Деньги считали в таблицах и журналах: как образовательный бизнес с оборотом 53 млн ₽ навел порядок в финансах

Частная школа и детский сад под одним ИП работали стабильно, но собственник не видел реальной картины финансов. Деньги поступали на счет, в кассу и на карты, расходы фиксировали в таблицах и журналах — в итоге было сложно понять, сколько бизнес зарабатывает, какие направления прибыльны и какую сумму можно безопасно выводить.

После внедрения управленческого учета все данные собрали в одну систему. Появилась детализация по направлениям и статьям: собственник стал видеть выручку, расходы и прибыль не в целом по бизнесу, а по каждому проекту. Это дало основу для решений по оптимизации, дивидендам и развитию.

О бизнесе

Клиент — частная образовательная организация с двумя направлениями под одним ИП: школой и детским садом. 

В школе работает около 40 сотрудников, в детском саду — 10. Помимо основного обучения, бизнес зарабатывает на продленке, питании, кружках и дополнительных занятиях.​

Оплата поступает по-разному: за месяц, за несколько месяцев вперед или за весь учебный год. Часть клиентов использует материнский капитал.

Годовая выручка школы составляет около 36 млн рублей, детского сада — около 17 млн рублей. В сумме оборот бизнеса — около 53 млн рублей в год.​

Направления работают с разной эффективностью: школа приносит основную выручку, а детский сад в отдельные месяцы уходит в минус и частично держится за счет субсидий.

Бизнес начал терять устойчивость

За последние годы спрос снизился: в регионе стало меньше молодых семей, а конкуренция среди частных школ и детских садов выросла. Группы и классы заполнялись хуже, выручка начала проседать.

При этом расходы оставались прежними. Основные статьи — аренда, зарплаты и обязательные платежи — нельзя быстро сократить без ущерба для работы бизнеса.

В итоге начали возникать кассовые разрывы. Стало понятно: управлять деньгами  по ощущениям больше нельзя — нужна точная система учета.

Почему было трудно увидеть реальное финансовое положение

Финансовые данные были разбросаны по разным источникам: журналы, Google-таблицы, банковские выписки, касса. Школа и детский сад вели учет отдельно, единой системы не было.

Сотрудники в целом понимали, кто и за что заплатил, но собственнику собрать это в одну картину не получалось. Часть оплат попадала в учет с задержкой: родители могли перевести деньги и не прислать чек, а платеж находили только через несколько недель.

Дополнительно картину искажало то, что часть денег поступала на личные карты собственников. Эти суммы могли сразу тратиться, не отражаясь как выручка бизнеса, поэтому фактические доходы компании были менее прозрачны, чем казалось на первый взгляд.​

Не хватало и детализации. В отчетах были только общие категории — «школа» и «сад», без разбивки на продленку, питание, кружки и другие услуги.

В итоге собственник не мог ответить на ключевые вопросы:

• Сколько бизнес зарабатывает на самом деле?
• Какие направления прибыльны, а какие убыточны?
• Какую сумму можно безопасно выводить в виде дивидендов?
• Где есть возможности для сокращения расходов?

Чтобы навести порядок в финансах, он решил внедрить управленческий учет и выбрал ПланФакт.

Какие задачи нужно было решить

Перед внедрением собственнику было важно не просто «настроить учет», а получить понятную финансовую картину по всему бизнесу и по каждому направлению отдельно.

Основные задачи сформулировали так:

• Собрать школу и детский сад в одной системе учета, чтобы видеть финансы целиком.
• Разделить показатели по направлениям и понять реальную прибыль каждого.
• Настроить детализацию по видам услуг: отдельно школа, детский сад, продленка, кружки, дополнительные занятия и другие поступления.
• Наладить контроль доходов и расходов по бизнесу в целом, чтобы видеть не только выручку, но и реальный финансовый результат.
• Разобрать структуру затрат и найти точки для оптимизации.
• Отделить деньги бизнеса от личных трат собственников и определить, какую сумму дивидендов можно безопасно выводить без ущерба для компании.

Что сделали за три месяца

Работа с финансовым экспертом заняла около трех месяцев. 

1. Восстановили финансовые данные за 2025 год, чтобы собрать не приблизительную, а реальную картину бизнеса.​

Для этого пришлось буквально поднимать историю по бумажным журналам, фотографиям записей, банковским выпискам и кассовым движениям. На старте часть расходов и поступлений вносили в систему почти вручную, потому что единой структуры данных у бизнеса не было.​

Одновременно настроили учет текущей деятельности.

2. Настроили структуру учета. Для анализа бизнеса разработали структуру статей доходов и расходов с детализацией по направлениям деятельности.

Это позволило оценивать эффективность отдельно школы, детского сада, дополнительных образовательных услуг.

