Строительство: какие отчеты нужны для работы

Руководители строительных компаний часто уверены, что управленческий учет в строительстве невозможен. Однако практика доказывает, что грамотно настроенный контроль за проектами помогает достигать лучших финансовых результатов и уберегает от убыточных видов работ.

Зачем строительному бизнесу управленческий учет

Управленческий учет в строительстве помогает эффективно управлять проектами, ресурсами и финансами. Часто компании пренебрегают внедрением полноценного УУ в бизнесе, полагая, что при строительстве и ремонте сложно планировать поступления и списания средств. Однако на практике благодаря УУ менеджер:

1. Планирует и прогнозирует доходы и расходы.

Уже перед подписанием контракта будет понятно, какую прибыль получит исполнитель и какие расходы понесет заказчик.

2. Контролирует затраты. 

Расчеты на стройплощадках часто происходят в наличной форме. Мастер участка покупает стройматериалы за свой счет и подает запрос в бухгалтерию на возмещение затрат. При таком подходе понять, сколько денег потрачено на самом деле, сложно.

В процессе работ возникают дополнительные расходы. Такие издержки уменьшают прибыльность проекта и без управленческого учета понять, не стал ли проект убыточным, невозможно.

3. Анализирует рентабельность.

Рентабельность — это эффективность той или иной деятельности. То есть насколько проект стал прибыльным по отношению к общей выручке. 

4. Оптимизирует ресурсы.

Менеджеры анализируют эффективность использования ресурсов (стройматериалов, труда, техники) и находят возможности для их оптимизации.

Например, при наличии собственной строительной техники на простое, один из участков привлекает арендуемый транспорт. Можно отследить обоснованность таких расходов. Возможно, содержание собственной техники обходится дороже, чем привлечение подрядчика, или наоборот.

5. Управляет рисками.

С помощью УУ выявляют потенциальные риски и проблемы. 

Финансовая модель строительного проекта

Финансовая модель строительного проекта — это инструмент, который позволяет оценить жизнеспособность проекта с точки зрения финансов, спрогнозировать доходы и расходы, а также проанализировать возможные риски и рентабельность. 

К основным компонентам финансовой модели относятся:

• описание проекта (тип строительства, местоположение, сроки),
• оценка рыночного спроса и предложения и конкуренции,
• структура затрат — куда будут потрачены деньги в разрезе операционных, капитальных и финансовых расходов,
• прогноз доходов от готового объекта, например, какой будет объем продаж квартир или выручка от сдачи в аренду офисных помещений,
• прогноз движения денежных средств на протяжении всего срока реализации проекта,
• анализ рентабельности и оценка изменений ключевых показателей при росте стоимости материалов, увеличения сроков строительства,
• стратегия минимизации рисков,
• отчеты для инвесторов и заинтересованных сторон, включая графики, таблицы и пояснительные записки.

В финмодели применяют разные сценарии развития проекта. Каждый вариант повлияет на ключевые финансовые показатели — чистой прибыли, рентабельности, периоде окупаемости инвестиций. У участников проекта есть время подготовить план действий.
Составление финмодели лучше доверить профессионалам. Финансовый менеджер соберет данные, рассчитает базовые показатели, сделает выводы и предложит варианты решения проблем, оптимизации расходов.

Отчет о движении денежных средств

Отчет о движении денежных средств показывает, откуда поступают и куда расходуются деньги на строительных объектах за определенный период времени. 

Спецификой строительного бизнеса является наличие множества расчетных счетов, которые зачастую открывают в разных банках под отдельные строительные объекты. Это особенно актуально для государственных заказов.

Отчет ДДС отслеживает поступления и списания со всех кошельков: расчетных счетов, кассы, корпоративных карточек. Менеджеру больше не нужно вручную собирать остатки средств по каждому счету. 

Отчет ДДС разграничивает денежные потоки в разрезе операционной, инвестиционной и финансовой деятельности. В примере видно, что в октябре денежный поток был отрицательным. Такая ситуация произошла из-за превышения расходной части над доходной. Произошел кассовый разрыв.

Структура отчета о движении денежных средств:

1. Операционная деятельность — основная деятельность компании: закупка стройматериалов, найм специалистов, оформление лицензий и разрешений.

2. Инвестиционная деятельность — приобретение и продажа долгосрочных активов: строительной техники, земельных участков под строительство.

3. Финансовая деятельность — финансирование бизнеса инвесторами и кредиторами: вложения, займы, кредиты.

Отчет помогает понять, эффективно ли происходит управление денежными потоками и избежать кассовых разрывов. Кассовый разрыв возникает, когда нужно оплатить срочные платежи, а денег на счете нет. Отчет позволяет спланировать поступления под предстоящие расходы.

Отчет о прибылях и убытках

Отчет о прибылях и убытках отражает доходы, расходы и прибыль или убыток компании за определенный период времени. 

Денежные поступления на счет — это не прибыль. На каждом этапе работ поступают авансы от заказчика. Их нельзя считать прибылью, ведь работы еще не выполнены. 

