Как сократить расходы почти на 1 млн в год. Кейс «ГК Скала»

«ГК Скала» выполняет электромонтажные работы, сервис и обслуживание деревообрабатывающего оборудования в Архангельской области, также в группу компаний входит розничный магазин крепежа. 

• В штате компании 20 человек.
• Годовой оборот — 35 млн руб.

60 «Пятерочек» сложно вести в Excel

С 2014 года компания вела учет в Excel. Фактически, это была работа вручную. Два человека заносили все данные в таблицы, составляли отчеты, следили за тем, чтобы операции не терялись. 
Руководитель компании Вячеслав Потапов рассказал о сложностях ведения финансового учета:

«На нашем комплексном техническом обслуживании было около 60 магазинов «Пятерочка» в регионе. На деле это значит огромное количество закупок мелких и крупных запчастей, много операций. Все эти расходы вносились в Excel вручную. Два сотрудника занимались этим практически все рабочее время. Но человеческий фактор неминуемо приводил к ошибкам»

Ошибки в учете были только одной из проблем. Вячеслав Потапов вспоминает, что сложности возникали из-за отсутствия интеграций, разделения по проектам. В компании случались кассовые разрывы. Было принято решение автоматизировать финансовый учет.

Недостаточно символов в ПланФакте

С декабря 2017 года «ГК Скала» использует сервис ПланФакт. На этапе внедрения возникла неожиданная проблема с названиями проектов:

«В ПланФакте было предусмотрено недостаточно для нас символов под название проектов. Нам нужно было вписывать названия подробно, потому что зачастую, например, станки называются примерно одинаково, разница лишь в нескольких цифрах, а на деле это совершенно разное оборудование. Мы сокращали названия, путались в них, сами потом не могли разобраться.

Обратились в техподдержку сервиса и объяснили проблему. Ребята откликнулись быстро, доработали сервис и дали возможность писать длинные названия»

С 2014 года компания непрерывно использует сервис автоматизации финансового учета ПланФакт. В настоящее время его основная задача оптимизировать расходы и помочь компании преодолеть сложные времена в отрасли.

Результаты

1. 50 тыс. руб. в месяц компания экономит на процентах по кредиту.

«Мы увидели в ПланФакте, что ежемесячно тратим 100 тыс.руб. на проценты по кредиту. Поработали с кредитными продуктами в разных банках, перекредитовались и сократили оплату процентов в два раза»

2. На 30 тыс.руб. в месяц экономия ФОТ.

«Раньше ведением учета занимались два человека. Сейчас с этим справляется один. В среднем это экономит ФОТ примерно на 30 тыс.руб. в месяц»

3. В 2-3 раза сократилось время на ведение учета.

4. Сократили расходы на мобильную связь, канцелярию, коммунальные услуги и офис на 24 тыс.руб. в год.

«В ПланФакте удобно следить за расходами. Например, мы увидели, что затраты на канцелярию по 2021 году составили 91 тыс.руб. Оптимизировали и в 2022 году потратили всего 70 тыс.руб. Так же мы следим за всеми расходами и стараемся их оптимизировать. Общая экономия получается довольно ощутимая»

5. ПланФакт помогает отслеживать маржинальность и правильно работать с прайс-листом.

«ПланФакт помогает разделить денежные потоки по проектам. Например, мы возим запчасти. Чтобы нам правильно делать наценку, учитывать маржу, нужно четко фильтровать эти запчасти по проектам. 
Объясним на примере. Мы заказали товар за 37 тыс. руб. За доставку заплатили 2-5 тысяч. Если бы мы вели учет в Excel, могли бы упустить стоимость доставки и не учесть ее при наценке. Особенно такое вероятно, если для перевозки заказывать частный транспорт и расплачиваться наличными. В ПланФакте исключена возможность упустить стоимость доставки, потому что в проекте видны все расходы по нему. У нас отдаленный регион, сложная и часто дорогая логистика, все перемещения товаров стоят существенных денег, которые нужно учитывать»