Как одно направление тянуло на дно все остальные. Кейс «Компас Нева»
- 23.12.22
- 3143
- Читать ≈ 6 минут
Компании «Компас Нева» и «Спецтехнологии» занимаются проектированием, строительством и обслуживанием систем безопасности в Санкт-Петербурге. В обслуживание систем безопасности входит домофония, охранно-пожарная сигнализация и автоматика.
- В штате компании 10 сотрудников.
- Годовой оборот — 60 млн руб.
Excel не справился с «эксплуатацией»
Раньше финансовый учет в компании вели в Excel. Этого было вполне достаточно для порядка в строительстве и проектировании. А вот направление эксплуатации не укладывалось в Excel, сложно поддавалось учету и приводило к проблемам в компании в целом.
Вот что об этом говорит генеральный директор Виталий Хлусов:
«Эксплуатация строится на постоплатах. Мы провели месяц обслуживания всей автоматики в жилом комплексе, в конце месяца получили деньги. Excel не давал ясности по рентабельности направления, не справлялся с учетом как таковым. В результате мы постоянно попадали в кассовые разрывы: вроде вот-вот должны заплатить, но еще не заплатили, а финансовые обязательства нужно выполнять прямо сейчас. Приходилось брать деньги из других направлений. Но из-за непонимания рентабельности, деньги брали не там, где прибыль больше, а там, где они просто были по факту»
Так, плохо налаженный учет в одном направлении приводил к финансовым проблемам во всей компании.
ПланФакт увидели на ноутбуке коллег
Про автоматизацию финансового учета Виталий Хлусов узнал от коллег:
«Коллеги показали на своем ноутбуке, как у них работает ПланФакт. Мы тоже решили попробовать»
Внедрение сервиса шло достаточно долго и собственными силами. На первом этапе для структурирования статей прибегли к помощи консультанта ПланФакта.
«Сперва работали на настройках по умолчанию, потом увидели, как их подстроить под особенности нашей компании. Постепенно настроили сервис под себя»
Сейчас в ПланФакте эксплуатация разделена на две статьи. Это дает оптимальную возможность контроля:
«Раньше сложно было отследить, что клиенты нам оплатили работу, из-за большого количества объектов, контрагентов. Например, мы обслуживаем многоквартирный дом: системы видеонаблюдения и домофонии, охранно-пожарную сигнализацию, автоматику ворот, шлагбаумов. В конце месяца выставляем счет, продолжаем обслуживание. Но своевременность оплат отследить никак не получалось. Сейчас видим приближение кассового разрыва, сколько нужно денег, чтобы его избежать»
отраслей
Результаты
1. ПланФакт помогает видеть рентабельность и прибыльность по направлениям. Это было главной целью автоматизации.
«После внедрения ПланФакта мы узнали, что эксплуатация дает 36% доходности всей компании. При увеличении этого показателя до 40%, прибыльность строительства как направления автоматически увеличивается с 25 до 30%.
Раньше мы не то что не могли влиять на рост прибыльности, но даже не могли его оценить»
2. Удалось избежать кассовых разрывов.
«Как только я вижу, что направление уходит в минус, сразу смотрю, кто не оплатил и обзваниваем должников. Раньше были постоянные переливания денег из одного направления в другое. Мы даже не различаемся, с каким направлением беременных денег и сколько там нужно оставить»
3. Планируйте и обратите внимание на стоимость бригад, их скорость работы и эффективность.
«Есть долгоиграющие проекты. На них необязательно использовать дорожные бригады, у них будет много простоя. Туда лучше взять более дешевую бригаду, которая выполнит работу не спеша. Более квалифицированную и дорогую бригаду отправят на срочный проект»
4. План Факт показывает расходы по каждому подрядчику и каждому проекту. Это позволяет анализировать расходы.
«Например, при прокладке кабельных линий мы нанимаем одних подрядчиков, монтажников конечного оборудования и пусконаладочные работы выполняет более квалифицированная бригада. «ПланФакт» предоставляет все данные, необходимые для каждого вида работ, подбирая подоконник.
5. Удалось сократить время на учет минимум в 5 раз.
«Работа в Excel занимала час-полтора в день. Теперь для тщательного финансового учета достаточно 15 минут ежедневно».
6. Появился контроль этапов работ по проектам.
«В ПланФакте я вижу, какие объекты в работе, какие завершены. Это невозможно было отследить в Excel. Либо пришлось бы делать тяжелые, громоздкие таблицы. В работе компании 10-15 объектов параллельно. Excel не давал возможности видеть их по отдельности»
Лучшие материалы о бизнесе
и финансах. Раз в неделю.
Без воды и спама.