Планирование закупок: полное руководство для малых и средних предприятий

Закупки влияют и на запасы, и на деньги бизнеса: если заказать слишком мало, товара может не хватить, а если слишком много — деньги застрянут в остатках. Поэтому важно заранее понимать, что, когда и на какую сумму покупать.

Мы — программа финансового учета ПланФакт. Помогаем бизнесу больше зарабатывать, меньше тратить и предотвращать кассовые разрывы. В статье разберем, как планировать закупки.

Основные принципы планирования закупок

Планирование закупок — это процесс, в котором компания заранее определяет, какие товары, материалы или услуги ей понадобятся, в каком объеме и к какому сроку. При этом учитывают прогноз продаж или производства, текущие остатки, сроки поставки и доступный бюджет.

Потребности и обоснование закупок

Первый шаг — понять, что и когда действительно понадобится бизнесу. Для этого можно сопоставить планы продаж или производства с текущими остатками и уже заказанными товарами, а также учесть сроки поставки.

Заодно оцените, сколько денег потребуется на будущие заказы и хватит ли их к моменту оплаты. Для таких расчетов можно использовать сервисы для финансового планирования в малом бизнесе.

После этого закупку нужно обосновать: определить, какую задачу бизнеса она решает и почему товары нужны именно в таком объеме и в такие сроки. Так будет проще спланировать бюджет закупок и не потратить лишнего.

Обоснование будет зависеть от категории закупки:

• Товары для перепродажи. Основанием могут быть прогноз продаж, динамика спроса, остатки на складе и срок следующей поставки. Например, магазин заранее увеличивает заказ школьных принадлежностей перед началом учебного года.
• Сырье и материалы. Объем закупки можно связать с производственным планом. Например, пекарня рассчитывает потребность в муке, упаковке и других материалах исходя из запланированного объема выпуска и имеющихся запасов.
• Оборудование. Здесь важно определить, зачем бизнесу новая техника: например, чтобы увеличить производительность, заменить вышедшее из строя оборудование или сократить простои.
• Услуги. Основанием может быть конкретная задача или период работ. Например, компания заказывает обслуживание оборудования на год или привлекает дополнительные логистические услуги на время сезонного роста продаж.

План-график и его роль в процессе закупок

Внутренний план-график закупок — это документ, в котором компания фиксирует будущие закупки: что и в каком количестве нужно приобрести, когда оформить заказ, сколько он будет стоить и кто отвечает за его выполнение.

Организация планирования закупок зависит от размера компании, количества товаров и поставщиков. Фиксированного набора внутренних документов для коммерческого бизнеса нет. Компания сама определяет, какие данные использовать и кто будет отвечать за подготовку и утверждение плана. Пригодятся:

• план продаж или производства,
• данные об остатках на складе,
• заявки подразделений,
• информация о текущих заказах и договорах с поставщиками,
• данные о сроках поставки,
• бюджет и платежный календарь.

Планировать можно на месяц, квартал или год. Чем сильнее меняются спрос, цены и остатки, тем чаще стоит пересматривать график.

Как составить план-график закупок

Единой формы для внутреннего плана закупок обычной коммерческой компании нет. В регулируемых закупках действуют отдельные требования: заказчики по 44-ФЗ формируют план-график закупок, а заказчики по 223-ФЗ — план закупки товаров, работ и услуг.

План-график можно вести в таблице или специальной программе — главное, чтобы из документа было понятно, что, когда и на какую сумму планирует закупать бизнес.

Порядок планирования закупок можно разделить на пять основных шагов.

1. Соберите потребности. Узнайте, какие товары, сырье, оборудование или услуги понадобятся компании в планируемом периоде. Для этого можно использовать планы продаж и производства или данные о прошлых закупках.
2. Проверьте остатки и текущие заказы. Возможно, часть потребности уже покрывают остатки на складе и товары, которые находятся в пути.
3. Определите объем и сроки. Укажите, сколько нужно закупить, и к какой дате товар должен поступить. Учитывайте срок поставки: если поставщик везет товар три недели, заказ нужно оформить раньше, чем кончатся запасы.
4. Сверьте закупки с бюджетом. Посчитайте ожидаемые расходы и убедитесь, что компания сможет оплатить их в нужный момент. Если денег на все закупки не хватает, их можно расставить по приоритету или перенести часть расходов.
5. Назначьте ответственных. За каждой закупкой лучше закрепить сотрудника, который запросит цены, договорится с поставщиком, оформит заказ и проконтролирует поставку.

