Как туроператор избавился от хаоса в финансах и кассовых разрывов

Основатель компании ЕдемЕдем Инга Кукшенева рассказала, как учет в ПланФакте методом начисления помог избавиться от кассовых разрывов в 200-400 тысяч рублей, правильно начислять дивиденды, планировать расходы и экономить на сервисах.

О компании

ЕдемЕдем — сервис по подбору и организации экскурсий для школьников. Компания работает по всей России, помогает учителям и родителям делать школьные поездки полезными и интересными.

• Сотрудники — 12 человек.
• Годовой оборот — 53 млн руб.

Как раньше вели учет

В первое время заказов и платежей было мало, вели финансовый учет в Excel. Когда клиентская база выросла, арендовали офис, наняли менеджеров, увеличили бюджеты на маркетинг — Excel перестал справляться. 

Перенесли учет в один из сервисов автоматизации. Около года пытались вести финансы в нем, но получалось плохо. Он выделял каждую экскурсию в отдельный проект, дублировал данные из CRM. Инга Кукшенева, собственник бизнеса, искала платежи, которые соответствуют каждому проекту, перепроверяла цифры. Времени на учет уходило больше, чем раньше, а результатов и порядка не появилось.

Во время пандемии продажи упали, автоматизация финучета была не в приоритете. Компания перешла в режим выживания: сохранить бизнес, максимально сэкономить. От сервиса отказались. 

После пандемии школьные экскурсии возобновились, продажи выросли, количество операций увеличилось. Инга Кукшенева снова задумалась об автоматизации финансового учета. Но к прежнему сервису возвращаться не хотели.  

Какие проблемы планировали решить

1. Кассовые разрывы.

Система предоплат подразумевает, что единовременно на счетах компании много денег. Например, школы оплачивают зимние экскурсии еще в октябре. Собственники не могли понять, что заплачено за проведенные туры, а что — авансом. Денег было много, их тратили на рекламу, на дивиденды. Потом оказывалось, что на необходимые расходы не хватает — происходил кассовый разрыв. В компании брали кредиты, чтобы его закрыть.

2. Сложный учет из-за большого количества проектов.

Опыт с сервисом автоматизации, который выделял каждую экскурсию в отдельный проект, оказался неудачным. Учет не стал понятным и простым, появились новые сложности. Как упростить систему финансового учета, разделить расходы и доходы по проектам и нужно ли это делать — собственники не понимали.

3. Непонятно, сколько компания зарабатывает, и сколько денег собственники могут забирать себе.

Нужно было понимать реальные доходы и расходы, видеть отчеты ДДС и ОПУ, вести учет методом начисления*. 

*Метод начисления — это такой метод учета доходов и расходов, когда результаты признаются по факту оказания услуги, а не в момент прихода денег на счета. В нашем примере деньги будут учтены по факту проведения экскурсии, а не когда пришла предоплата за нее.

В компании решились на вторую попытку автоматизации учета с помощью сервиса.

Как проходило внедрение

Соучредитель изучил рынок сервисов автоматизации и посоветовал собственнику ПланФакт.

О сложностях внедрения рассказывает генеральный директор и основатель компании Инга Кукшенева:

«Опыт внедрения у меня был, поэтому я решила все делать самостоятельно. Это была ошибка. Я не распределяла статьи вовремя, они копились. Я совсем перестала ими заниматься. Тариф оплатила, система что-то сама вносит, меня никто не контролирует, кажется, что и так сойдет. В результате сервис есть, а финансового учета нет»

Самостоятельное внедрение проходило в несезон, поэтому финансовое состояние компании не пострадало. Во время сезонного роста количества операций Инга решила обратиться за помощью к эксперту ПланФакта и купила услугу «Ведение учета».

Как сейчас строится работа

Первым делом упростили систему платежей по каждому туру и экскурсии. Решили не распределять их как отдельные проекты, потому что это практически одинаковые процессы. Все деньги идут на одну статью.

