Как открыть новый филиал и предотвратить кассовый разрыв. Кейс ПифагорУм

Центр индивидуального обучения и репетиторских услуг ПифагорУм – это курсы по подготовке к школе и репетиторские занятия по всем школьным предметам от 1 до 11 класса. Школа ПифагорУм имеет несколько филиалов по всей России: два в Благовещенске, два в Хабаровске, по одному в Краснодаре и в Санкт-Петербурге, скоро откроется новый филиал в Москве. Компания работает более 10 лет и стабильно обеспечивает своим слушателям высокие баллы по ЕГЭ и поступление в лучшие вузы страны.

• В штате компании около 100 сотрудников.
• Ежемесячный оборот – 5 миллионов рублей.

Excel не справлялся

Светлана Петряева, генеральный директор школы ПифагорУм, рассказала, как финансовый учет в компании велся с самого начала:

«Когда школа только начала работу, учет велся в небольшой тетрадке. Это было неудобно, но объективно вполне достаточно. Потом для большего удобства перешли на Excel, и в это же время школа приросла вторым филиалом. Excel закрывал наши потребности по учету, ведь тогда не было никаких безналичных счетов. Два филиала работали за наличку, все заносилось в таблицу, учет был максимально простой.

Со временем открывались филиалы, добавлялись новые счета, появились безналичные счета и карты физлиц. Стало понятно, что Excel больше не справляется, нужна какая-то система учета»

Сравнительная таблица для сервисов

Светлана Петряева сравнила несколько сервисов финансового учета:

«Мы даже сделали сравнительную таблицу! Где-то не устраивал интерфейс, где-то цена, какие-то сервисы не закрывали все наши потребности. ПланФакт оказался оптимальным вариантом.

Глобальных сложностей с внедрением не было, нужно было только разобраться, какой механизм за что отвечает, и переложить это на нашу работу. Первое облегчение, которое нас ожидало: в Excel остаток денежных средств нужно было переносить и потом сводить вручную, а в ПланФакте это отображается сразу само»

ПланФакт предотвращает кассовый разрыв

Компания ПифагорУм использует ПланФакт для систематизации всех расходов и доходов и отслеживания остатков по счетам.

«После внедрения ПланФакта мы стали тратить меньше времени на сведение данных. Отчетный период у нас – неделя, и теперь мы можем закрывать его намного раньше, чем при использовании Excel. Каждый понедельник финансовый директор закрывает предыдущую неделю, проверяет, все ли корректно внесено, сверяет остатки по счетам. В Excel такая работа по двум филиалам занимала целый рабочий день в неделю. Сейчас по всем нашим филиалам все сводится за несколько часов. Утром финансовый директор открывает ПланФакт, к обеду все уже сделано.

Но особенно ПланФакт нужен нам сейчас для того, чтобы избежать кассовых разрывов. Мы открываем новый филиал в Хабаровске. Изначально планировали потратить на открытие около 3 миллионов рублей, но на сегодня уже потрачено 6,5 млн, а ремонт еще не закончен. Попросили всех поставщиков услуг просчитать остатки смет, чтобы была определенность. Эти деньги мы внесли в ПланФакт как запланированные расходы. И поняли, что на момент оплаты на счетах денег может не хватить. Я понимаю, что такие траты грозят нам кассовыми разрывами. Поэтому сейчас мы простраиваем платежный календарь, чтобы оставались деньги на необходимые выплаты: аренду, зарплаты, налоги. Для этого нужно знать, какие траты были в прошлом году в этих же месяцах – снова смотрим в ПланФакт. Так, опираясь на данные сервиса, мы спокойно смотрим в будущее и знаем, что новому филиалу быть, несмотря на незапланированные изначально затраты»