Телекоммуникационная компания внедрила финучет и увидела, сколько реально приносит бизнес

Компания Плюсофон предоставляет бизнесу виртуальную телефонию, городские и мобильные номера. Годовой оборот составляет 711 млн рублей, в штате работает 70 человек. 

Плюсофон входит в группу компаний Runexis, в которой зарегистрировано 10 юридических лиц. Учет по каждому предприятию ведется в собственной базе 1С. Информация по всем компаниям собирается и автоматически загружается в базу консолидации. Так руководитель видит общую финансовую картину. 

Управленческая отчетность Плюсофон велась в 1С два года и с большим количеством итераций. Если нужно было что-то поменять, привлекали специалистов 1С. 

Проблема: отчеты 1С сдавались не вовремя и с ошибками

Для управления финансами компании нужны два управленческих отчета: движение денежных средств (ДДС) и отчет о прибылях и убытках (ОПУ). 

Чтобы сформировать их, пять бухгалтеров и целый отдел расчетов заполняли базы 1С и консолидации. На это уходило 4–6 недель. Павел Кондратьев, руководитель компании, получал ДДС не раньше 10 числа месяца, следующего за отчетным. ОПУ — не раньше 25 числа. 

Программа 1С не позволяет настроить корректное разнесение данных по статьям. В отчетах появлялись ошибки. Например, в ОПУ дублировались данные о займах и кредитах из ДДС. Всё потому, что отчеты формулировались на основе одних и тех же документов из единой базы. Это искажало реальную финансовую картину. 

Поэтому перед сдачей управленческой отчетности совету директоров Павел проверял все выгрузки данных. Верные статьи и категории приходилось держать в голове, что также не исключало потенциальных ошибок. В удачном отчете собственник делал 10 правок, в неудачном — 30-50. 

Механизм исправления неточностей был налажен так: 
руководитель находит ошибки — отправляет их в бухгалтерию — они исправляют их в 1С — все заново перепроводят

Проблема: ошибки мешали планированию 

Отчеты 1С мешали планировать траты так, чтобы избежать кассовых разрывов. Невозможно было соотнести реальные деньги и потребности, которые должны возникнуть в ближайший месяц. Кассовых разрывов помогали избегать лояльные к задержке оплат поставщики, кредиты, овердрафты. 

«Отчеты ОПУ в 1С были нестабильными: сумма дохода то растет, то падает, то снова растет. При этом непонятно, из-за чего это происходит и как на это влиять. Флуктуации мешали проанализировать реальную картину и предсказать, что будет в следующем месяце».

База в 1С сложная и объемная: нельзя в моменте добавить прогнозируемые данные, посмотреть, какой будет результат, и по необходимости перепланировать. Отчеты сложно использовать для операционной деятельности. Они делаются неоперативно и содержат лишнюю информацию. Отчетность из 1С подходит для совета директоров, но не для управленческих решений. 

Решение: автоматизировать управленческий учет с сервисом ПланФакт

В октябре 2023 года руководитель начал работу и обучение с финансовым экспертом сервиса Ксенией Погарской. Сразу стало понятно, что отчет ДДС формировать в ПланФакте проще, чем в 1С. 

В процессе обучение Павел с Ксенией построили отчет о прибылях и убытках. В отличие от ОПУ в 1С картина доходов и расходов получалась ровная. Это позволило видеть, что реально происходит в компании, как растет прибыль, за счет чего это происходит. 

Руководитель понял, что из-за ошибок разнесения в сумму дохода попадало то, что туда попадать не должно. И так же с расходами. Благодаря тому, что отчет делали с нуля, разносили данные более корректно и убирали флуктуации, увидели ровную картину расходов и доходов, адекватную картину прибылей и убытков.

Результаты

Павел обратился в ПланФакт, чтобы сделать финансовый учет прозрачным и навести порядок в финансах. Вот чего удалось достигнуть.

1. В компании наладили финансовое планирование: 

— Увидели, что рост прибыли носит плавный характер, не скачкообразный.
— Адекватно оценили валовую рентабельность: она составила 35-40%, по субъективным ощущениям она должна была быть на уровне 20%.
— Нашли деньги на развитие бизнеса. В декабре инвестировали 15 млн рублей в закупку оборудования. ПланФакт показал, что компания может позволить подобные траты без ущерба для остальной деятельности.

2. Оптимизировали время и траты на управленческий учет. Ведение ПланФакта снижает рабочую нагрузку на бухгалтерию. Это потенциально позволяет экономить не меньше 150 тысяч рублей в месяц на зарплате двух бухгалтеров.