Как одно направление тянуло на дно все остальные. Кейс «Компас Нева»

Компании «Компас Нева» и «Спецтехнологии» занимаются проектированием, строительством и обслуживанием систем безопасности в Санкт-Петербурге. В обслуживание систем безопасности входит домофония, охранно-пожарная сигнализация и автоматика.

• В штате компании 10 сотрудников.
• Годовой оборот — 60 млн руб.

Excel не справлялся с «эксплуатацией»

Раньше финансовый учет в компании вели в Excel. Этого было вполне достаточно для порядка в строительстве и проектировании. А вот направление эксплуатации не укладывалось в Excel, сложно поддавалось учету и приводило к проблемам в компании в целом.

Вот что об этом говорит генеральный директор Виталий Хлусов:

«Эксплуатация строится на постоплатах. Мы провели месяц обслуживания всей автоматики в жилом комплексе, в конце месяца получили деньги. Excel не давал ясности по рентабельности направления, не справлялся с учетом как таковым. В результате мы постоянно попадали в кассовые разрывы: вроде вот-вот должны заплатить, но еще не заплатили, а финансовые обязательства нужно выполнять прямо сейчас. Приходилось брать деньги из других направлений. Но из-за непонимания рентабельности, деньги брали не там, где прибыль больше, а там, где они просто были по факту»

Так, плохо налаженный учет в одном направлении приводил к финансовым проблемам во всей компании.

ПланФакт увидели на ноутбуке коллег

Про автоматизацию финансового учета Виталий Хлусов узнал от коллег:

«Коллеги показали на своем ноутбуке, как у них работает ПланФакт. Мы тоже решили попробовать»

Внедрение сервиса шло достаточно долго и собственными силами. На первом этапе для структурирования статей прибегли к помощи консультанта ПланФакта.

«Сперва работали на настройках по умолчанию, потом увидели, как их подстроить под особенности нашей компании. Постепенно настроили сервис под себя»

Сейчас в ПланФакте эксплуатация разделена на две статьи. Это дает оптимальную возможность контроля:

«Раньше сложно было отследить, что клиенты нам оплатили работу, из-за большого количества объектов, контрагентов. Например, мы обслуживаем многоквартирный дом: системы видеонаблюдения и домофонии, охранно-пожарную сигнализацию, автоматику ворот, шлагбаумов. В конце месяца выставляем счет, продолжаем обслуживание. Но своевременность оплат отследить никак не получалось. Сейчас видим приближение кассового разрыва, сколько нужно денег, чтобы его избежать»

Результаты

1. ПланФакт помогает видеть рентабельность и прибыльность по направлениям. Это было главной целью автоматизации.

«После внедрения ПланФакта мы узнали, что эксплуатация дает 36% доходности всей компании. При увеличении этого показателя до 40%, прибыльность строительства как направления автоматически увеличивается с 25 до 30%.
Раньше мы не то что не могли влиять на рост прибыльности, но даже не могли его оценить»

2. Удалось избежать кассовых разрывов.

«Как только я вижу, что направление уходит в минус, сразу смотрю, кто не оплатил и обзваниваем должников. Раньше были постоянные переливания денег с одного направления на другое. Мы даже не понимали, с какого направления берем деньги и сколько там нужно оставить»

3. ПланФакт позволяет видеть и анализировать стоимость бригад, их скорость работы, эффективность.

«Есть долгоиграющие проекты. На них необязательно использовать дорогие бригады, у них будет много простоя. Туда лучше взять взять более дешевую бригаду, которая выполнит работу не спеша. А более квалифицированную и дорогую бригаду отправить на срочный проект»

4. ПланФакт показывает расходы по каждому подрядчику и каждому проекту. Это позволяет анализировать расходы.

«Например, на прокладку кабельных линий мы нанимаем одних подрядчиков, а монтаж конечного оборудования и пусконаладочные работы выполняет более квалифицированная бригада. ПланФакт дает все данные, чтобы для каждого вида работ подбирать оптимальный инструмент»

5. Удалось сократить время на учет минимум в 5 раз.

«Работа в Excel занимала час-полтора в день. Теперь для аккуратного финансового учета достаточно 15 минут ежедневно»

6. Появился контроль этапов работ по проектам.

«В ПланФакте я вижу, какие объекты в работе, какие завершены. Это невозможно было отследить в Excel. Либо пришлось бы делать тяжелые, громоздкие таблицы. В работе компании 10-15 объектов параллельно. Excel не давал возможности видеть их в отдельности»