Как превратить 425 тыс. руб. расходов в инвестиции. Кейс Home24apartments

Компания Home24apartments занимается сдачей квартир в краткосрочную аренду в Москве и области. 15 квартир сдаются посуточно.

• Сотрудники — 9 человек. 
• Годовой оборот — 15 млн рублей.

Проблемы финансового учета в Excel

Особенность бизнеса на посуточной аренде в том, что его активы состоят из трех частей: 

• собственные квартиры;
• доверительное управление;
• субаренда.

Доверительное управление — это сдача квартир другого собственника за процент от выручки. При субаренде управляющая компания платит собственнику фиксированную стоимость. 

Эту особенность нужно учитывать при финансовом учете. Он всегда велся в компании в Excel-таблицах. 

Руководитель Владислав Мальцев видит одну из основных проблем учета в том, что не было разделения по формам управления:

«Все было в одной куче: мои активы смешаны с доверительным управлением и субарендой.  Я не знал, сколько мне приносит каждый актив, какие объекты в зависимости от формы собственности для меня самые выгодные»

Вторая проблема финансового учета компании заключалась в смешении налички и безналичных оплат. Это приводило, например, к тому, что в учете вообще не учитывалась комиссию эквайринга.

Третья проблема: отсутствие понимания рентабельности каждого проекта. В Excel не было видно, сколько денег приносит каждая сданная квартира отдельно.

Когда есть только совокупная финансовая картина, руководитель не может принять никаких стратегических решений по каждой квартире в отдельности.

Но основная проблема, которая наносила урон бизнесу, заключалась в кассовых разрывах и срывах оплат по субаренде. 

«В доверительном управлении мы с собственником делим риски. Низкий сезон, появление на рынке нового игрока, любой форс-мажор: заработали меньше — получили меньше. А при субаренде платить нужно в любом случае. 
Когда нет четкого детализированного финансового учета, кассовые разрывы при субаренде неизбежны»  

Все кассовые разрывы руководитель закрывал кредитными средствами. Это приводило к росту кредитной нагрузки. 
Владислав Мальцев принял решение автоматизировать финансовый учет, чтобы яснее видеть картину, сократить расходы и избежать кассовых разрывов. 

Выбор сервиса и внедрение

Руководитель выбирал сервис автоматизации по трем ключевым критериям:

• понятный интерфейс; 
• стоимость; 
• постоянное развитие сервиса, новые функции и возможности. 

Внедрение ПланФакта на первых этапах происходило без сложностей. Владислав Мальцев знал заранее, какая структура учета ему нужна. Исходя из потребностей, он самостоятельно заводил учетные статьи.

Но обратился за консультацией эксперта сервиса и приобрел услугу «Обучение», когда понял, что внедрение затормозилось:

«На консультациях выяснилось, что я неверно  учитывал наличку и безнал и все лил в одну кучу. 
Вторая ошибка — неверная корректировка статей. Запутался между постоянными и переменными расходами»

Благодаря обучению получилось наладить автоматизированный учет под задачи компании. 

Работа с сервисом

Сейчас в компании учет налажен так: ассистент вносит данные и готовит отчеты. Руководитель еженедельно проверяет отчеты и графики и, опираясь на них, принимает управленческие решения.

Самый важный инструмент для Владислава Мальцева — платежный календарь.

«Ты понимаешь, какую сумму тебе платить и когда. И вот ты видишь, например, что через 10 дней тебе гасить аренду. А у тебя этот актив не зарабатывает. Ты можешь что-то предпринять в моменте: снизить цену и привлечь больше клиентов на этот объект или наоборот поднять цену и сделать выручку больше. Это поможет за 10 дней заработать деньги и не попасть в кассовый разрыв»

Результаты

1. Удалось избавиться от кредитной нагрузки, потому что решилась проблема кассовых разрывов. 

«Я вижу их приближение заранее. И если есть риск, могу снизить стоимость на субарендные квартиры ниже рынка или вложиться в маркетинг, чтобы привлечь арендаторов на конкретное жилье»

2. Снизили банковские комиссии в два раза и сэкономили 50 тыс. руб.

«Благодаря тому, что ПланФакт подтягивает весь банкинг, удалось увидеть все затраты и комиссии: платежки, смс-ки,  обслуживание номера, ведение счета, эквайринг. Начинаешь считать, а там набегает 7-8 тыс. руб. Начал разбираться, а у меня, например, старый дорогой тариф. Я его поменял. Снизил эквайринг на 1%. Так все банковские платежи уменьшились почти в два раза, просто благодаря тому, что я увидел эти затраты в одном месте»

3. Сэкономили на услугах прачечной 30 тыс. руб. в месяц.  

«Увидел, что прачечная забирает все больше денег. Почти 120 тысяч в месяц. Стал разбираться в вопросе. Увеличил количество белья на объектах, таким образом уменьшилось количество стирок в прачечной. Это дало значительную экономию. Кроме того, львиная доля денег по этой статье уходила на стирку декора. Постельное белье прачечная считает по килограммам, а, например, покрывала, пледы и декоративные подушки оплачиваются за единицу. Я взял цены прачечной, разделил их на два и предложил горничным стирать эти вещи. Например, прачечная берет за стирку одеяла 880 рублей. За 400 рублей горничная теперь его стирает на дому. Это вроде бы мелочь, но в совокупности дает значительную экономию»

4. Сократили расходы на бытовую химию, сменив поставщиков.

5. Снизили расходы на документооборот до нуля.

«4-5 тыс. руб. ежемесячно тратилось на печать договоров и отправку курьерской службой. Увидел это, подключил онлайн-сервис для документооборота, и теперь все договоры подписываются онлайн. Расходов по этой статьей больше нет»

6. 425 тыс. совокупно удалось сэкономить за год, сократив расходы. Эти деньги инвестировали в развитие и автоматизацию.

«Я сэкономил деньги и вложил их в CRM, автоматизировал процесс уборки квартир, разработал скрипты для отдела продаж, модернизировал договорные процессы. Это круто, когда расходы превращаются в инвестиции, работают на развитие твоего бизнеса»  

7. Попроектный учет позволил увидеть, какая форма управления самая выгодная и максимально перейти на нее.

«Я увидел, что на некоторых объектах доверительное управление было бы намного эффективней, чем субаренда. Прибыль почти одинаковая, но нет необходимости  держать запас средств, нужных для погашения аренды, если в этом месяце рынок просел. Перевел такие объекты в доверительное управление и снизил тем самым вероятность кассовых разрывов»

8. Взаимодействие с инвесторами стало максимально прозрачным.

«Сейчас я вижу детальную статистику по каждой квартире: сколько заплатил за коммуналку, сколько потратил на уборку и горничных, какой эквайринг. 

То есть учет разделен по каждой квартире в отдельности и внутри этого — еще по всем платежам. Это дает возможность при доверительном управлении показывать инвестору на графиках все финансовые показатели. В Excel этого сделать нельзя, да и не все инвесторы хотят разбираться в громоздких таблицах» 

Владислав Мальцев так сформулировал разницу между финансовым учетом в Excel и в ПланФакте:

«Это просто удивительно: когда ты ведешь финансы в Excel, ты делаешь это крупными мазками, округляешь, что-то не учитываешь совсем. У тебя смещается фокус внимания. Ты просто не обращаешь внимания на незначительные траты. А когда ты видишь эти же траты на графиках в ПланФакте, у тебя возникает желание разобраться. Это такой азарт: хочется все максимально оптимизировать, сделать эффективнее»