Как дизайнеры мебели победили кассовые разрывы и сэкономили 360 тыс. рублей

Компания ARCHPOLE производит дизайнерскую мебель и предметы интерьера. Ее основали в 2008 году молодые архитекторы Константин Лагутин и Анна Сажинова, когда поняли, что не могут найти подходящую мебель для своих проектов. Сейчас продукция ARCHPOLE продается от Калининграда до Владивостока.

• Сотрудники — 10 человек.
• Годовой оборот — 60 млн руб.

На финучет в таблицах не хватает времени при росте бизнеса

Перед нами творческий бизнес, организованный молодыми архитекторами во время учебы в МАрхИ. Там не преподавали финансовый учет, поэтому собственники все придумывали сами с нуля. Вот как об этом рассказывает сооснователь компании Константин Лагутин:

«Мы не знали никаких инструментов финансового учета, которые люди обычно изучают на бизнес-курсах или в экономических университетах. Мы сами придумали свой финучет. Сначала это был excel, потом он трансформировался в google-таблицы»

Бухгалтерию вели в 1С, но этот сервис использовался только для финансовой отчетности перед налоговой. Когда бизнес вырос и количество заказов увеличилось, стало очевидно, что ручные инструменты финучета не работают. Собственники просто не успевали фиксировать в таблицах поступления и затраты. Фактически, компания осталась без финансового учета.

Что бывает, если не вести учет денег вообще

Бизнес проработал без управленческого учета около двух лет. Это привело к трем основным проблемам:

1. Кассовые разрывы. 

Владельцы видели остатки на счетах и думали, что денег хватит. Фактически не считалась прибыль, не было никакого планирования доходов и расходов. Случались кассовые разрывы, из которых приходилось мучительно выбираться.

2. Воровство. 

«Сотрудники постепенно поняли, что учет денег не ведется, и стали этим пользоваться» 

3. Непонятна прибыльность по направлениям

В компании не было учета доходов, расходов и прибыли по разным проектам и направлениям. Невозможно было понять, что приносит основную прибыль — дизайн-проекты или производство мебели. Решения по развитию принимались интуитивно, а не на основе цифр. Это тормозило развитие бизнеса в наиболее перспективных направлениях. 

Нужен простой, но рабочий инструмент

Константин Лагутин задумался об автоматизации финансового учета. Он искал сервис, который позволил бы самостоятельно разобраться в цифрах:

«Я знал, что существуют такие сервисы для бухгалтерии, но мне хотелось иметь такой инструмент для себя как для собственника бизнеса. Чтобы я сам имел возможность проводить регулярный аудит всей финансовой системы компании.

Мне нужен был несложный, понятный инструмент, как excel, но чтобы он позволял видеть актуальные данные за разные промежутки времени»

Почему собственник выбрал ПланФакт

ПланФакт оказался спонтанным выбором. Сервис был одним из первых в поисковой выдаче. Константин Лагутин созвонился с консультантами ПланФакта и рассказал о своих проблемах:

«Я удивился компетентности консультанта ПланФакта, который за короткую беседу так емко и понятно мне все объяснил. Это вдохновило меня не просто купить сервис, а воспользоваться услугой по ведению учета» 

Эту услугу Константин считает основным преимуществом сервиса:

«Сколько раз я сталкивался с программами или CRM-системами, где много полезных функций, но разбираться в них нужно самому. В ПланФакте я могу за адекватную цену получить постоянное профессиональное финансовое консультирование»

3 часа в неделю с экспертом ПланФакта достаточно для полного контроля над финансами

Первые полгода работы с сервисом собственник знакомился с основами учета денег, внедрял вместе с экспертом разные возможности сервиса ПланФакт. Сначала двигались по верхам: не делили деньги по статьям, а просто вносили все сразу. Анализировали данные за предыдущий год. Вот как описывает внедрение сервиса финансист Ксения Погарская:

«Мы настраивали учет постепенно: сначала просто разобрались в деньгах компании, научились вести наличку. Потом перешли к методу начисления и подсветили, чем он ценен, стали внедрять его в работу. Константин был вдохновлен, так как теперь он начал понимать кредиторку. Разделение по статьям дало собственнику понимание, куда и сколько он тратит. 

Постепенность внедрения сервиса привела к тому, что у нас сейчас все идеально настроено: теперь мы даже каждый в отдельности заказ видим в ПланФакте и не только в деньгах. Константин сам лучше стал разбираться в учете, отличать ДДС от ОПУ, активно использует платежный календарь»

Сейчас собственник тратит на учет финансов всего 3 часа в неделю, созваниваясь с экспертом ПланФакта. У них выстроена быстрая и отлаженная система работы. 90% времени они разбирают по полочкам все финансовые операции компании до рубля, а 10% тратят на анализ отчетов, считают прибыльность направлений. Предприниматель видит все финансовые показатели в режиме реального времени и принимает верные решения по развитию бизнеса. Такая система позволяет получить полный контроль над доходами, расходами и прибылью компании, и не совершать ошибок, разбираясь во всех нюансах самостоятельно.

Результаты

1. Удалось избавиться от кассовых разрывов.

«Кассовые разрывы происходят оттого, что ты ничего не считаешь, у тебя нет для этого инструмента. А когда инструмент появляется, ты сразу видишь угрозу кассового разрыва и принимаешь верное управленческое решение. Теперь мы тратим деньги только тогда, когда имеем эту возможность. Видим это в ПланФакте»

2. Экономия 360 тыс. руб. в год.

В рамках закупок материалов бизнес может получить хорошую скидку, если покупает их в большем объеме. ПланФакт позволяет увидеть экономию не разово, а в рамках месяца и года. Это вдохновило собственника пересмотреть систему закупок и сделать ее более эффективной. Теперь компания экономит 7% в закупке материалов и логистике. А по определенным позициям экономия доходит до 50%. В деньгах это примерно 360 тысяч в год.

3. Финучет упростился и занимает всего 3 часа в неделю.

«Я раньше не тратил времени на финучет, но все время жил в состоянии стресса. К финансам было страшно подступиться, потому что казалось, что ими нужно заниматься по несколько часов ежедневно. Меня это настолько пугало, что я даже не прикасался. Теперь я четко и стабильно трачу 3 часа в неделю. Это оптимальное время, чтобы мой бизнес существовал и развивался. Я замечал, что если мы сокращаем время, моя система начинает шататься»