Как туроператор с оборотом 60 млн ₽ разобрался в финансах и выявил убыточные туры

В ПланФакт обратился собственник бизнеса по организации авторских туров. Компания стабильно зарабатывала, но в какой-то момент владелец перестал понимать, приносит ли это направление прибыль.

После внедрения финучета стало понятно, какие поездки дают прибыль, какие — нет, и сколько туров нужно проводить, чтобы бизнес оставался в плюсе.

Клиент — организатор авторских туров с оборотом 60 млн ₽ в год

Компания занимается организацией индивидуальных и групповых туров. В команде около 15 человек, большинство работает удаленно. Основные направления — Азия, Южная Америка и Африка.

Каждый тур — отдельный проект со своей экономикой. Оборот — около 60 млн ₽ в год.

Бизнес начинался как проект «для себя», но со временем вырос: увеличилось количество поездок, клиентов и расходов, а вместе с этим усложнились финансы.

Таблицы перестали справляться: данные есть, понимания нет

На момент обращения весь учет велся в гугл-таблицах: туда заносили доходы, часть расходов фиксировали в чат-боте, остальное — в отдельных файлах. Пока туров было немного, это работало.

С ростом бизнеса система перестала справляться. Таблиц стало слишком много, данные начали расходиться, часть расходов фиксировалась с задержкой или терялась. Чтобы собрать цифры, приходилось открывать несколько файлов и сверять их вручную. На это уходило много времени, но даже после этого не было уверенности в результате.

Появились и ошибки в операциях: часть оплат забывали внести, какие-то платежи дублировались. Из-за этого цифры в учете вызывали сомнения.

Также у собственника не было понимания рентабельности. Он не видел:

• сколько приносит каждый тур,
• какие расходы у него на самом деле,
• какие направления прибыльны, а какие — нет.

Нельзя было сравнить туры между собой, систематизировать расходы и понять, какие форматы работают лучше — индивидуальные или групповые.

С ростом бизнеса ситуация только ухудшалась: данных становилось больше, а времени на их обработку не было.

Дополнительно ситуацию усложняло наличие второго бизнеса. Деньги периодически перемещались между турагентством и вторым направлением, и реальная картина по первому искажалась.

Все это создавало риски.

Собственник тратил много времени на сбор и проверку данных, но все равно мог принять неверное решение — например, развивать убыточное направление или неправильно оценить эффективность рекламы.

При отсутствии системы часть туров могла работать с низкой или отрицательной рентабельностью, и это оставалось незаметным. В перспективе это приводило к прямым финансовым потерям и тормозило развитие бизнеса.

В итоге бизнес продолжал работать, но управление оставалось интуитивным — без понимания, как формируется прибыль и какие решения действительно выгодны.

Как проходило внедрение: от разрозненных таблиц к системе учета по каждому туру

Чтобы решить возникшие проблемы в бизнесе, собственник приобрел услугу «Внедрение управленческого финансового учета».

Работу начали с базовой задачи — собрать все данные в одной системе. Подключили расчетные счета, выгрузили операции, собрали таблицы с расходами. Уже на этом этапе стало понятно, что значительная часть затрат происходит во время поездок — вне банковских операций. Эти расходы пришлось дополнительно собирать и заносить вручную.

Дальше бизнес разделили на проекты: каждый тур стал отдельной единицей учета. По каждому проекту начали фиксировать поступления и расходы — от предоплат до затрат на месте. Это позволило увидеть экономику каждой поездки, а не только общую выручку.

Самым сложным оказался сбор расходов. Данные приходили из разных источников и не всегда вовремя. Некоторые туры приходилось восстанавливать по частям. Параллельно выстраивали процесс: ввели регулярный сбор данных и единый формат отчетов по каждому туру.

Когда данные начали сходиться, собрали отчет о прибылях и убытках по проектам. Он показал, что бизнес зарабатывает на уровне туров, но итоговая прибыль сильно зависит от косвенных расходов — в первую очередь маркетинга и зарплат.

Дальше учет стал регулярным: данные собираются, проверяются и обновляются, а по завершенным турам фиксируется результат. Собственник использует отчеты для принятия решений.

Результаты: собственник увидел рентабельность туров, нашел убыточные направления и перестал управлять бизнесом интуитивно

Финучет дал главное — прозрачность. Стало понятно, сколько приносит каждый тур и где бизнес теряет деньги. У собственника появилась система, на которую можно опираться при принятии решений.

Выяснилось, что индивидуальные туры — основной источник прибыли, а групповые часто работают с низкой рентабельностью или в минус. Причина — фиксированные расходы и отказы клиентов перед поездкой.

Появилось понимание загрузки: для стабильной прибыли нужно минимум 3–4 тура в месяц. Раньше этого ориентира не было.

Отчеты показали структуру расходов. Значительная часть бюджета уходит на маркетинг, и не все каналы работают эффективно. Это позволило начать пересмотр рекламных вложений.

Изменился и подход к ценам. Собственник планировал снижать стоимость туров, но анализ показал, что это приведет к убыткам. В итоге от идеи отказались.

Почему кейс важен

Кейс организатора туров — типичная ситуация для растущего бизнеса. Деньги есть, продажи идут, но реальной картины нет. В такой ситуации легко ошибиться: вложиться в неэффективный канал, развивать убыточное направление или неправильно установить цены.

Если вы ведете учет в таблицах и вы не до конца понимаете, как формируется прибыль — вы теряете деньги. Запишитесь на бесплатную консультацию — разберем вашу ситуацию и покажем, как это исправить.