Факсимильная подпись: где взять и как использовать

На бланках почетных грамот или благодарностей за отличную работу очень часто стоит не собственноручная подпись директора, а факсимильная. Мы уже рассказывали об одном аналоге обычной подписи — цифровой подписи, а в этой статье обсудим с экспертами, как изготовить факсимильную подпись и может ли она полностью заменить живую. 

Что такое факсимильная подпись

Факсимильная подпись — это печать с оттиском в виде реальной подписи или ее цифровое изображение, которое можно вставить в электронный документ. Это помогает ускорить подписание документов и полезно, когда руководителю приходится работать с большим количеством бумаг, например, деловых писем или грамот отличившимся сотрудникам.

Оксана Васильева, доцент Департамента правового регулирования экономической деятельности Финансового университета при Правительстве Российской Федерации, поясняет:

«Такая подпись позволяет подписывать определенные документы от имени лиц, но без их непосредственного участия. Согласно ГК РФ, ее можно применять в случаях, когда это предусматривает закон или индивидуальное соглашение сторон»

С факсимильной подписью можно визировать бумаги очень быстро: секретарю остается просто проштамповать стопку необходимых документов. В результате руководитель тратит меньше времени на рутину, а документы могут подписываться, даже если он не присутствует на рабочем месте — а это существенно ускоряет бизнес-процессы компании.

Несмотря на привлекательность такого варианта, руководитель не может заменить живую подпись факсимильной абсолютно везде. Важно помнить, что прописано в законодательстве, иначе документ могут признать недействительным. Вот на каких документах можно ставить факсимиле:

• грамоты лучшим сотрудникам;
• поздравительные открытки;
• сертификаты об окончании обучения;
• деловые письма и коммерческие предложения;
• страховые полисы.

Что касается документов и договоров с контрагентами, то можно пользоваться факсимиле, только если стороны договорились об этом заранее. Ильназ Гайнуллин, старший юрист юридической фирмы «Шаймарданов и Сабитов», поясняет:

«Статья 160 ГК РФ рассматривает факсимильную подпись как разновидность собственноручной, и стороны должны согласовать ее использование. Это особенно удобно, когда стороны находятся в разных местах: в этом случае они могут заменить собственноручные подписи факсимильными, если в договоре есть указание на то, что факсимильные подписи будут иметь равную юридическую силу»

Факсимильная подпись помогает сэкономить время руководителя, но Ильназ Гайнуллин напоминает:

«Важно учитывать, что факсимиле следует использовать в рамках законодательства и по согласованию сторон. Для документов, требующих особого формализма или официальной процедуры, использование факсимильных подписей может быть недопустимо. А если они применены без соответствующего соглашения с нарушением норм закона, то это может привести к недействительности документов»

Как использовать такую подпись

Старший вице–президент ИК Fontvielle Анастасия Хрусталева рассказывает, когда можно использовать факсимильную подпись:

«Действует такое правило — факсимиле можно использовать в двусторонних отношениях (если стороны это согласовали) или в односторонних обязательствах (если это оговорено внутренним актом, либо в случаях, прямо указанных в законе)»

Рассмотрим оба варианта подробнее.

Внутренние документы компании

Подписывать документы факсимильной подписью — быстро и удобно, поэтому она часто используется для упрощения внутреннего документооборота. Но для этого важно заранее подготовить распоряжение, в котором будет указано, кто, когда и для чего может использовать факсимиле, и назначить ответственного за хранение печати. Кроме того, такой документ не должен противоречить закону: например, ни одно распоряжение не сделает законным факсимиле под трудовым договором.

Анастасия Хрусталева уточняет, где может быть использована факсимильная копия подписи:

«Например, на поздравительных открытках или письмах, на приглашениях, на благодарностях, на обращениях к неопределенному кругу лиц. О допустимости ее использования в документации необходимо сначала издать внутренний акт, подписанный живой подписью»

Но факсимиле может использоваться не только для открыток и писем, но и в двусторонних договорах.