Учет ведется методом начисления. Это необходимо для бизнеса с большим количеством предоплат, потому что кассовый метод* в этом случае не справляется: деньги на счетах есть, а за какую экскурсию они уплачены — непонятно. Причем, предоплаты есть не только в доходах, но и в расходах: компания оплачивает обеспечение туров (транспорт, музеи) заранее. 

*Кассовый метод — это способ учета доходов и расходов по мере поступления на счета или выплаты денег. В нашем случае кассовый метод — это учет доходов на момент поступления предоплаты за экскурсии, а расходов — на момент их оплаты.

Об особенностях финучета в туристической компании рассказывает финансовый эксперт ПланФакта Ксения Погарская:

«Если не работать с методом начисления в сфере туризма, то невозможно увидеть реальный финансовый результат деятельности. Деньги всегда крутятся в обороте и с клиентами, и с поставщиками. Создается ложное впечатление, что компания всегда в большом плюсе. Это приводит к необоснованно завышенным дивидендам и кассовым разрывам»

Сейчас работа в сервисе проходит так: собственник распределяет по статьям доходы, переменные и постоянные расходы.
Финансист ПланФакта проверяет правильность распределения и внесения данных, найденные ошибки исправляют на еженедельном полуторачасовом созвоне.

Результаты

1. Избавились от кассовых разрывов в 200-400 тысяч рублей.

Туристический бизнес — сезонный. Летом нет экскурсий, но в августе много необходимых предварительных платежей: транспорт, музеи. Раньше не получалось распределить деньги так, чтобы их хватало на все необходимые расходы. В августе приходилось брать кредиты и закрывать кассовые разрывы. 

2. Собственник видит, куда и сколько денег потратили, сколько уходит на экскурсии, когда они были проведены, сколько было предоплат и постоплат.

3. Нашли расхождения в цифрах на 90 тысяч за месяц.

Обнаружили несоответствие цифр в CRM и ПланФакте. Выяснили, что в CRM некорректно вносились суммы по экскурсиям. Часто итоговая сумма по факту полученных и израсходованных денег не менялась. Например, количество детей на экскурсии уменьшилось, и предоплату за них вернули. Это не указали в CRM. 
Чтобы решить проблему, сделали в ПланФакте графу по возвратам, вносили туда все скорректированные данные. Сверяли в конце месяца сумму в CRM и в ПланФакте. Расхождения исчезли, и все суммы соответствовали друг другу.

4. Скорректировали дивиденды на 20%. 

Учет в ПланФакте методом начисления показал, что суммы дивидендов неоправданно завышены. Сокращение помогло бизнесу эффективно работать.

5. В 2 раза снизили расходы на сервисы. 

Например, за Jivo раньше платили ежемесячно 3,5 тысячи рублей. Увидели в ПланФакте и обратили внимание на итоговую сумму за год — это 42 тысячи рублей. Решили сэкономить и купили тариф на год, он обходится почти в два раза дешевле — 23 тысячи. 

6. Сэкономили время на учет. Раньше тратили 5 часов в неделю, сейчас — 1,5 часа.

7. При планировании рекламного бюджета ориентируются на прибыль в предыдущих месяцах. Когда стратегический партнер компании строит график увеличения рекламного бюджета, он ориентируется на прибыль предыдущих месяцев, а не на свои предположения. Если видит рост в 1,5 раза и выше, то увеличивает бюджет на рекламу и нанимает новых менеджеров. 

8. Увидели в цифрах, как сезонность влияет на бизнес, и научились распределять деньги в соответствии с ней.

«За год работы в ПланФакте мы наладили систему учета всех входящих денег, автоматизировали распределение по статьям и научились видеть, сколько на самом деле зарабатывает компания, где слабые стороны и как на них можно повлиять. 
С помощью ПланФакта мы победили хаос в финансах компании»