Как увеличить прибыльность тарифов в коворкинге в 10 раз. Кейс Практик

Сеть коворкингов Практик работает в Санкт-Петербурге, Великих Луках и в Новосибирске. Она включает в себя 9 коворкингов, в ближайших планах открытие нового рабочего пространства в Москве. Компания существует на рынке 6 лет.

• В штате около 100 человек.
• Годовой оборот – 540 млн руб.

Почему коворкинг удобнее офиса

Среди арендаторов компании Практик Сбербанк, Российско-Германская торговая палата, крупный маркетплейс. Два петербургских коворкинга Практик в этом году получили бизнес-премию WORKSPACE AWARDS 2022 в категории «Лучшие деловые пространства».

По мнению финансового директора компании Натальи Вычегжаниной, арендаторы выбирают коворкинг, а не офис, потому что не нужно тратить время и деньги на оборудование пространства. Можно въезжать только лишь со своими компьютерами, рабочие места оснащены столами с умной зарядкой, ортопедическими креслами. Для печати любых документов есть мощные принтеры, нет необходимости нанимать секретаря, его функции берут на себя администраторы. Важную роль для арендаторов играет наличие зоны отдыха и приема пищи, где у сотрудников всегда в доступе вода, чай, кофе, снэки, выпечка. Все это уже включено в стоимость аренды, как и спортивные и развлекательные мероприятия для резидентов.

«Коворкинг – это возможность арендовать рабочие места, а не квадратные метры. Если нужно разместить 60 сотрудников, вы платите за 60 рабочих мест. Если вы сократили штат, арендуете рабочие места по необходимости, не платите за освободившиеся метры»

Финансовые особенности компании

Наталья Вычегжанина выделила несколько особенностей работы компании с точки зрения финансов:

• система предоплат;
• 8 юрлиц внутри одной компании;
• развитие компании за счет инвестиций;
• участие большинства сотрудников в операционной финансовой деятельности.

«Большинство сотрудников компании, администраторы, работающие в коворкингах, участвуют в финансовых процессах: обрабатывают первичку, заносят счета, следят за платежами, имеют доступ к 1С и активно участвуют в операционке»

Excel-таблицы не устраивали инвесторов

Раньше финансовый учет в компании велся в Excel. Руководитель разработал таблицы, в которых прописывались формулы, администраторы вносили данные. Это давало возможность видеть статистику и доходы-расходы.

Однако, у Excel-таблиц были и свои минусы. Сотрудники, не имеющие опыта работы в Excel, часто совершали пользовательские ошибки, формулы сбивались, достоверность данных страдала. Таблицы были громоздкие и трудные для понимания непрофессионалов.

Одна из особенностей работы компании в том, что она развивается за счет инвестиций. С ней связана другая сложность в работе с Excel-таблицами: инвесторы хотели видеть, как работают их деньги.

«Ежемесячно я составляла несколько отчетов для инвесторов, используя данные из Excel-таблиц. Это занимало около 10 дней в месяц. Нужно было скачивать вручную все выписки из банка, соотносить со статьями, делать сводные таблицы. Ручное разнесение затрат по статьям, учитывая большое количество проводимых операций (по некоторым коворкингам это до 50 операций в день), превращалось в долгий кропотливый процесс»

Как обучить финансовому учету всех сотрудников

Планы автоматизации управленческого учета появились в компании два года назад. Для этого сначала попытались синхронизировать Битрикс и 1С, но сделать это полноценно помешала пандемия. Про ПланФакт в компании Практик узнали от одного из инвесторов, который посоветовал автоматизировать учет при помощи сервиса.

Несколько месяцев, в качестве эксперимента, финансовый директор вела в ПланФакте одно юрлицо, самое маленькое. Были сомнения, что ПланФакт заработает в полную силу без полноценного обучения всего коллектива.

«Все наши сотрудники так или иначе задействованы в финансовых процессах. Поэтому мы предполагали, что прежде чем полностью переходить на ПланФакт, нам придется всех обучить работе с сервисом»

Эксперимент по ведению в ПланФакте одного юрлица длился 3 месяца. В компании увидели, что сотрудники справляются с учетом, освоили сервис. И постепенно, по одной-две компании в месяц, перевели в ПланФакт все юрлица.

Проблемы с внедрением возникали при разнесении расходов по статьям. С опытом пришло понимание, как правильно это делать. Чтобы обучить всех сотрудников интеграции сервиса в процессы компании, Наталья Вычегжанина разработала собственное обучение:

«Я записываю видеоуроки, по которым обучаются новые сотрудники в процессе онбординга. Этими же уроками пользуются все сотрудники, если возникают проблемы.
Нам важно обучать сотрудников на наших собственных данных, учитывая особенности и специфику компании»

Результаты

1. Экономия времени финансового директора в 5 раз. Раньше на составление отчетов для инвесторов уходило 10 дней в месяц, сейчас — 2 дня.

«Открываю отчет о прибылях и убытках и проверяю, правильно ли все разнесено, поправляю по необходимости и все, отчет готов»

2. Исчезла необходимость делать специальные отчеты для инвесторов. Сейчас у них есть гостевой доступ в ПланФакт, где они сами смотрят нужные им показатели.

«Не нужно что-то пересылать, тратить время на вопросы и ответы. У нас открытая отчетность в ПланФакте, которую каждый инвестор может посмотреть в любой момент»

3. Сервис помог оптимизировать тарифы: новые оказались прибыльней в 10 раз.

«Информация по тарифам на разных локациях и их прибыльность дали возможность маркетологам анализировать и подбирать более выгодные варианты. Оказалось, что тариф Subs показывает низкую выручку. Он имеет лимит часов, который нужно использовать за определенное время. Его убрали, но ввели тарифы Day и Week.

Тариф Day дает 800-900 тыс. руб. в месяц совокупной выручки по всем локациям.
По тарифу Week мы получили за август 400 тыс. руб.

А тариф Subs давал всего 40-50 тысяч на всех локациях. То есть на новых тарифах выручка минимум в 10 раз больше. Увидеть это и повлиять мы смогли только в ПланФакте, Excel не давал возможности проверять выручку по тарифам»

4. Появилась возможность анализировать затраты.

«Мы видим расходы по статьям, видим, как распределяется зарплатный фонд, анализируем, как меняются расходы по месяцам. Пока не сокращали издержки, но это потому что расходы распределяются правильно и эффективно. Если будут какие-то перекосы, мы их сразу сможем отследить и скорректировать»

5. Администраторы экономят время и повышают уровень сервиса.

«Раньше администраторы должны были вносить данные в несколько таблиц. Сейчас их работа существенно упростилась. Время, которое они экономят на финансовом учете, они тратят на улучшение качества сервиса, повышение продаж»

Финансовый директор считает, что открытость и доступность финансовой информации, которую дает ПланФакт, положительно влияет на решение потенциальных инвесторов вкладывать деньги в бизнес. Это принципиально важно для компании Практик, потому что она развивается и растет за счет инвестиций.