Договоры с контрагентами

Анастасия Хрусталева поясняет, когда стороны могут подписывать двусторонний договор факсимильными подписями:

«Стороны могут делать так только в том случае, если это было оговорено отдельно. Причем нельзя прописать возможность такой подписи непосредственно в договоре, где ставится факсимиле. Это нужно сделать отдельным документом, на котором стороны проставили свои живые подписи, а потом уже в соответствии с этим документом подписывать договоры и другие письменные обязательства»

Эту договоренность необходимо зафиксировать в дополнительном соглашении или в тексте основного договора. Важно перечислить все документы, для которых стороны согласовали использование факсимиле, и не забыть подписать это решение обычной подписью, как напоминает Оксана Васильева:

«Факсимиле может использоваться при заключении сделки. Однако такую возможность необходимо предусмотреть дополнительным соглашением или самим договором. Более того, документ, который определяет, когда именно возможно использовать факсимиле, необходимо заверить собственноручной подписью»

Если договор заключен с помощью факсимиле, но соглашение об его использовании при этом не оформлено, то он может быть признан недействительным. Поэтому рекомендуется подписать отдельное соглашение еще до заключения основного договора, или — в крайнем случае — уже после, если стороны не возражают.

Ограничения в использовании факсимильной подписи

Факсимильная подпись несет в себе риски, и в ряде случаев заменить ей собственноручную невозможно в силу законодательных ограничений. Анастасия Хрусталева отмечает:

«В ГК РФ есть лишь упоминание о допустимости использования факсимиле в соответствии с требованиями закона. В остальном регулирование факсимиле очень слабое. Нет четких ответов, допустимо ли использование факсимильной подписи на конкретных видах документов. Прямого разрешения может и не быть, как и запрета, поэтому зачастую возникает дилемма — как правильно оформить документ. Могу дать совет — чтобы использовать факсимиле, всегда лучше иметь документ о допустимости его применения, подписанный живой подписью. Особенно если речь идет о возникновении обязательств из документа, подписанного таким образом»

Основное ограничение — факсимильную подпись нельзя ставить на документах, исполнение которых приводит к значительным последствиям, и в первую очередь — на финансовых: на платежных поручениях, доверенностях, векселях. К финансовым документам относится также бухгалтерская отчетность, договоры займа, налоговые декларации. Кроме того, только собственной рукой можно подписывать:

• кадровые документы;
• документы первичного учета;
• договоры купли-продажи;
• доверенности и заявления.

Ильназ Гайнуллин подытоживает и рекомендует обязательно консультироваться с юристом, если вы все-таки решите использовать факсимильную подпись:

«Всегда важно соблюдать законодательство. Для избежания недоразумений и правовых проблем рекомендуется проконсультироваться с юридическим экспертом перед использованием факсимильных подписей. Это поможет удостовериться, что все соглашения корректно оформлены и соблюдаются все юридические нормы, чтобы избежать возможных негативных последствий»

Где взять факсимильную подпись

Чтобы сделать печать с факсимильной подписью, достаточно обратиться в любую организацию, которая делает печати и штампы. Это быстро — изготовление подписи, как правило, занимает не больше пары дней, и недорого — самый простой штамп может стоить не дороже тысячи рублей.

Процесс устроен так:

1. Для начала руководителю необходимо подготовить основу для будущего факсимиле — поставить на бумаге собственноручную подпись и отсканировать изображение в хорошем качестве.
2. Затем нужно выбрать тип оснастки, то есть корпуса штампа — простую (ручную) или автоматическую. Оттиск с ручной оснасткой выполняется нажатием штемпеля (для этого нужна отдельная подушка с чернилами). Автоматическая оснастка — более удобный и современный вариант: конструкция такого устройства уже включает в себя штемпельную подушку.
3. После этого — выбрать тип клише. Как правило, выбор стоит между полимерным и резиновым. Полимер обойдется дешевле, при интенсивном использовании прослужит пару лет, а резина — гораздо более износостойкий и чуть более дорогой материал. 
4. Изготовитель обрабатывает электронное изображение подписи и переносит его на клише в виде штампа.

Через 1–2 дня вы можете забрать готовый оттиск. Чтобы полноценно и законно пользоваться факсимильной печатью в организации, важно не забыть с помощью внутренних документов определить порядок использования, то есть установить:

• кто и на каких документах может применять;
• где она будет храниться и кто за это отвечает.

Резюме

Печать с оттиском в виде копии настоящей подписи может значительно сократить время, которое руководитель тратит на рутинную работу с типовыми документами, например, грамотами или коммерческими предложениями. Однако важно помнить, что ее использование ограничено: например, факсимильная подпись не может заверить бухгалтерский баланс компании или договор купли-продажи. Законодательство не всегда четко регулирует, можно использовать факсимиле или нет, поэтому эксперты рекомендуют предварительно проконсультироваться с юристом.