Как сократить расходы компании на 20%. Кейс «Лайм»

Сергей Иванов, основатель компании «Лайм», страдал от рутины в Excel, пока не внедрил учет финансов на базе ПланФакта:

• сократил расходы на 20%;
• проанализировал рентабельность направлений и смог увидеть реальную прибыль компании;
• сократил время на финансовый учет до 5 минут в день.

О КОМПАНИИ

Компания «Лайм» занимается внедрением CRM систем – Битрикс24 и АmoCRM, адаптацией этих систем под нужды разных клиентов и обучением сотрудников. Компания начала работу в 2018 году, в настоящий момент в штате работают 3 человека. Годовой оборот – 5 млн рублей. Основные клиенты «Лайма» – это малый и средний бизнес, в котором есть отдел продаж, и нужна система учета сделок и клиентов. Единовременно в работе компании может быть до 10 проектов.

ПРОБЛЕМЫ И ЗАДАЧИ

С самого начала Сергей вел финансовый отчет самостоятельно в Excel:

«Было порядка 3-4 Excel-таблиц, в которых я сам сводил все данные, искал и выводил формулы. На это уходило в лучшем случае полдня в неделю. Иногда – целый день. Поскольку все операции вносились в таблицы вручную, неминуемо что-то терялось и не учитывалось. Больше всего времени уходило на то, чтобы «подбить» остаток. А поскольку речь идет про самое начало нашей работы, одновременно нужно было плотно заниматься производством, внедрением, продажами, а не бесконечно сидеть в Excel-таблицах. Мы мучились в таком режиме несколько месяцев, потом стало понятно, что необходимо автоматизировать учет»

ВНЕДРЕНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

Сергей попробовал два сервиса для учета.

«Две недели потестировал одну систему, две недели - другую. ПланФакт оказался вне конкуренции. Я сразу отметил и начал применять синхронизацию с банками, шаблоны автоматизации, объединил операции в проекты»

После внедрения ПланФакта Сергей продолжает вести в нем финансовый учет самостоятельно, но внесением данных занимается его помощник.

«Специфика нашего бизнеса в том, что мы можем продать что-то в марте, а закрыть проект в мае. И деньги, которые поступают на счет, мы учитываем методом начисления. Мой помощник вносит в ПланФакт данные и фиксирует те операции, которые следует учитывать методом начисления. Эта опция ПланФакта для нас очень удобна»

Результаты

1. Сэкономили время на финансовый учет:

«В первый же месяц после перехода на ПланФакт время учета сократилось до 5 минут в день и пары часов один раз в месяц. Особенно важно, что сейчас это время фактически на проверку и анализ, а раньше время тратилось на сбор данных, внесение их в таблицы, поиск потерянных платежей, выведение формул»

2. Оптимизировали расходы и сократили их на 20%:

«Когда началась пандемия, мы проанализировали наши постоянные расходы и смогли их оптимизировать. Мы отказались от аренды офиса, сэкономив этим 16 тысяч рублей в месяц. Ушли на удаленку, а кто по каким-то причинам не может работать дома, для них арендуем отдельные рабочие места, а не целый офис.

Анализ расходов в ПланФакте показал, что весь 2019 год наши постоянные расходы держались на уровне 200 тысяч рублей в месяц. В этом году мы их оптимизировали и сократили на 20%. А в октябре удалось снизить расходы до 120 тысяч за месяц. В среднем в этом году наши постоянные расходы составляли около 160 тысяч»

3. Отследили прибыльное направление:

«Проанализировали доходы и увидели, какое направление деятельности самое прибыльное – в нашем случае это продажа лицензий – сфокусировались на нем. Разовые услуги и консультации, средний чек по которым низкий, а возни много, постепенно сократили»

4. Увидели реальную прибыль компании:

«В самом начале работы мы не учитывали зарплаты собственникам и видели завышенную прибыль. После введения ПланФакта у нас сформировались понятные цифры, которые показывают реальную маржинальность, реальную чистую прибыль компании»

5. Отследили самые прибыльные месяцы:

«Благодаря анализу данных в ПланФакте удалось отследить самые прибыльные месяцы. Как оказалось, август и декабрь для нас – время пиковых продаж. Хотя раньше мы думали, что в конце года продажи наоборот будут падать»