Как избежать кассового разрыва. Руководство для предпринимателя


Кассовый разрыв – ситуация, когда у предпринимателя просто нет денег, чтобы заплатить по обязательствам.

Пандемия и локдаун весной 2020 года привели к тому, что салоны красоты и рестораны, отели и кинотеатры, турфирмы остались без выручки. А обязательные платежи – налоги, зарплата, страховые взносы, кредиты – никто не отменял. Денег нет, а платить нужно. Кассовые разрывы привели к массовым банкротствам.

Такие проблемы возникают у 50% российских предпринимателей и в обычное время. Любому собственнику нужно заниматься профилактикой кассовых разрывов, прогнозировать их заранее. Это намного дешевле и легче, чем бороться с проблемой, когда она нагрянет. Если только вы не фанат кредитов с адскими процентами.

7 причин кассового разрыва

1. Бизнес убыточный, но собственник не в курсе.

Комментирует Наталия Морозова, эксперт по управлению финансами и налоговой безопасности:

«В Казани у моего клиента 17 аптечных киосков и постоянная нехватка денег. В очередной раз собственник бизнеса получает от поставщиков товарный кредит. При этом в товарном кредите, кроме вещей быстро уходящих, есть товары, которые никому не нужны. На моем бизнес-лагере «Эффективное управление финансами» мы вместе с собственником посмотрели прибыльность каждого из киосков. Оказалось, что из 17 киосков прибыльны были всего 2. Собственник не вел управленческий учет, поэтому не понимал, насколько большой убыток. Поэтому я советую внимательно посмотреть на каждое из направлений вашего бизнеса или на каждый из объектов (или проектов) и оценить их прибыльность. Если что-то работает в убыток, от этого нужно избавиться или проработать это направление, чтобы оно приносило прибыль»

Как избежать кассового разрыва:

Вести управленческий учет и анализировать прибыльность каждого направления бизнеса (проекта). Если бы собственник оценил рентабельность каждого, он бы увидел, что бизнес не приносит прибыли, определил слабые места, возможно, закрыл убыточные торговые точки и предотвратил кассовые разрывы.

2. Нет планирования.

Роман решил заняться рекламным бизнесом, снял офис, нанял сотрудников, привлек клиентов. Доходы выросли, пришли крупные заказы от федеральных компаний. Для их реализации серьезно расширили штат. 5 числа, в день выдачи зарплаты, Роман понял, что на счетах просто не хватает денег. По двум большим проектам, которые должны принести серьезный доход, заключен договор на постоплату. Оплата по ним должна прийти только через месяц. Собственнику пришлось занимать деньги у знакомых и задерживать выплаты сотрудникам.

Как избежать:

Скачайте бесплатно шаблон бюджета движения денежных средств (БДДС) или используйте платежный календарь. Внесите планируемые движения денег. Если в определенный месяц остатков на счетах меньше, чем расходов, произойдет кассовый разрыв. Подумайте, как избежать кассовый разрыв, где взять средства к этому времени, или какие сократить расходы.

Если бы Роман расписал все планируемые поступления и траты, он бы увидел, когда в компании возникает кассовый разрыв и принял меры заранее. Например, договорился об авансе от крупного клиента.

3. Большая дебиторская задолженность.

Сергей, владелец компании по установке окон, запустил рекламную акцию с беспроцентной рассрочкой. Клиенту предлагалось заплатить 50% от стоимости окон до установки, а остальную сумму в течение трех месяцев. Большинство клиентов выполнило обязательства, но часть отказалась платить, ссылаясь на сложную финансовую ситуацию. Сергей начал регулярно обзванивать должников, но со временем те перестали отвечать на звонки. Консультант по юридическим вопросам сообщил предпринимателю, что договор составлен с серьезными ошибками и обращаться в суд нет смысла. Убыток от неплатежей заставил владельца влезать в долги.

Как избежать:

Наталия Морозова:

«В каждой компании должен быть регламент по работе с дебиторской задолженностью, и сотрудник, который несет за нее ответственность. У сотрудника, контролирующего дебиторку, всегда должно быть четкое понимание, в какой момент задолженность становится просроченной. В моей практике был пример, когда в компании был не самый грамотный финансовый директор, и, чтобы компенсировать отсутствие денег, он брал кредиты. Где кредиты, там и проценты по кредиту. С дебиторкой никто не работал, компания теряла 3 млн рублей в месяц, но при этом еще и кредитовалась. Не делайте так! Работайте с дебиторской задолженностью»

4. Затоваривание.

У Татьяна магазин игрушек и детских товаров. Поставщик перед Новым Годом предложил серьезную скидку на большую партию елочных украшений. Татьяна решила, что справится и успеет продать весь товар. Совсем рядом открылся магазин конкурентов. Спрос оказался меньше, чем планировали. После праздников на складе осталась треть продукции. Денег на выплату зарплаты сотрудникам не хватило. Собственница распродала товар с огромной скидкой, намного ниже закупочной стоимости, чтобы разобраться с долгами.

