Как внедрить планирование в компании, чтобы не попадать в кассовые разрывы и масштабироваться

Планирование — один из самых важных инструментов для грамотного управления финансами компании. Екатерина Сельманович, заместитель руководителя отдела консультирования ПланФакта рассказала, как планирование помогает руководству заглянуть в будущее, заранее увидеть риски и грамотно распорядиться ресурсами.

Основные задачи планирования

1. Определение целей. Размер прибыли, ликвидность активов, рентабельность инвестиций можно запланировать. Это поможет бизнесу расти стабильно и уверенно.
2. Прогноз доходов и расходов. Бюджет помогает заранее понять, какой доход получит компания и сколько нужно будет потратить на текущие расходы. Это позволит вовремя заметить возможные проблемы и их решить.
3. Контроль движения денег. Правильное распределение средств между отделами и проектами помогает работать эффективнее и не тратить лишнего.
4. Контроль выполнения планов. Следить за планом — значит вовремя замечать, что что-то пошло не так, и сразу же это исправлять. 

Планирование — это фундамент успешного управления. Оно даёт компании гибкость, чтобы подстроиться под изменения вокруг, и фокус, чтобы достигать нужных результатов. 

Виды планирования

В управленческом учете есть несколько основных видов планирования, которые помогают бизнесу эффективно управлять ресурсами и достигать целей.                                                                    

В зависимости от срока, на который составляется прогноз, выделяют 3 вида планирования.

Стратегическое

Это долгосрочный инструмент (на 3–10 лет). Он используется, чтобы определить общее направление развития компании: куда двигаться дальше, какой рынок осваивать, какую позицию занять относительно конкурентов. Такой план поможет привлечь дополнительные ресурсы: инвесторы вкладываются в компании с ясной перспективой роста.

Тактическое (бюджетное)

Бюджет составляется на срок от 1 до 3 лет. Он четко показывает, какие ресурсы (деньги, персонал) и в каком объеме мы выделяем каждому отделу и проекту. Таким образом, наша общая стратегия превращается в конкретные цифры с чёткими сроками. Важно и то, что бюджет помогает оценить результат. Сравнив плановые показатели по прибыли, продажам и расходам с фактическими, мы сразу видим, где преуспели, а где есть возможности стать лучше.

Оперативное

Оно направлено на решение конкретных повседневных задач здесь и сейчас, буквально на ближайшие дни, недели или месяцы. Позволяет бизнесу быть готовым к неожиданностям, мгновенно реагировать на сбои в цепочке поставок, поломки оборудования или задержки платежей.

Ключевые отличия видов планирования:

• Стратегическое — «куда идем?» (долго).
• Тактическое — «как идем?» (на год).
• Оперативное — «что делаем сегодня?» (ежедневно).

Как с помощью планирования не допустить кассового разрыва

Представьте: вы владелец кафе, дела идут хорошо, количество посетителей растет, растут доходы. Но вдруг случается неприятность: владелец здания решил увеличить арендную плату, одновременно с этим сломалась кофемашина. На продукты вам нужно регулярно увеличивать бюджет, т.к. количество гостей растёт. Доходы вроде бы есть, а свободных денег — нет. И вот вы уже в панике: как оплатить аренду, закупки и зарплату бариста в пятницу?

Эта ситуация — кассовый разрыв — классическая головная боль для малого бизнеса. Суть проста: деньги вроде бы и должны быть, но прямо сейчас их нет на счете для самых неотложных платежей. Бизнес прибыльный, но может споткнуться на ровном месте из-за банальной нехватки наличности.

Чтобы избежать дефицита денежных средств и обеспечить стабильную работу компании, важно грамотно организовать систему планирования и контроля денежных потоков. 

Вот простой план, как выстроить защиту от кассовых разрывов.

