Матрица RACI для распределения ролей сотрудников

Для проектной работы важна слаженная командная работа. Этого можно добиться, если все сотрудники будут понимать свои роли. Для обозначения ролей используют матрицу RACI. В статье рассказываем, что это за инструмент, делимся примерами использования матрицы на разных проектах.

Что такое матрица RACI

RACI, матрица ответственности — инструмент, который используют, чтобы обозначить роли сотрудников на проекте. Для этого делают простую таблицу: слева пишут список задач, справа — исполнителей. С помощью букв R, A, C, I обозначают роль каждого исполнителя, отсюда и название матрицы.

Роли матрицы RACI:

• R, responsible — исполнитель задачи. Например, нужно написать статью, исполнителем будет автор или несколько авторов.
• A, accountable — ответственный за задачу. Он отвечает за результат. В примере со статьей эту роль может выполнять редактор. Один и тот же человек может быть и исполнителем, и ответственным.
• C, consult — консультант или эксперт. Это человек, который даёт рекомендации по выполнению задачи. Например, эксперт может помогать автору писать статью, давая ему информацию по теме, проверяя тезисы автора.
• I, informed — информируемый. Один человек или несколько людей, которых нужно информировать о ходе работ по задаче. Это может быть руководитель проекта, заказчик. Иногда это исполнитель следующего этапа работ. Например, когда статья будет готова, контент-менеджер выложит её в блог. Значит, его нужно держать в курсе о том, как продвигается работа.

Представим, что компании нужно разработать и запустить собственный сайт. В этом будут участвовать такие сотрудники:

• Маркетолог. Анализирует конкурентов, изучает целевую аудиторию, чтобы продумать, какие страницы нужно разработать, что на них должно быть. Составляет техническое задание для разработки сайта.
• Копирайтер. Вместе с маркетологом составляет описания для страниц.
• Веб-дизайнер. Создает макеты и дизайн сайта.
• Веб-разработчик. Создает интерфейс сайта, проверяет его работоспособность, устраняет ошибки. Разработчика информируют о том, что макеты скоро будут утверждены и нужно будет приступать к верстке.
• Руководитель компании. Помогает составлять ТЗ, оценивает результаты, даёт правки по макетам, дизайну, тексту. Руководителя информируют о результатах разработки, тестирования, запуска сайта.

В этом случае матрица RACI проекта будет выглядеть так:

Преимущества использования матрицы RACI

Четкое распределение обязанностей. Матрица распределения ответственности RACI помогает обозначить, кто за что отвечает. С ней видно, кто выполняет задачу, кто контролирует, а кто помогает советами. Не будет несостыковок, когда сотрудники могут неправильно понять, за какой фронт работ они отвечают.

Улучшение коммуникации. Прописанные роли способствуют более эффективной коммуникации внутри команды. Например, если у вас есть несколько дизайнеров, по матрице понятно, за какие именно задачи отвечает каждый из них:

• Юля делает макеты для сайта.
• Витя отвечает за анимацию.
• Катя создает темную тему.

Так снижается риск конфликтов: каждый сотрудник понимает, какую часть работы он выполняет.

Сокращение времени работы над задачами. Бывает, много времени уходит на согласование: кто и что должен сделать, перед кем отчитаться. Используя матрицу, не нужно тратить время на обсуждение таких вопросов.

Обнаружение проблем в распределении ролей. С помощью матрицы можно увидеть, что в команде неравномерно распределена нагрузка. У кого-то много задач, у кого-то мало. В этом случае инструмент поможет сбалансировать нагрузку.

Как создать матрицу RACI: пошаговая инструкция

1 шаг. Составить список задач

Матрицу RACI проще всего сделать в таблице. В первой колонке пропишите список задач по проекту. Для этого сделайте декомпозицию: разложите цели на задачи и подзадачи. Чем детальнее вы составите список, тем лучше, так как у подзадач могут быть разные исполнители и ответственные.

Допустим, нужно организовать работу закрытого клуба. В этом случае список задач будет такой:

• Продумать темы вебинаров от создателя клуба
• Продумать темы вебинаров от сторонних экспертов
• Найти экспертов для каждой темы
• Согласовать расписание с создателем клуба, экспертами
• Разработать дополнительные материалы по всем выбранным темам
• Выложить расписание в чат

2 шаг. Составить список сотрудников 

Теперь нужно указать в таблице всех участников процесса: исполнителей, ответственных, экспертов и тех, кого нужно проинформировать.

В нашем примере участниками будут создатель клуба, два куратора, которые занимаются организацией, эксперты. Всех участников записываем в таблицу, должно получиться так:

3 шаг. Распределить роли

Теперь нужно определить роль каждого участника и проставить значения в таблице. 