В итоге в плане-графике можно оставить несколько основных столбцов: предмет закупки, количество, плановую стоимость, дату заказа и поставки, ответственного и статус. Для небольшого бизнеса этого обычно достаточно.

Изменения в плане-графике

Иногда план-график приходится корректировать: продажи могут оказаться выше прогноза, поставщик может задержать товар, а цены — вырасти.

Перед корректировкой стоит проверить, как она повлияет на другие закупки и денежный поток. Например, если магазин одежды из примера выше решил вдвое увеличить количество зимних курток в заказе, нужно убедиться, что денег хватит и на поставку, и на остальные платежи месяца.

После этого в плане меняют сумму, количество или сроки и фиксируют причину корректировки.

Частые ошибки при изменении плана-графика

• Не фиксировать, что изменилось. Если просто заменить старые данные новыми, потом будет сложно понять, почему выросла сумма закупки или сдвинулся срок поставки.
• Изменить объем закупки, но не пересчитать стоимость. Например, компания заказала больше товара, а в плане осталась прежняя сумма.
• Не предупредить коллег об изменениях. Тогда закупщик может работать уже по новому плану, а финансовый отдел — по старому и заложить на оплату неправильную сумму.

Контроль и анализ закупок

По ходу работы с закупками полезно сравнивать план с фактом: вовремя ли оформлены заказы, соблюдает ли поставщик сроки, не выросла ли стоимость и хватит ли запасов до следующей поставки.

Для контроля планирования закупок и выполнения плана небольшому бизнесу может быть достаточно одной таблицы. По каждой позиции указывайте плановые и фактические сроки, сумму, объем поставки и статус заказа. Так вы быстрее заметите отклонения от плана.

Как контролировать процесс закупок

Для контроля закупок малому бизнесу хватит нескольких основных показателей:

• Расходы по плану и по факту. Показывают, уложилась ли компания в предусмотренный бюджет.
• Отклонение закупочной цены. Помогает увидеть, насколько фактическая цена отличается от той, которую закладывали при составлении плана.
• Доля поставок в срок. Показывает, как часто поставщики выполняют договоренности. Своевременность поставок используют как один из стандартных показателей оценки поставщиков.
• Брак и возвраты. Если у одного поставщика регулярно приходится возвращать часть партии, низкая цена может перестать быть выгодной. При оценке закупок учитывают качество, возвраты и отклонения по количеству.
• Остатки. Избыток может говорить о слишком большом объеме закупки или снижении спроса, а дефицит — о недостаточном заказе, задержке поставки или ошибке в прогнозе.

Анализ результатов закупок

Анализ проводят по накопленным данным. Его задача — понять, почему появились отклонения и что изменить в следующем периоде. Анализ расходов, цен и работы поставщиков помогает находить возможности для оптимизации закупок и корректировать будущие решения.

Начать можно со сравнения плана и факта за месяц или квартал. Посмотрите, по каким категориям компания регулярно превышает бюджет, какие товары приходится срочно докупать и у каких поставщиков чаще возникают задержки или возвраты.

Дальше важно разобраться в причинах отклонений. Например, постоянные срочные заказы могут говорить о слишком низком страховом запасе или неверном прогнозе спроса. А регулярный перерасход — о росте цен, слишком крупных партиях или ошибках при составлении бюджета.

Такой анализ помогает находить слабые места и становится основой для оптимизации процессов закупок.

Для анализа ассортимента можно использовать ABC- и XYZ-анализ. ABC-анализ делит товары по вкладу в выручку или маржинальную прибыль, а XYZ-анализ — по стабильности спроса. Читайте наш гайд о том, как их правильно проводить

Для торгового бизнеса результаты анализа помогают оптимизировать закупки товаров: корректировать объем партий, сроки заказов и страховые запасы.

