Как развивать проактивность в команде: 3 универсальные техники

Сотрудники, которые предлагают идеи, решают сложные задачи, несут ответственность за свои ошибки — на вес золота. Они развиваются сами и драйвят бизнес. Такие люди обладают проактивным мышлением. 

Есть и другой тип людей, с реактивным мышлением. Они ждут, когда им придут на помощь, ищут отговорки, не умеют справляться с трудностями. В статье рассказываем, чем отличается проактивность и реактивность, как развивать нужный тип мышления у сотрудников.

Что такое проактивность

Проактивность — это простыми словами способность действовать не по плану, проявлять инициативу и занимать активную позицию в решении задач. В отличие от реактивного подхода, при котором сотрудники ждут указаний или реагируют на возникающие проблемы, проактивные сотрудники сами ищут возможности для улучшения процессов, предвидят потенциальные трудности, стараются их избежать.

Проактивность — активное поведение, реактивность — пассивное. Сотрудники с проактивным мышлением не ограничиваются выполнением своих обязанностей. Они предлагают новые идеи, ищут нестандартные способы решения задач. Проактивные люди умеют брать на себя ответственность, принимать решение в кризисных ситуациях.

Представим, что продавец магазина техники, работая с клиентом, сталкивается со стрессовой ситуацией. Покупателю попался бракованный товар, он хочет вернуть деньги, скандалит. 

✅Проактивный сотрудник быстро анализирует ситуацию и понимает: если сейчас не пойти навстречу, клиент из принципа раздует скандал, будет грозить исками и Роспотребнадзором. Поэтому сотрудник соглашается вернуть деньги, приносит извинения, предлагает бонус за испорченное настроение. Гнев покупателя утихает, так как его проблему быстро решили.

❌Реактивный сотрудник в этой же ситуации действует иначе. Он выбирает посоветоваться с руководителем, так как сам не умеет принимать решения в стрессовых ситуациях. Пока он разговаривает с руководителем, клиент еще больше сердится, пишет претензию на электронную почту и негативный отзыв на Яндекс Картах. Компании все равно нужно будет вернуть деньги за качественный товар, но теперь еще придется отреагировать на претензию и отзыв.

На этом примере понятно, что проактивность сотрудника помогла избежать скандала. Проактивность — позиция, при которой человек предпочитает действовать, искать способы решения проблемы. Реактивность — позиция, при которой человек выбирает ждать, когда ему помогут решить проблему.

Проактивность в первую очередь важна для руководителей. Им нужно находить нестандартные способы решения проблем, брать ответственность за выбранные методы реализации задач. 

Также это важное качество для всех сотрудников, которые работают с людьми. Менеджеры, специалисты техподдержки должны уметь предугадывать потребности клиентов, находить выход из нестандартных ситуаций. 

Креативные специалисты, например, маркетологи, дизайнеры, копирайтеры, сммщики также должны быть проактивны. Тогда они смогут придумать нестандартные рекламные кампании, креативы, идеи для продвижения.

Зачем это нужно бизнесу

Развитие проактивности помогает:

1. Увеличить эффективность работы. Проактивный сотрудник сам решает возникающие проблемы, а не ждет, пока ему помогут. Поэтому он быстрее справляется с задачей.
2. Достигать целей. Проактивные специалисты не ждут указаний, они ищут способы достижения целей. Дизайнер не будет ждать, пока продакт-менеджер выберет цвета для кнопок в приложении. Он разработает несколько вариантов, покажет их менеджеру. Так получится быстрее выбрать цвета для кнопок.
3. Действовать в стрессовых ситуациях. Проактивные сотрудники легче справляются с неожиданными проблемами, самостоятельно определяют верное решение для конкретной ситуации.
4. Быстро адаптироваться на новом рабочем месте. Проактивные сотрудники быстрее осваиваются в новых условиях, так как они сами ищут информацию о том, как решить задачу.
5. Развивать новые идеи. Инициативные сотрудники предлагают нестандартные решения, если видят, что что-то можно улучшить. Это позволяет создать атмосферу креативности в команде.

Проактивные сотрудники более продуктивны. Они самостоятельны, умеют быстро выполнять задачи, креативить, добиваться целей, принимать верные решения в стрессовых ситуациях. За счет этого они более выгодны для компаний.

Качества и характеристики проактивной команды

Проактивность в работе включает в себя несколько качеств.

Инициативность. Инициативные сотрудники не ждут указаний, что и как нужно делать. Если они замечают, что какой-то процесс можно улучшить, то предлагают свою помощь.

Например, бухгалтер видит, что вести учет в Excel становится неудобно, так как компания растет, данных становится слишком много. Он предлагает руководителям внедрить сервис финансового учета Планфакт, чтобы автоматизировать создание отчетов, вести платежный календарь, тщательнее контролировать доходы и расходы. Инициативность бухгалтера помогает руководителю оптимизировать бизнес.

Умение анализировать. Аналитические навыки позволяют сотрудникам выбирать правильное решение, находить узкие места или потенциальные проблемы до того, как они станут критическими. 

Допустим, команда работает над новым продуктом. Один из UI/UX-дизайнеров замечает, что в приложениях конкурентов более приятный дизайн. Он изучил отзывы к продуктам конкурентов, собрал информацию о том, что им нравится больше всего, предложил улучшения уже разработанного дизайна. Продакт-менеджер утвердил изменения, дизайн конечного продукта очень понравился клиентам. Умение анализировать и инициативность дизайнера, вместе с решительностью менеджера, помогли создать хороший продукт.