Как избежать:

Любое затоваривание – потери для бизнеса. Пока товар лежит на складе, он не приносит денег, скорее наоборот. Ведь вы тратитесь на аренду помещения. Если на рынке не происходит больших потрясений, избежать затоваривания можно с помощью грамотного управления запасами и планирования закупок. Анализ ассортимента покажет, какие позиции пользуются спросом, а что покупают реже и в каких количествах. Расчет точки заказа, оптимального объема закупок, хороший маркетинг помогут компании избежать замораживания денежных средств.
У товаров и материалов надо считать оборачиваемость и маржинальность. В случае с товарами все ненужное сразу же выводить. А если на складе хранится что-то бесполезное, избавляться – это замороженные деньги.

5. Непросчитанные инвестиции в оборудование, офис, транспорт.

Иван решил, что пора расширяться и приобрести склад. Деньги на счету были, цена очень привлекательная, расположение подходящее – отличное вложение! Остановил его финансовый директор. Инвестиция только на первый взгляд кажется заманчивой: имеющиеся денежные средства на самом деле уже распланированы. Часть этой суммы в ближайшее время будет перечислена поставщикам, часть уйдет на авансовый платеж по налогу. Все, что останется – финансовый резерв. А вот аренда этого склада будет вполне посильна для компании.

Как избежать:

Любая инвестиция нуждается в тщательном анализе. Если собственник не может сам определить ее эффективность, лучше посоветоваться с финансовым экспертом. Это поможет просчитать все возможные варианты и принять взвешенное решение.

6. Внешние факторы.

Сюда можно отнести пандемию, санкции, длительные праздники, принятие новых законов. Так, например, с 1 июля 2020 года была введена обязательная маркировка обуви, у производителей появилась дополнительная обязанность описать товар, получить его код, заказать эти коды и наклеить их на каждую единицу товара. Это привело к росту издержек и увеличению длительности производственного цикла.
Страдают и розничные продавцы. Марина владеет небольшим обувным магазином и не успела в срок промаркировать товар. После проверки на нее наложили штраф 10 000 рублей и конфисковали обувь без маркировок, что составляло около трети общего объема. Из-за уменьшения ассортимента упали продажи, прибыль оказалась меньше, чем планировалось, произошел кассовый разрыв.

Как избежать:

Застраховать себя от такого не может ни одна организация. Но можно подумать о финансовой подушке безопасности – резерве для непредвиденных расходов.

7. Собственник выводит на себя слишком много.

Андрей уверен, что бизнесмен должен жить шикарно. И вот она, реклама нового автомобиля. Да еще и скидка 20%. Надо брать, тем более денег в кассе пока хватает. Но после покупки приходит товар на склад, нужно внести оплату поставщикам, да и выдавать ЗП уже скоро. Приходится просить об отсрочке или даже брать кредит, чтобы покрыть кассовый разрыв.

Как избежать:

Средства выводятся из прибыли. Деньги на счетах - это не прибыль. Чтобы узнать, сколько денег можно вывести на себя без ущерба для компании, нужно смотреть в отчет о прибылях и убытках (ОПиУ). Нельзя вывести на себя больше, чем сумма прибыли за период. Также обязательно планируйте поступления и выплаты с помощью БДДС, так вы узнаете, есть ли риск кассового разрыва в будущем, после вывода средств.

Как избежать кассовый разрыв - Помощь

Что делать, если кассовый разрыв наступил?

Проведите анализ расходов.

В спешке можно сделать много ошибок: отказаться от закупок, резко уменьшить расходы на рекламу, уволить ценные кадры, распродавать товар ниже себестоимости.

Посмотрите на финансовые отчеты. Сколько вы должны поставщикам? Какие платежи по кредитам, налоги, фонд оплаты труда? Есть ли возможность сократить расходы?
Из планируемых расходов нужно выбрать неотложные и оплатить их в первую очередь. От платежей с низким приоритетом лучше отказаться, хотя бы на время.

Договоритесь с контрагентами.

Если есть возможность договориться о рассрочке или переносе платежа, ей нужно воспользоваться. Исправно платите за аренду уже 5 лет? Поговорите с арендодателем, наверняка он отнесется с пониманием и пойдет на уступки.

Соберите дебиторскую задолженность.

У вас есть отдельный сотрудник, который занимается работой с должниками? Уверены, что нельзя собрать больше дебиторки? Самое время выжимать максимум из этого процесса.

Переведите пассивы в активы.

Возможно, у организации есть здания, оборудование или площадь, которые не используются. Их можно сдать в аренду или продать. Перед продажей нужно просчитать все риски: как часто они нужны, сколько будет стоить аренда у третьих лиц в случае необходимости, не потеряет ли компания свои конкурентные преимущества. Так Ozon недавно объявил о продаже последнего склада и планирует арендовать его в будущем. Это высвободит дополнительные деньги для текущей работы компании.

Вложите свои средства.

Собственник может использовать свои ресурсы, чтобы избежать кассового разрыва. Но если постоянное вложение денег латает дыры бюджета, речь идет о неэффективности работы. Существует и другая крайность, когда деньги из бизнеса вынимаются бесконтрольно, а брешь закрывается кредитами. Выходом из этой ситуации является разделение финансовых потоков на личный и рабочий.

