Как собственник трех бизнесов экономит время, чтобы зарабатывать деньги

Никита Робуль за десять лет запустил три успешных бизнес-проекта: типографию полного цикла «Градъ Принт» в Нижнем Новгороде, байер-сервис «Клуб шопоголиков» и закрытый премиальный бизнес-клуб. В своих проектах Никита автоматизирует финансовый учет с помощью ПланФакта. 

• Суммарный годовой оборот компаний — более 100 млн. руб.

Управленческий учет помог собственнику экономить время и контролировать платежи

Первый опыт внедрения сервиса был еще в 2017 году. До этого предприниматель вел учет в Excel. В день он тратил несколько часов, чтобы разобраться в приходах и расходах. Учет был сложный и неточный. Это раздражало собственника.

Никита признается, что тогда не ждал точных данных по бизнесу. Стояла одна задача — сэкономить время за счет автоматизации внесения данных. 
Сразу после внедрения ПланФакт был просто механизмом автоматизации процессов. Данные подгружались автоматически, больше не нужно было все вносить вручную. Получилось сэкономить время и решить основную проблему бизнеса в 2017 году.

Вторая задача, которую решал ПланФакт в компании «Градъ Принт» — делегировать финансовый учет. Ведение Excel Никита Робуль не мог никому поручить, потому что сложно проверить достоверность учета. Сотрудник будет вносить данные вручную, допускать ошибки, а собственник не сможет об этом узнать, если не перепроверит.

«Я получу или недостоверный учет, который нужно перепроверять, или не буду знать, сколько у меня денег. Пользы от такого делегирования нет. 
В ПланФакте есть стандартизация. Ты просто показываешь, как нужно делать, и можешь доверить ведение учета сотруднику»

Автоматизация в ПланФакте минимизировала вероятность ошибок и позволила делегировать процесс финансового учета. 

Следующая решенная задача в компании — появилась детальная аналитика и отчеты ДДС и P&L.

Вот один из примеров, как это помогло собственнику. В отчете ДДС Никита Робуль увидел крупный платеж, примерно 5-7% от оборота. Он начал выяснять, почему сумма платежа в 4 раза превышает ежемесячную. Провел расследование, узнал, что контрагент не вовремя выставил счета, ввел правило работы с этим контрагентом. Теперь поставщик своевременно выставляет счета, бухгалтерия сразу их оплачивает. 
Без ПланФакта собственник не увидел бы этот платеж. Работа с этим контрагентом привела бы к финансовым сложностям. 

ПланФакт помог вовремя поменять цены

В 2023 году Никита Робуль снова автоматизировал финансовый учет на базе ПланФакта уже в другой своей компании — в байер-сервисе «Клуб шопоголиков». Это магазин оригинальных брендов одежды и аксессуаров из Европы и США.

Здесь учет тоже сначала вели в Excel, потом пробовали систему для учета личных финансов. В ней приходилось обновлять страницу перед внесением новой операции, иначе браузер отсылал последнюю отправленную операцию по второму разу. Такая особенность кеширования приводила к задваиванию данных.

Когда в ПланФакте появилась возможность интеграции с Дзен.Мани, Никита Робуль автоматизировал учет с помощью сервиса и в этом бизнесе. Делегировал его финансисту, который вносит данные, контролирует операции, разносит по статьям.

Через 4 месяца работы в сервисе обнаружили, что картина не такая радужная, как хотелось бы.

Маржинальность и прибыльность бизнеса ниже, чем предполагал собственник. Считал, что наценка на товары высокая, а оказалось, что она не покрывает себестоимость услуги по доставке товаров. 

«Стоимость доставки рассчитывали два года назад. С тех пор она сильно подорожала, а мы этого не учли и не включили эти расходы в себестоимость. Подняли наценку на 10%, чтобы повысить маржинальность и прибыль. Так ПланФакт помог снять розовые очки»

Без управленческого учета собственник заметил бы гораздо позже, что прибыль падает. Сервис помог скорректировать наценку, повысить прибыль и избежать упущенной выгоды.

Алгоритм: автоматизируй, делегируй, зарабатывай

Со следующего года Никита Робуль внедрит ПланФакт в работу еще одной компании: бизнес-клуба. Предприниматель считает, что это нужно делать, когда количество операций увеличивается, и Excel или Дзен.мани перестают справляться. В этом случае траты на сервис будут оправданы и окупятся. Как и в других проектах, предприниматель сразу делегирует финансовый учет сотруднику. Освободившееся время он потратит на зарабатывание денег.

У собственника есть опыт использования ПланФакта в разных бизнесах. По его мнению, сервис подходит для любого направления, но особенно — в таких случаях, когда у компании:

• несколько банковских счетов;
• много платежей и поступлений по разным направлениям на один и тот же счет.

Управленческий учет экономит время на зарабатывание денег

Результаты внедрения сервиса автоматизации финансового учета в двух компаниях:

1. Сэкономили время. Без ПланФакта собственник тратил по 4-5 часов в день на проверку операций и сверку отчетов. Сейчас учет в двух компаниях ведут сотрудники, процесс легко можно делегировать.

2. Сэкономленное время собственник тратит на зарабатывание денег, развитие новых проектов, обучение и общение с клиентами. Это Никита Робуль считает главным результатом автоматизации финучета.

3. Ввели фонды и разделили деньги по ним. Теперь тратят не из операционной деятельности, а из целевых фондов.

4. Вовремя обнаружили рост расходов на логистику, подняли наценку на 10% и увеличили маржинальность.

5. Контролируют своевременность выставления счетов. Так компания расходует равномерно и избегает крупных платежей.