Управленческий учет в розничном бизнесе: оценили фактическую выручку и закрыли убыточные направления

Собственник сети розничных магазинов вел учет в 1С. В программе не учитывались некоторые расходы — компания не понимала, сколько заработала. Также 1С не разделяла доходы и расходы по разным торговым точкам — собственник не мог оценить их рентабельность. После автоматизации учета смогли увидеть фактическую выручку бизнеса, выявить неэффективные магазины и закрыть их. Высвободившиеся деньги пошли на развитие нового проекта. 

О клиенте 

Сеть магазинов «Акцент» продает сумки и аксессуары. «Акцент» — выдуманное название. Мы используем его, чтобы сохранить конфиденциальность клиента. Остальная история и цифры — реальные. 

Бизнес работает в Санкт-Петербурге с 2000 года. Это 7 офлайн-магазинов в торговых центрах. В магазинах продаются сумки, кошельки, чемоданы, зонты, очки и другие мужские и женские аксессуары. Оборот компании составляет 92 млн рублей. 
 
Для дальнейшего развития бизнеса собственнику необходимо было понимать  финансовое состояние каждой торговой точки. Программа 1С, в которой бухгалтер вел управленческий учет, не справлялась с этой задачей. 

Учет в 1С создавал проблемы

Бухгалтер собирал отчетность в 1С, но данные не всегда вносились корректно, а какие-то вовсе не учитывались. Собственник не понимал текущего состояния бизнеса: какие магазины прибыльные, а какие тянут на дно. 

В отчетах не учитывались расходы на эквайринг. Деньги на расчетный счет поступают за вычетом комиссий. При больших оборотах, например, 10 млн в месяц, банки забирают примерно 170 000 рублей. Если их не учитывать, собственник некорректно рассчитает налог на прибыль, а также не поймет, сколько компания заработала на самом деле.

Программа 1С не разделяла доходы и расходы по магазинам. Собственник получал только общий отчет и не видел рентабельность разных точек. Эти данные были необходимы для закрытия убыточных и развития прибыльных направлений.

С ПланФактом собственник увидел убыточные направления и закрыл их

Владелец понимал, что не все магазины приносят достаточно прибыли. Чтобы расти дальше, он планировал закрыть убыточные точки и выйти с товаром на маркетплейсы. Собственник купил услугу «Внедрение» и начал совместную работу с финансовым экспертом Еленой Гулидовой.

Елена настроила систему учета: разработала схему внесения и распределения данных, сформировала бюджеты доходов и расходов для каждого магазина. 

Вот что из этого вышло.

Данные по эквайрингу учитываются на регулярной основе. В конце каждого отчетного периода финансист получает отчеты по комиссиям из банка, затем разносит их по каждому магазину отдельно.

ПланФакт автоматически формирует отчет о прибылях и убытках. Он позволяет увидеть, как меняется рентабельность бизнеса , а также  сколько заработал каждый магазин, можно ли отложить деньги на развитие.

Финансист формирует бюджет доходов и расходов. БДР позволяет прогнозировать чистую прибыль каждого направления и бизнеса в целом. Этот инструмент отражает цифры по планируемым и фактическим доходам и расходам отчетного периода. 

Результаты

ПланФакт и работа с финансовым экспертом решили проблему с некорректным учетом расходов. Цифры в отчетах и в реальности сходятся. Собственник видит актуальную информацию о выполнении плана в течение месяца по каждому магазину.

Автоматизировали учет данных. Выяснили, что затраты на эквайринг и проценты по ранее не учитывались. Настроили сервис таким образом, что можно смотреть отчеты по каждому магазину отдельно. Запланировали прибыль, проанализировали динамику выполнения бюджета.

Собственник получил доступ к отчету о прибылях и убытках в режиме реального времени. Это позволило оценить фактическую выручку по магазинам, принять решение о закрытии 2 убыточных точек, а товар вывести на маркетплейсы.