрашивать информацию с карт. А это в свою очередь позволяет избежать кассовых разрывов. Видно, где сколько денег останется при плановом бюджете и хватит ли их на плановые расходы»

Почему удобно быть партнером ПланФакта

У Bizneskruche 60 клиентов автоматизировали управленческий учет на базе ПланФакта. 34 новых клиента появились за последний год. Они купили лицензий в общей сложности на 1,6 млн руб.

Сергей Костюхин рассказал, почему его компании удобно работать с ПланФактом:

«Когда клиенты ведут учет в своих источниках типа гугл-таблиц или Excel, нашим специалистам нужно время, чтобы в них разобраться. Это не стандартизированный процесс, поэтому мы не можем сделать единый стандарт отчетности для всех компаний. На наведение порядка в финансах уходит много времени.
ПланФакт — это унифицированный инструмент. Он помогает стандартизировать процессы и упростить работу сотрудников консалтинговой компании. Когда все сотрудники пользуются одной понятной системой учета, в ней удобно работать, собирать данные по клиенту, ее внедрение занимает меньше времени»

Бухгалтер из будущего управляет прошлым, а финансист из настоящего управляет будущим

Сергей Костюхин работает с бухгалтерией 17 лет и обслуживает более 300 клиентов. Когда он занялся налаживанием управленческого учета, он четко прочертил грань между одним и другим.

Позиция компании Bizneskruche — финансовый учет это не бухгалтерская работа.

«Миф, что бухгалтер должен заниматься финансовым учетом, пришел к нам из западной модели управления компаниями, где бухгалтер имеет больше компетенций.

У нас в стране бухгалтерский учет — для внешних пользователей, для государства. Он мало отражает реальность факторов хозяйственной деятельности любого предприятия. Бухгалтер — это про ретроспективные данные. Он не может и не должен думать про перспективу»

В опыте Bizneskruche есть много примеров того, как бухгалтер должен был вести управленческий учет и не справлялся с этим. Руководители знают, что причина этому — разные компетенции.

«Бухгалтер не заинтересован в автоматизации управленческого учета. Он видит это как новую обязанность, увеличение своей нагрузки. Ему кажется, что собственник заставляет его вести что-то дополнительно, поэтому зачастую он саботирует процесс. Если случается, что финансовый учет доверяют бухгалтеру, часто он делает это спустя рукава, потому что не видит ценности для себя»