Как в киберспорте решают проблему кассовых разрывов. Кейс U Can Company

U Can Company занимается организацией и освещением киберспортивных турниров, проводит комплексные рекламные интеграции в киберспорте.

Одним из показательных кейсов для компании был генеральный подряд в World Electronic Sports Games, турнире, который организует Alibaba Group. Призовой фонд у каждого турнира составлял 5,5 млн. долларов, U Can Company в качестве основного подрядчика организовывали квалификации по всему миру: в Колумбии, в Америке, в Саудовской Аравии, в европейских странах.

Компания работает на международном рынке.

• Оборот 100 млн. рублей в год.
• В штате компании 35 человек.

Бизнес необычный, а проблемы обычные

U Can Company работает в такой сфере, которая уже сейчас является многомиллиардной индустрией. Киберспорт, профессиональный гейминг — это высокомаржинальный бизнес. Однако, какой бы высокой не была маржа, проблемы для этого бизнеса характерны те же самые, что и для любого другого. Об этом рассказал Дмитрий Рязанцев, заместитель директора компании.

«Чтобы видеть общую линию финансовой прогрессии, нужна какая-то система. Ее не было, и мы не понимали, когда у нас закончатся деньги, когда и сколько денег можно вывести. Это приводило к кассовым разрывам»

Сложная система google-таблиц

Дмитрий Рязанцев разработал систему google-таблиц с разными правами доступа и с возможностью импорта данных из одной таблицы в другую для контроля доступа.

«Это была большая группа таблиц, объединенных в облаке, все они друг с другом взаимодействовали. Их вели руководители. Это было очень неудобно, но главный минус — отсутствие системности и наличие человеческого фактора. Кто-то что-то не внес, забыл, перепутал, было сложно контролировать. Все это занимало много времени и сил. Мы решили найти систему учета финансов»

Бухгалтерам нравится!

U Can Company тестировали два сервиса финансового учета одновременно. Решили остановиться на ПланФакте, потому что в нем был проверенный и отработанный функционал, который оптимально работал. Но был и еще один неочевидный нюанс, который склонил решение в сторону ПланФакта:

«Бухгалтерам был привычен такой интерфейс, он показался им похожим на 1С. Мы решили, что если людям так удобно и привычно, это важный аргумент»

ПланФакт — это единая финансовая среда, которая балансит себя сама

Дмитрий Рязанцев рассказал, как настроен ПланФакт в компании U Can Company и почему именно такая, не самая стандартная настройка, стала для компании оптимальной:

«Под каждый проект мы создаем свою финансовую систему. Чем это классно? Ты собираешь в рамках одного проекта все финансовые потоки , руководители добавляют расходы, продажники добавляют приходы, бухгалтер все это сверяет с фактами, и мы видим четкую монетизацию каждого проекта.

И если кто-то что-то забыл внести в ПланФакт, он просто не получает денег. Или его подрядчики не получат денег, если он не провел это через ПланФакт. Поэтому все заинтересованы в аккуратном ведении учета, сервис позитивно внедряется в бизнес процессы»

Результаты:

1. Самый главный результат внедрения ПланФакта — U Can Company предотвратили появление кассовых разрывов.

2. Второй по значимости результат — финансовый контроль исходящих платежей и регулирование операционной деятельности:

«Ты можешь посмотреть, на что тратит деньги топ-менеджмент в рамках проектов. Можешь проследить расходы и, если что, позадавать неудобные вопросы, вооружившись наглядными доказательствами.

Недавно был пример с маркетингом. У нас были заложены расходы, изначально запланированные на подряд, а отдел маркетинга решил найти сотрудников внутри компании. Мы смогли это отследить и предотвратить. Важно понимать, что внешний подряд и внутренний — это разные истории и по оплате и по компетенциям»

3. И на третьем месте — удобство с точки зрения необходимой оптимизации:

«Это супер удобный инструмент. Когда хочется что-то порезать, можно по статьям посмотреть, какие есть варианты»

Финансовый учет в U Can Company автоматизирован с августа 2020 года. За это время руководители компании смогли увидеть всю аналитику, найти и свернуть неприбыльные проекты. ПланФакт помог сэкономить время на сбор аналитики и планирование.