Вот какие инструменты можно использовать:

Автоматизация процессов планирования закупок

Когда закупок немного, их можно вести в таблице. Но с ростом ассортимента и числа поставщиков ручной учет становится сложнее. Приходится постоянно сверять остатки, заказы, сроки поставки и бюджет.

Автоматизация собирает эти данные в одной системе, помогает быстрее рассчитывать потребность, формировать заказы поставщикам и сравнивать плановые показатели с фактическими. Такой подход позволяет оптимизировать управление закупками: быстрее замечать отклонения, контролировать остатки и принимать решения по следующим заказам.

Преимущества автоматизации

Меньше ручной работы. Например, вместо того чтобы отдельно проверять продажи и остатки по каждой позиции, закупщик может получить расчет потребности на основе данных системы.

Так работает, например, МойСклад. Отчет «Управление закупками» анализирует продажи или использование материалов за выбранный период, после чего на его основе можно сформировать заказ поставщику

Автоматизация упрощает контроль. В системе можно видеть текущие остатки, поступления и заказы, а затем использовать накопленные данные для следующих закупок. В «1С:УНФ», например, есть учет поступлений, расчет потребности в запасах и отчеты для анализа закупок.

Выбирать системы планирования закупок лучше по задачам конкретного бизнеса. Небольшому магазину может хватить товароучетной системы, а производственной компании понадобится связать закупки со складом, производственными планами и финансами.

Вот какие еще сервисы можно использовать:

Как выбрать систему автоматизации

Сначала выпишите процессы, которые хотите автоматизировать. Например, контролировать минимальные остатки, создавать заказы поставщикам или отслеживать исполнение бюджета.

Затем сравните решения по нескольким критериям:

• Функции. Проверьте, можно ли вести учет нужных товаров и складов, рассчитывать потребность, формировать заказы и анализировать закупки.
• Интеграции. Если вы уже используете систему управленческого учета или другие программы, проверьте, можно ли связать их с новым сервисом и автоматически передавать данные.
• Масштабируемость. При выборе учитывайте возможный рост ассортимента, числа складов и пользователей.
• Удобство работы. Сложное решение с десятками ненужных функций увеличит объем ручной работы.
• Стоимость. Учитывайте не только тариф или лицензию, но и внедрение, настройку, обучение сотрудников и возможные доработки.

Перед покупкой полезно протестировать систему на реальном сценарии. Например, загрузить часть ассортимента и проверить весь путь: от расчета потребности до заказа поставщику и получения товара.

Для анализа расходов и других финансовых данных можно использовать ИИ для финансов. Инструменты на основе искусственного интеллекта помогают быстрее разбирать большие объемы данных.

FAQ о планировании закупок

Каковы основные этапы планирования закупок?

Сначала определите потребности бизнеса: что, в каком количестве и к какому сроку нужно приобрести. Затем проверьте остатки и текущие заказы, рассчитайте бюджет, определите сроки поставок и внесите закупки в план-график. После этого останется контролировать выполнение плана и корректировать его при изменении спроса, цен или других условий.

Какие документы нужны для планирования закупок?

Для коммерческого бизнеса обязательного набора нет. В качестве исходных данных обычно используют план продаж или производства, сведения об остатках, заявки подразделений, текущие договоры и заказы поставщикам, а также бюджет. Сами документы планирования закупок компания может вести в удобной для себя форме, например в виде таблицы.

Как избежать распространенных ошибок в планировании закупок?

Не составляйте план только по прошлым закупкам. Учитывайте текущие остатки, прогноз спроса, сроки поставок и доступный бюджет, а после закупки сравнивайте плановые показатели с фактическими. План также стоит регулярно пересматривать, если меняются потребности бизнеса или условия поставок.

Как влияет автоматизация на эффективность закупок?

Автоматизация помогает собирать данные об остатках, поступлениях и закупках в одной системе, быстрее замечать отклонения и использовать накопленную информацию при подготовке следующих заказов. Чем меньше данных приходится переносить и сверять вручную, тем проще контролировать выполнение плана.

```