В нашем примере у сотрудников такие роли:

• Создатель клуба. Продумывает темы вебинаров для себя и для экспертов. По этой причине он исполнитель и ответственный по этим задачам. Еще он должен проинформировать кураторов о том, какие темы выбрал. С ним кураторы в дальнейшем будут согласовывать расписание, поэтому должны советоваться с руководителем по этому вопросу и информировать его, когда расписание будет полностью готово.
• Куратор Инна. Инна отвечает за работу с экспертами, она самостоятельно их ищет, предоставляет готовый список руководителю. Дальше согласовывает с ними удобные даты проведения вебинаров, делает гайды и чек-листы по выбранным темам. Эксперты предоставляют фактуру: полезные упражнения, исследования по теме, дополнительные материалы.
• Куратор Аня. Аня выстраивает расписание вебинаров руководителя, согласовывает с ним удобные даты. Затем берет расписание выступлений экспертов у Инны, совмещает с расписанием руководителя, делает анонс в чате. Именно поэтому Инна должна информировать Аню по расписанию экспертов — так не будет накладок, например, двух вебинаров в один день.
• Эксперты. Эксперты, которые будут проводить вебинары, практически не участвуют в организации работы. Но все же у них есть важная роль — согласовать расписание, помочь сделать материалы по своей тематике.

В итоге распределение ролей будет выглядеть так:

4 шаг. Проанализировать матрицу

Недостаточно просто заполнить таблицу, нужно понять, насколько равномерно распределены обязанности участников. Если у кого-то R-ролей больше, чем у других сотрудников, возможно, есть смысл перераспределить обязанности. 

Смотреть нужно не только на количество задач в работе, важен их объем, трудоемкость. Если у одного сотрудника две задачи, на которые нужно потратить 20 часов, а у другого четыре, но на них уйдет 22 часа — тогда баланс соблюден.

Возьмем наш пример. У куратора Инны в работе три задачи, а у Ани — две. Вроде бы не слишком большая разница, но объем задач отличается. Инне нужно найти троих экспертов, согласовать с ними даты, разработать материалы для вебинаров. Ане нужно согласовать расписание с руководителем и Инной, выложить его в чат. Нагрузка распределена неравномерно.

В этом случае стоит пересмотреть роли. Например, Аня может взять на себя работу с одним из экспертов. Тогда она будет работать с руководителем и экспертом, а Инна будет работать с двумя экспертами. Получится более равноценное распределение задач по уровню трудоемкости. Матрица будет выглядеть иначе.

Обычно матрицу RACI заполняют с помощью таблиц, например, в Excel или Google Таблицах. Также ее можно сделать в сервисах для создания майнд-карт, например, в IOctopus или MindMeister.

Шаблон и пример матрицы в Google Таблицах. 

Советы по эффективному использованию матрицы RACI

Несколько советов о том, как создать матрицу RACI, которая поможет оптимизировать работу:

• Оценивайте, сколько A-ролей у одной задачи. В идеальном варианте ответственным должен быть кто-то один, так будет меньше путаницы. Если ответственных несколько, они могут много времени тратить на принятие решений.
• Посмотрите, есть ли у участника A и R роли. Если их нет совсем, подумайте, можно ли обойтись без сотрудника на этом проекте. Например, у экспертов из примера выше нет этих ролей, но их точно нужно привлекать к работе — расписание без них не составишь. 
• Проанализируйте, сколько двойных букв в таблице. Если сотрудники часто выполняют двойные роли, это может привести к путанице.
• Обновляйте матрицу по мере изменения проекта. Иногда роли могут перераспределяться по ходу работы. Регулярно пересматривайте матрицу RACI, чтобы отображать актуальное состояние дел. 
• Обсуждайте матрицу на командных встречах. Обсуждение ролей каждого участника поможет увидеть ошибки, проблемы в самом начале: до того, как сотрудники приступят к задачам.

Модификации матрицы RACI

Есть разновидности матрицы, в которых чуть больше ролей:

• RACI-VS. Здесь есть две дополнительных роли: Verified — проверка соответствия результатов заданным параметрам, Supportive — помощь в выполнении задачи или ее одобрение. Такой вариант используют в медицинской и строительной сферах — там, где важно не просто сделать работу, но и проверить соответствие стандартам качества.
• RACIQ. Дополнительная роль — Quality, качество. Ее выполняет сотрудник, который тестирует продукт, оценивает его качество. Этот вариант используют в разработке программного обеспечения.
• RASCI. Новая роль — Support, то есть поддержка. Это помощник исполнителя, но не эксперт. Допустим, один куратор клуба может помогать другому искать экспертов. Он будет выполнять S-роль.

Резюмируем

• Матрица ответственности проекта RACI — инструмент, который используют, чтобы обозначить роли сотрудников на проекте. Для этого делают таблицу: слева пишут список задач, справа указывают исполнителей. С помощью букв R, A, C, I обозначают роль каждого исполнителя.
• Матрица RACI помогает обозначить, кто за что отвечает. Сотрудники меньше путаются в своих задачах, в том, кого нужно информировать о работе и с кем советоваться. С помощью такого инструмента можно увидеть, что в команде неравномерно распределена нагрузка.
• Чтобы составить матрицу, нужно составить список задач и участников проекта. Затем распределяют роли сотрудников, обозначают их с помощью букв R, A, C, I. Последний шаг — понять, насколько равномерно распределены обязанности участников. Если у кого-то много R-ролей, возможно, стоит перераспределить нагрузку.