Как автоматизировать учет в digital-агентстве и держать под контролем рентабельность бизнес-юнитов

Рассказываем, почему для финучета digital-агентства недостаточно собственной CRM-системы, таблиц и еженедельных отчетов руководителей направлений. Как ПланФакт помог избавиться от рутины, увидеть рентабельность каждого юнита, ускорить учет и принятие решений.

О компании

Digital-агентство DIAL работает на рынке 15 лет. Компания занимается разработкой сайтов на платформе 1С Битрикс, (разработали более 900 сайтов за время работы), маркетингом и рекламой, внедрением Битрикс24. Отдельное направление — консалтинг, обучение предпринимателей выстраиванию системы маркетинга и продаж. Всего в компании три юнита, каждый из которых находится на самоокупаемости. 

• Сотрудники — 150 человек.
• Оборот — 90 млн руб.

Цель автоматизации

Решение об автоматизации управленческого учета было принято не от боли, а в рамках стратегии развития. 

В компании всегда вели финансовый учет. Руководитель Алла Штауб всегда знала, что цифры — основа любого бизнеса. 

В самом начале работы в компании создали внутреннюю программу финансового учета. Часть данных велась в ней, часть — в Excel.  Учет постоянно дорабатывался.
Потом решили автоматизировать и оптимизировать процессы, чтобы избежать ручного труда. Это стало особенно актуально, когда компания разделилась на юниты и возникла необходимость учета по нескольким направлениям.

«Сложно вести финучет в Excel: руководитель начинает собирать цифры, потом забивать, потом забЫвать, все обрастает ошибками, учет становится неточным, а значит бессмысленным. Но нельзя построить бизнес, если ты не понимаешь, что у тебя происходит с деньгами. Это то же самое, что прийти к врачу и сказать: «Вылечите меня, но анализы я сдавать не буду». В бизнесе так же. Бизнес начнет меняться и расти правильно, когда руководитель будет принимать управленческие решения не вслепую, а опираясь на цифры» 

Внедрение 

Сервис автоматизации выбирали сотрудники бухгалтерии. Остановились на ПланФакте, потому что он больше соответствовал задачам бизнеса. Внедрением тоже занимались бухгалтеры, руководителю презентовали каждый этап.

Согласно управленческим принципам Аллы Штауб, любую задачу бизнеса должен решать компетентный эксперт. Если такого нет в команде, значит нужно нанять его для выполнения задачи. Первые месяцы внедрения сервиса проходили под руководством финансового эксперта ПланФакта. 

Сложность была в разделении операций по трем юнитам. Это добавило работы бухгалтерии, и на первых порах сотрудники выражали недовольство, что у них появилась еще одна обязанность.
Но в результате внедрения сервиса собственник получил более наглядную и оперативную информацию. 

Как проходит работа сейчас

Каждый день собственник и исполнительный директор проверяют в ПланФакте фактические и запланированные платежи. Отчет о движении денежных средств и план по расходам Алла Штауб смотрит один раз в месяц. Каждую неделю руководители юнитов и отделов собирают все финансовые показатели, отчитываются о них, показывают, что выполнено за неделю, что в работе. 

Запланирован переход на ежедневный контроль. По мнению Аллы Штауб, чтобы digital-бизнес работал корректно, все показатели должны проверяться каждый день. Это дает руководителям направлений полную картину и контроль. А собственник имеет возможность сверять показатели отделов с данными ПланФакта.

«Мы не разговариваем с сотрудниками на языке мнений: «продаж нет» «показатели плохие». Мы всегда говорим на языке цифр «сделали 50 действий, получили 5 результатов, такая конверсия, такие прогнозы»

Результаты

1. Увидели рентабельность по юнитам. Смогли оценить ее в динамике.

Увидели, что рентабельность отдела разработки не соответствует плановым показателям в финмодели. Чтобы повысить объемы продаж и приблизиться к плану, сформировали новый отдел продаж и планируют менять руководителя отдела. 

Отклонение от плановых показателей можно было бы обнаружить и во время еженедельных отчетов руководителей отделов, но важно было быстро проанализировать динамику отклонения. Это позволил сделать ПланФакт.

2. Проанализировали расходы на содержание помещения в собственности и переехали в новый современный офис. Это не потребовало дополнительных затрат, но дало конкурентное преимущество на рынке. 

Руководитель проанализировала затраты на офис, который находится в собственности. Увидела, что они на одном уровне с затратами на аренду более современного офиса в центре города. Приняли решение о переезде.  На анализ и принятие решения ушло 5 минут, потому что вся информация была под рукой.

3. Получили возможность вести учет кассовым методом и методом начисления. 

Кассовый метод основан на фактическом поступлении и выплате денег. Он подходит компаниям, которые работают без отложенных платежей. Метод начисления признает доходы и расходы, в том периоде, в котором они возникли, независимо от движения денег на счету и в кассе. Он подходит компаниям, которые работают с отсрочками и предоплатами. В агентстве Аллы теперь смотрят отчеты в разрезе обоих методов. Это помогает получать больше данных для решения конкретных задач и использовать наиболее подходящий метод для учета каждого юнита.