Сервис автоматизации бизнеса экономит 50 тыс. руб. и 18 часов в месяц с финучетом

Квант+ автоматизирует бизнес-процессы и помогает компаниям расти. Собственный финансовый учет вели в гугл-таблицах. Ошибок не допускали, но тратили много времени на созвоны. Также ручной учет финансов не отражал реальное состояние бизнеса: маркетинг мог потратить 150 тыс. руб. на рекламу у ютубера, который не приносил лидов в прошлом.

ПланФакт автоматизировал финучет в Квант+. Теперь в компании на него тратят в 10 раз меньше времени, а собственники полностью контролируют расходы и эффективность вложений.

Сервис управления компанией из одного окна с оборотом 60 млн

Квант+ — ведущие партнеры системы для автоматизации бизнес-процессов Квант. Сервис систематизирует операционную деятельность компании — всем можно управлять из одного окна.

• Сотрудники — 16 человек.
• Годовой оборот — 60 млн руб. 

В России закрепилось понятие CRM-системы, но для полной автоматизации бизнеса привычного слова еще пока нет. Сооснователь Квант+ Михаил Белокоз считает, что business services management — лучшее определение деятельности Квант+. 

Внутри любого бизнеса можно выделить разные области и автоматизировать их. Финансовым учетом управляют с помощью специальных сервисов, для отдела продаж придумана CRM-система, с помощью канбан-досок ведут проекты, а Квант+ — решение для управления бизнесом в целом.

Проблема: ручной учет финансов не отражает реальное состояние бизнеса

Ручной учет не давал полной прозрачности в финансах. Собственники не всегда знали, сколько денег есть и как эффективно они используются. Например, маркетолог мог оплачивать рекламу на ютуб-канале, которая по статистике не приносила лидов. 

Дивиденды распределялись интуитивно. Операций было настолько много, что Михаил Белокоз может лишь примерно сказать, сколько они зарабатывали до ПланФакта.

Компания также использует сторонние сервисы для работы: Getcourse, Roistat, AmoCRM. Их стоимость в месяц около 100 тыс. руб. До ПланФакта вносили оплату за месяц. Но оплачивать тариф на несколько месяцев или год выгоднее — скидки могут достигать 50%.

Проблема: много времени тратится на ведение гугл-таблиц

В компании два собственника, и они вместе занимались финансами. На ежедневных созвонах вручную вносили в гугл-таблицы платежи и распределяли расходы по проектам. Встречи отнимали час рабочего времени каждый день. Уйти от них не получалось, потому что каждый хотел обладать финансовой информацией в полном объеме.

Михаил Белокоз так описывает финучет вручную:

«Час в день — это 5 часов в неделю и 20 часов в месяц. При обороте 5 млн в месяц очень сложно каждый день вручную распределять все входящие платежи и их контролировать. Я с ума сходил от этой таблицы. Не бросили все это только потому, что сами занимаемся систематизацией и знаем, как важен для бизнеса учет финансов»

Решение: автоматизировать финансовый учет

Квант+ решили автоматизировать финучет, чтобы сэкономить время собственников. Для выбора сервиса автоматизации изучили отзывы на Startpack, сравнили их количество и рейтинги, остановились на ПланФакте. 

При автоматизации финучета купили услугу внедрения, чтобы сервис лучше прижился. Эксперт ПланФакта познакомил с функционалом, что позволило избежать ошибок на этапе внесения данных. 

Перенесли в ПланФакт данные за месяц и добились соответствия

Обычно собственники жалуются, что цифры из Excel или гугл-таблиц не соответствуют действительности. Важное отличие финансового учета в Квант+ от большинства других компаний, где ведут финансы вручную, — отсутствие ошибок. На момент внедрения сервиса компания имела адекватную финансовую информацию, которую нужно было только перенести в ПланФакт. 

Ответственным за внедрение назначили финансового менеджера и поставили перед ним задачу: при переходе с гугл-таблиц в ПланФакт данные должны биться день в день и копейка к копейке. Михаил Белокоз сравнивает внедрение с пересадкой с одного поезда на другой, которое должно произойти вовремя и без потерь.

Решили вносить в ПланФакт данные за последний месяц. Добиться полного соответствия удалось не сразу. Некоторые цифры все же терялись, но «пересесть» без финансовых потерь было принципиально важно для собственников. В результате финансовый менеджер привел ПланФакт и гугл-таблицы к полному соответствию: все данные сходились. В компании перешли на новую систему финансового учета. 

Автоматизировали распределение операций, завели платежный календарь

Все платежи с расчетного счета автоматически загружаются в ПланФакт. Так же автоматически все операции распределяются по фондам согласно правилу, заданному заранее. Каждый фонд закреплен за отделом компании. 

Планируемые платежи тоже фиксируются в ПланФакте. Для них есть платежный календарь. Таким образом у собственников всегда есть актуальная информация, какие платежи и из каких фондов запланированы на ближайшее время.

Раз в неделю — координационный день. На получасовом созвоне собственники проверяют, сколько денег получили, какие расходы предстоят, сколько денег в фондах. Так удается предотвращать кассовые разрывы и контролировать запланированные платежи разных отделов. 

Результаты: ускорили финучет в 10 раз и сократили расходы 

У Квант+ было две основные задачи: организовать прозрачную систему контроля финансовых показателей и снизить время на финансовый учет. Вот чего достигли.

1. Уменьшили количество созвонов с 5 часов до 30 мин. в неделю. Сейчас получается экономить до 18 часов в месяц.

2. За год работы собственники удвоили доход: завели отдельный фонд для дивидендов в ПланФакт. Теперь деньги распределяются автоматически, а не интуитивно.

3. Большинство сторонних сервисов, вроде Getcourse, Roistat, AmoCRM, сейчас предоплачивают на полгода или год. Это экономит 50 тыс. руб. в месяц. 

4. Автоматизация финучета также помогает руководителям контролировать расходы и эффективность вложений. Фонды в компании закреплены за отделами. Руководители видят в ПланФакте, сколько тратит каждый отдел и какими деньгами располагает. Например, маркетолог увидел в ПланФакте запланированный платеж 150 тыс. руб. на рекламу, пришел к собственникам и объяснил, что по статистике этот ютубер не приносит лидов. Компания прекратила сотрудничество. 

Квант+ остались довольны сотрудничеством. В планах — партнерство с ПланФакт и внедрение сервиса автоматизации финучета в работу своих клиентов.