Решительность. Умение принимать решение в сложных ситуациях так же важно, как и остальные качества. Продакт-менеджер из примера выше мог не решиться менять дизайн, это сделало бы продукт хуже.
Умение принимать ответственность. Проактивные сотрудники отвечают за последствия принятых решений. Например, в команде происходит ошибка, из-за которой проект идет не по плану. Сотрудник, допустивший ошибку, не будет пытаться переложить вину на коллег, не будет искать отговорки. Понимая свою роль в сложившейся ситуации, он возьмет ответственность за произошедшее, предложит решение проблемы. Например, разработает план по исправлению ошибки.

Гибкость. Умение подстраиваться под обстоятельства, придумывать, как действовать в изменившихся условиях, полезно для большинства специалистов. Гибкие люди спокойно относятся к нововведениям в компании, даже могут сами их предложить. Они не будут саботировать внедрение нового сервиса или плана продаж. Такие сотрудники устойчивее в кризисное время, быстро осваивают новые инструменты, мотивируют коллег.

Как оценивать проактивность

Проще всего оценить уровень проактивности с помощью готовых тестов. Есть русскоязычные опросники, разработанные на основе зарубежного теста «Proactive Coping Inventory». Так выглядят вопросы теста ↓

Такие тесты дают сотрудникам, затем анализируют результаты, чтобы сделать выводы об уровне продуктивности команды. 
Такой бланк с ответами вы получите от сотрудников ↓

А еще вы получите шкалу с результатами ↓

Тесты проводят раз в квартал, полгода, год, чтобы оценить динамику уровня проактивности. Если он снижается, нужно установить причины. Обычно проактивность снижается, когда люди не чувствуют поддержки, если уменьшается их мотивация.

Тесты субъективны, о проактивности команды лучше всего говорят результаты, поведение сотрудников. Чтобы точнее определить уровень проактивности каждого члена команды, нужно оценивать действия специалистов, способы решения задач, а на это уходит много времени.

Как развивать проактивность в команде

Техника «Рамка проблемы — рамка решения»

Джон Миллер в книге «5 принципов проактивного мышления» говорит, что важно научиться задавать себе правильные вопросы. Реактивный человек, сталкиваясь с проблемой, обычно задается вопросом: «Почему это происходит со мной, за что?». Подобные вопросы никак не помогают решить проблему, нужно научиться задавать себе такие вопросы, которые способствуют поиску решений.
Есть коучинговая техника «Рамка проблемы — рамка решения», которая поможет научиться задавать себе правильные вопросы. В первой колонке описаны непродуктивные вопросы, во второй — те, что помогут найти выход. Именно их нужно задавать, столкнувшись с трудностями.

Чтобы сотрудники не концентрировались на проблеме, а искали решение, расскажите им о такой технике. Попросите распечатать рамку. Пусть поставят ее на рабочий стол, регулярно тренируются задавать себе вопросы из второй колонки.

Техника «Круг забот — круг влияния»

Для развития проактивности Стивен Кови советовал перед решением задачи нарисовать два круга, один в другом: 

• Внешний круг — круг забот, в него записывают все, что мешает выполнению задачи. 
• Внутренний круг — круг влияния, в него записывают все, что человек будет делать для выполнения задачи, как человек будет преодолевать препятствия, описанные во внешнем круге. 

Важно концентрироваться именно на внутреннем круге — на тех действиях, которые помогут повлиять на ситуацию. Тогда не внешние обстоятельства будут влиять на человека, а человек сможет управлять ими.

Такое упражнение помогает искать способы борьбы со сложностями при достижении цели. Это развивает аналитическое мышление, прокачивает гибкость, но главное — учит концентрироваться на том, на что можно повлиять.

Техника «Декартовы координаты»

Чтобы научиться принимать взвешенные решения, подходит техника «Декартовы координаты». Она поможет проанализировать все плюсы и минусы принятого решения. Для этого рисуют такую систему координат ↓

Дальше в каждый квадрант записывают последствия принятого решения. Допустим, продакт-менеджеру нужно понять, стоит ли вносить изменения в готовый дизайн приложения. Он анализирует это решение.
Что будет, если я не решусь менять дизайн:

• Сэкономим время и деньги

Что будет, если я решусь менять дизайн:

• Не будет оттока пользователей

Чего не будет (что потеряю), если я не решусь менять дизайн:

• Пользователям может быть неудобно работать в приложении, потеряем часть аудитории

Чего не будет (что потеряю), если я решусь менять дизайн:

• Мы потратим дополнительное время и деньги

После такого анализа проще понять, какое решение выбрать, легче взять на себя ответственность. Регулярно делая это упражнение, получится прокачать решительность, инициативность и аналитическое мышление, что в итоге скажется на проактивности.

Резюмируем

1. Проактивность — способность действовать не по плану, проявлять инициативу, решительность. Проактивные сотрудники ищут способы улучшения процессов, прогнозируют потенциальные трудности, стараются их избежать.
2. Проактивные сотрудники креативны, добиваются целей, могут принимать верные решения в стрессовых ситуациях. Поэтому они более выгодны компаниям. Проактивные менеджеры помогут увеличить лояльность клиентов, а руководители не будут бояться действовать в кризисных ситуациях.
3. Уровень проактивности оценивают с помощью готовых тестов. Тесты проводят раз в квартал, полгода, год, чтобы оценить динамику.
4. Развивать проактивность помогут техники, о которых рассказали в статье: «Рамка проблемы — рамка решения», «Круг забот — круг влияния», «Декартовы координаты».