Прибыль или убыток формируется в момент признания всех доходов и расходов по объекту, то есть при подписании акта выполненных работ. ОПиУ консолидирует все операции по проектам и отражает финансовый результат.

ОПиУ отражает поэтапное формирование видов прибыли. Высокая чистая прибыль в октябре позволяет выплатить 300 тыс. руб. дивидендов. В ноябре компания получила убыток 10 000 руб., так как выручка не покрыла основные расходы.

Отчет включает следующие основные компоненты:

• Выручку.
• Себестоимость работ.
• Основные затраты — заработная плата строителей, стройматериалы, аренда оборудования.
• Операционные расходы — административные расходы, маркетинг, реклама, юридические услуги.
• Операционную прибыль — разница между валовой прибылью и операционными расходами.
• Прочие доходы, например, продажу активов.
• Прочие расходы — проценты по займам, убытки от продажи активов и т.д.
• Амортизацию.
• Прибыль до налогообложения — сумма операционной прибыли и прочих доходов и расходов.
• Налоги на прибыль.
• Чистая прибыль (убыток) — разница между прибылью до налогообложения и налогами.
• Рентабельность — отношение чистой прибыли к выручке, то есть доля полученной прибыли или убытка в общем доходе компании.

Баланс строительного проекта

Баланс отражает активы, обязательства и капитал строительной компании на определенную дату. Он позволяет оценить финансовое состояние проекта и способность исполнителя работ выполнять обязательства. Структура баланса строительного проекта:

1. Активы

• Долгосрочные активы — здания, сооружения, оборудование.
• Нематериальные активы — лицензии, патенты, программное обеспечение.
• Запасы — стройматериалы, инструмент.
• Дебиторская задолженность — суммы, которые должны быть получены от заказчиков за выполненные работы.
• Деньги и эквиваленты — наличные средства и средства на расчетных счетах.

2. Пассивы

• Долгосрочные обязательства — кредиты и займы, которые должны быть погашены через год и более.
• Текущие обязательства — суммы, которые должны быть уплачены поставщикам и подрядчикам.
• Краткосрочные займы — кредиты, которые должны быть погашены в течение года.
• Налоги к уплате — налоги, которые должны быть уплачены в ближайшее время.
• Капитал — средства, вложенные в проект (Уставный капитал, нераспределенная прибыль, резервы).

Активы в Балансе всегда равны пассивам. Балансовый отчет сравнивают с прошлыми периодами деятельности и отслеживают изменения в активах и обязательствах.

Нишевые отчеты: лист учета сделок и дорожная карта

Лист учета сделок отслеживает финансовые операции по конкретному проекту. Он помогает контролировать доходы и расходы, а также управлять денежными потоками на определенном строительном участке, а не в компании в целом. 

Удобно собрать весь список проектов в одном месте. Менеджер видит, какие финансовые показатели были получены в процессе выполнения ремонта каждого объекта.

Если отслеживать доходы и расходы по компании в целом, то можно не заметить, что одни проекты прибыльны, а другие убыточны. В этом случае убыточные проекты закрываются за счет прибыли от удачных. Чтобы понимать, за какие работы стоит браться, а от каких в будущем отказаться, ведут лист учета сделок.
Для каждой сделки выстраивается свой отчет о прибылях и убытках. Он построен по такому же принципу, как и основной ОПиУ, и позволяет оценить выгодность конкретного проекта.

В октябре проект был убыточен, потому что не было поступлений, а вот расходы пришлось понести.

В ОПиУ отражена вся информация по конкретному объекту. Руководитель в любой момент сможет проанализировать, не отклонились ли ключевые показатели от плановых, а также вовремя оптимизировать расходы. По окончании работ важно провести анализ выполнения проекта, чтобы оценить его рентабельность и учесть полученный опыт.

Сравнительный анализ прибыли по каждому проекту показал, за какие работы в будущем лучше не браться.

Дорожная карта описывает ключевые этапы и действия, необходимые для достижения поставленных целей проекта. Она помогает организовать работу, распределить ресурсы и контролировать прогресс выполнения работ. 

Каждый участник проекта знает, за какой этап он отвечает и когда крайний срок реализации каждого действия. Так не возникает путаницы и несогласованности действий в команде, а при возникновении проблем, становится понятно, на каком этапе работы застопорились.

Что в итоге

Управленческий учет в строительстве — это эффективный инструмент повышения прибыльности компании. Он включает как основные отчеты УУ (отчет ДДС, ОПиУ и Баланс), так и вспомогательные отчеты. 

Лист учета сделок направлен на отслеживание финансовых результатов от каждой сделки и выявление прибыльных и убыточных направлений деятельности. 

Дорожная карта упорядочивает этапы производства работ и дает команде проекта понимание о сроках и целях выполнения работ.

Финмодель строительного проекта позволяет на начальном этапе применить возможные сценарии выполнения работ и рассчитать, как изменение условий повлияет на финансовые результаты сделки.