Возьмите кредит.

Эта мысль иногда кажется спасительной – вот сейчас займем, а потом придут деньги и сразу вернем! Даже проценты не придется платить!
Способ можно назвать действенным, если кассовые разрывы возникают редко, компания уверена в поступлении денег, а у собственника или руководителя железная дисциплина, чтобы вернуть кредит вовремя. Но иногда деньги в компанию приходят и тут же тратятся на неотложные нужды. Выплата кредита откладывается, ежемесячный платеж кажется небольшим по сравнению с суммой погашения, а в итоге, переплата по процентам получается значительной.

Воспользуйтесь овердрафтом.

Овердрафт – это кредитование счета компании. Если бизнес сталкивается с недостатком средств, он может получить их у банка, без оформления кредита, просто «уйдя в минус». А все поступления на счет будут погашать задолженность. Это может стать отличной страховкой на случай непредвиденных ситуаций.

Рассмотрите факторинг.

Факторинг подходит для сделок с постоплатой. Сначала фирма поставляет товар покупателю, затем уступает право требования фактору. Фактор перечисляет часть денег компании. Покупатель платит не фирме-поставщику, а фактору. Из этих средств удерживается комиссия и сумма первоначального платежа и переводится фирме-поставщику. В чем преимущество? Компания сразу получает деньги и часть функций по контролю дебиторской задолженности переходит фактору.


Мурат Хабаху, руководитель подразделения по работе с клиентами «Факторинг ПЛЮС»:

«Принцип работы овердрафта и факторинга cхож 一 их можно использовать в тот же момент, когда понадобились средства и в том объеме, который необходим. Разница в том, что овердрафт несет за собой необходимость поддержания оборотов в определенном банке, что не всегда удобно.
При использовании факторинга таких требований нет. Он позволяет продать свои платежные обязательства фактору и сразу же получить средства вне зависимости от оборота предыдущих месяцев.
У нас, как и у других финансовых компаний, могут случаться кассовые разрывы. Для избежания этой проблемы мы придерживаемся финансовой модели, при которой запас денежных средств в несколько раз превышает планируемые расходы на выкуп дебиторских задолженностей клиентов. Эту модель мы корректируем ежеквартально»

Мнение экспертов

Оксана Ткаченко, кандидат экономических наук, МВА, автор блога о бизнес-планировании:

«Как избежать кассового разрыва?
Шаг 1. Оцените реальное положение вашего бизнеса по ключевым показателям на сегодняшний день.
Шаг 2. «Просканируйте» всю свою документацию. Возможно, стоит пересмотреть некоторые договоренности? Наберитесь сил и будьте готовы на переговоры WIN-WIN. И на будущее лучше сразу предусматривайте возможность отсрочки.
Шаг 3. Попросите клиентов делать предоплату или аванс.
Шаг 4. Спланируйте поступления и расходы. В этом вам поможет платежный календарь на месяц с ежедневной фиксацией каждого шага.
Шаг 5. Вспомните о своих дебиторах и кредиторах.
Поспешите забрать свои деньги у должников и пустить их во благо предприятия. Изучите кредитные договора на предмет изменения банковских условий и найдите возможность перезаключить сделки. Учтите новые проценты в себестоимости.
Шаг 6. Изыщите дополнительные финансы.
И помните, что за это тоже придется чем-то платить потом. Бывает такое, что выгодней отдать свою компанию и не множить долги»

Артем Дуров, генеральный директор «Открытие Факторинг», ведущий Финтех Шоу на ТАСС:

«Рекомендую обратить внимание на 5 ключевых правил, позволяющих минимизировать риски возникновения кассовых разрывов:
1. Наладьте финансовое планирование, ведите платежный календарь.
2. Контролируйте промежуток времени с момента закупки товаров или материалов и поступления их на склад, и до момента получения денежных средств от покупателей. Чем меньше операционный цикл, тем чаще поставки и больше прибыли.
3. Следите за тем, как быстро вложенные в бизнес деньги превращаются в прибыль. Чем длиннее финансовый цикл, тем больше денег необходимо компании для организации бесперебойной работы.
4. Определите платежную политику. Идеально, если получится договориться на предоплату со стороны покупателей (взамен можно предложить скидку за раннюю оплату), а с поставщиками – на отсрочку платежа. Стремитесь к тому, чтобы период ваших обязательств перед поставщиками был длиннее срока отсрочки, который вы предоставляете покупателям.
5. Напоминайте дебиторам о необходимости погашения задолженности в срок – это хорошая превентивная мера для своевременного пополнения оборотных средств»

Грамотное ведение управленческого учета избавит бизнес от нехватки средств в кассе, покажет прибыльность бизнеса и отдельных направлений. Начните с планирования доходов и расходов. Используйте бесплатный шаблон БДДС от ПланФакта и прогнозируйте кассовые разрывы заранее.

Финансовый директор для вашего бизнеса

Поможет найти лишние расходы и правильно посчитать прибыль, выстроит учет, обучит вас или ваших сотрудников