Отдельно выделили статьи «эквайринг и комиссии». Раньше собственник видел только итоговое поступление и не понимал, сколько денег банк удерживает по пути, а после настройки учета стало видно, что комиссии по эквайрингу могут достигать 40–50 тысяч рублей, а при снятии наличных для выплат тоже теряются заметные суммы.​

Например, при снятии 200 тысяч рублей на зарплаты часть денег уходила на комиссию, и в кассу доходило меньше, чем планировалось. Это помогло увидеть, что даже привычный способ расчетов влияет на финансовый результат и требует пересмотра.​

3. Совместно с собственником и сотрудниками разработали единый шаблон таблицы, в которой администраторы фиксируют текущие операции: наличные оплаты, поступления по карте, переводы на расчетный счет, выплаты и другие движения денег.​

Это упростило и ускорило сбор данных.

4. На базе собранных данных сформировали ключевые управленческие отчеты: 

• ДДС — отчет о движении денежных средств,
• ОПУ — отчет о прибылях и убытках,
• Баланс,

По итогам была проведена презентация финансовых результатов за 2025 год по двум направлениям бизнеса.

5. Оценили возможности привлечения финансирования. Анализ отчета о прибылях и убытках позволил собственнику оценить возможность привлечения кредитных средств для развития бизнеса.

Как теперь устроена финансовая работа

Сейчас сотрудники школы и детского сада ведут таблицы по регламенту и передают данные финансовому эксперту. По школе информацию могут обновлять раз в неделю, по саду — обычно раз в месяц, потому что операций меньше.​

Финансовый эксперт проверяет поступления и выплаты, распределяет их по статьям и периодам, собирает отчетность. Если какие-то операции не сходятся, данные дополнительно сверяют с сотрудниками школы или сада.​

С собственником регулярно проводят встречи: спорные платежи разбирают по ходу работы, а по итогам месяца смотрят отчеты и обсуждают результат. Это позволило перевести финансовую работу из режима «что-то где-то записано» в более системный процесс.​

Какие результаты получил бизнес

Главный результат — собственник наконец увидел цифры не в общей массе, а по направлениям и статьям. Теперь понятно, сколько приносит школа, насколько проседает сад, какую долю выручки дают продленка и дополнительные занятия и какие поступления раньше выпадали из учета.​

Стало наглядно видно, что школа является основным драйвером бизнеса. По словам эксперта, при анализе одного из месяцев выяснилось, что сад ушел в глубокий минус, но школа сработала в плюс и вытянула общий результат компании.​

Учет показал и другую важную проблему — слишком большие личные изъятия из бизнеса. После внедрения стало видно, что со счета ИП регулярно оплачиваются личные расходы семьи, и в отдельные периоды объем таких выводов приближался к прибыли или даже превышал ее.​

Кроме того, стало проще искать точки для оптимизации. Сильно сократить аренду или фонд оплаты труда здесь трудно, зато отчеты подсветили банковские комиссии, неучтенные поступления, способы приема оплаты и порядок вывода денег как реальные зоны для наведения порядка.​

Появилась и база для решений по развитию услуг. После детализации стало видно, что дополнительные занятия и продленка тоже дают выручку, а некоторые слабые направления, наоборот, почти не влияют на результат и не стоят дальнейшего развития.​

Отдельную пользу управленческий учет дал собственнику при привлечении финансирования. В конце года он использовал собранные данные по выручке и расходам за 2025 год для подготовки документов на кредит, то есть уже опирался не на разрозненные записи, а на систематизированную финансовую информацию.​

Какие результаты еще можно отметить: 

• Наладился учет налогов и субсидий. В отчетах отдельно учитываются субсидии и налоговые платежи, что помогает точнее планировать финансовые потоки.
• Появилась база для формирования цен. Собственник может рассчитывать стоимость услуг с учетом реальной экономики бизнеса.
• Появился контроль над дивидендами. Теперь собственник понимает, какую сумму можно выводить из бизнеса, не создавая рисков для его стабильности.

Что в итоге

Внедрение управленческого учета помогло образовательному бизнесу собрать финансовые данные из журналов, таблиц, кассы, карт и расчетных счетов в одну систему. Благодаря этому собственник получил более честную картину по школе, детскому саду и дополнительным услугам.​

Теперь он видит не только общий денежный поток, но и реальную структуру выручки, расходы по статьям, комиссии, субсидии и объем личных изъятий. Это стало базой для более точных решений по дивидендам, расходам, кредитной нагрузке и дальнейшему развитию бизнеса.

А вы знаете, сколько ваш бизнес зарабатывает на самом деле?

Приходите на бесплатную консультацию финансиста ПланФакта. 

Разберем, как устроены финансы в вашем бизнесе. Покажем, где в бизнесе теряются деньги. Объясним, как выстроить учет, чтобы видеть прибыль и принимать решения с опорой на твердые цифры.