Шаг 1. Сбор данных

• Прежде чем начать планировать, важно собрать всю информацию о текущем положении дел:
• Регулярные поступления и платежи. Узнайте, сколько денег вы получаете от клиентов и сколько тратите на поставщиков, аренду и зарплаты сотрудников.
• Денежные остатки. Проверьте, сколько денег у вас есть на расчетных счетах и в кассе.
• Долги. Соберите информацию о том, сколько вы должны своим партнерам и кредиторам.
• Крупные траты. Подготовьте список предстоящих крупных выплат, таких как инвестиции, покупки оборудования и налоги.

Шаг 2. Составление прогноза

Далее разделите свои денежные потоки на две категории:

1. Ожидаемые поступления (продажи товаров/услуг, займы, кредиты и прочие поступления).
2. Ожидаемые выплаты (закупки сырья и материалов, зарплаты сотрудников, оплата аренды, налогов).

Создайте платежный календарь на месяц вперед, разбивая каждую категорию на конкретные дни. Он поможет увидеть будущее движение денежных средств и плановые остатки на счетах.

Шаг 3. Регулярное обновление плана

Поддерживать ваш платежный календарь в актуальном состоянии — это ключевой момент. Вот как это сделать:

• Следите за оплатами. Каждый день проверяйте, поступили ли деньги от покупателей и не задерживаются ли платежи вашим поставщикам.
• Контролируйте остатки. Обращайте внимание на прогнозируемые остатки на счетах. Если видите, что может возникнуть нехватка средств, действуйте сразу: подумайте о продлении сроков платежей поставщикам, краткосрочных кредитах или неформальных переговорах с покупателями о досрочных платежах.
• Обновляйте данные. По мере появления новых договоров, счетов или проведенных платежей, вносите изменения в ваш календарь.

Шаг 4. Контролируем долги — и чужие, и свои

Здесь все просто: нужно следить, чтобы вам вовремя платили, и самому не пропускать сроки платежей.

• Следите за задолженностями. Регулярно проверяйте, есть ли у вас просроченные платежи от клиентов (это ваша дебиторка).
• Планируйте выплаты по долгам. Создайте график, когда и сколько вы будете платить своим кредиторам (это ваша кредиторка), и внесите эти данные в Платежный календарь.
• Мотивируйте клиентов. Рассмотрите возможность скидок или бонусов за раннюю оплату, чтобы побудить их платить вовремя.
• Договаривайтесь с поставщиками. Как только замечаете снижение остатка средств, старайтесь договориться с поставщиками об отсрочке платежей.

Шаг 5. Нормирование оборотных средств

Оборотные средства — это деньги, которые нужны вашей компании для повседневной работы. Их нельзя выводить из бизнеса.

Оборотный капитал = Дебиторка + Запасы – Кредиторка

• Рассчитайте свой оборотный капитал. Это поможет вам всегда иметь достаточно денег для текущих расходов.
• Следите за изменениями. По мере роста вашего бизнеса ваш оборотный капитал будет меняться, поэтому регулярно рассчитывайте его величину.

Шаг 6. Резервный фонд

На случай непредвиденных ситуаций важно создать «подушку» из средств на операционные расходы на срок 3–6 месяцев.

• Ставьте цель. Ежемесячно откладывайте 5–10% от выручки для создания этого запаса.
• Работайте с деньгами. Чтобы ваши сбережения приносили доход, можно положить их на вклад или другие финансовые инструменты, но они должны быть достаточно ликвидными, чтобы в случае необходимости быстро их использовать.

Правильное планирование денежных потоков обеспечит вашему бизнесу уверенность в завтрашнем дне и снизит риск возникновения кассовых разрывов. Главное правило — постоянно следить за изменениями внутри вашей компании и за ситуацией на рынке и быстро реагировать на любые угрозы.

Инструменты планирования для масштабирования бизнеса

Хотите обеспечить стабильный рост вашей компании? Тогда вам обязательно нужен грамотный подход к планированию, который учитывает стратегию, финансы и операционную деятельность. Ведь четкий и систематизированный план позволит вам грамотно распределять ресурсы, избегать финансовых проблем и достигать обеспечит рост вашему бизнесу.

Вот главные шаги для построения такого плана.

Шаг 1. Анализ ситуации

Проверьте, где находится ваша компания прямо сейчас:

• SWOT-анализ. Выявляем сильные стороны, слабые места, открывающиеся возможности и потенциальные угрозы.
• Оценка финансов. Разберитесь, куда уходят деньги, какой доход приносит каждая услуга или продукт, какая у вас маржа прибыли.
• Инфраструктура и технологии. Проверьте состояние оборудования, IT-инфраструктуры и производственных процессов.
• Рынок и конкуренты. Изучите поведение покупателей, узнайте, кто ваши главные конкуренты и какие тенденции преобладают на вашем рынке.

Шаг 2. Постановка целей и разработка стратегии

Решите, куда движется ваша компания.

• Сформулируйте миссию. Зачем мы вообще всё это затеяли? Какой бизнес хотим построить?
• Четко обозначьте долгосрочные и краткосрочные цели, например, увеличить продажи вдвое или выйти на новый рынок.
• Создайте пошаговый план действий для достижения каждой цели.

Шаг 3. Выбор инструментов планирования

Теперь определимся, какими инструментами будем пользоваться.

Финансовое моделирование – это мощный инструмент, позволяющий предсказывать будущее состояние бизнеса. Например, с ним легко рассчитать:

• Сколько инвестиций понадобится?
• Когда мы выйдем на самоокупаемость?
• Как отразится повышение цены или падение спроса на нашу прибыль?

По сути, это «цифровой двойник» бизнеса, который позволяет тестировать сценарии без реальных рисков.

Бюджет доходов и расходов (БДР) фиксирует плановые цифры по доходным и расходным статьям и показывает будущую прибыль или убытки за выбранный период (месяц, квартал, год).

Вы можете моделировать разные сценарии. Проработайте несколько вариантов развития событий (оптимистичный, базовый, пессимистический), чтобы подготовиться к возможным рискам. Для каждого варианта составьте свой бюджет.

Каждый месяц сверяйте реальные цифры с вашим бюджетом и вносите нужные поправки.

Шаг 4. Реализация 

Переходим к действию. 

Разделите большие проекты на маленькие и понятные задачи.
Постоянно контролируйте ход работ, используя KPI и отчёты. Регулярно проверяйте промежуточные результаты и корректируйте план.

Ваша цель — выполнить запланированные мероприятия последовательно и качественно.

Шаг 5. Контроль и оценка результатов

Проверяйте себя регулярно:

• Установите конкретные точки контроля для анализа прогресса.
• Измеряйте важные финансовые показатели (прибыли, затраты, ликвидность, возврат инвестиций).
• Получайте обратную связь от команды, клиентов и партнёров.
• Используйте метод сравнения с успешными компаниями отрасли (бенчмаркинг).

Эти меры позволят держать руку на пульсе и быстро адаптироваться к изменениям.

Советы по успешной реализации

• Будьте гибкими. Быстро реагируйте на изменения во внешней среде, меняйте планы.
• Экспериментируйте. Тестируйте новые подходы и внедряйте инновационные идеи.
• Мотивируйте команду. Создавайте позитивную атмосферу, поощряйте инициативу и профессионализм.

Следуя этому плану, ваш бизнес сможет уверенно двигаться вперед, увеличивая свои масштабы и укрепляя позиции на рынке.

Помните, что планирование — это ваш путеводитель, который поможет достичь желаемых результатов. Каждый инструмент имеет свою специфику, и правильное сочетание методов поможет вам успешно управлять финансами, снижать риски и повышать эффективность работы.

Финдиры ПланФакта наведут порядок в финансах и наладят планирование 

Опытный специалист ПланФакта решит финансовые задачи бизнеса под ключ: настроит прозрачную систему учета, внедрит планирование, научит зарабатывать больше. Его не нужно нанимать в штат – сможете сэкономить время и деньги.  

Финансист составит Бюджет движения денежных средств и Бюджет доходов и расходов, внедрит платежный календарь, чтобы компания контролировала финансовые потоки и достижение бизнес-целей. 

Пройдите короткий опрос, чтобы получить персональное предложение и консультацию.