Как понять, приносит ли сотрудник прибыль

Предприниматели иногда принимают решение о найме интуитивно, а затем не проверяют, приносит ли сотрудник реальную пользу. В условиях экономической нестабильности и роста конкуренции такой подход может привести к серьезным финансовым потерям. Рассмотрим, как оценить эффективность сотрудника в бизнесе с помощью финансового учета.

Почему важно считать прибыльность сотрудника

Некоторые владельцы бизнеса думают, что если сотрудник выполняет те или иные функции, значит, он «по умолчанию» полезен. Однако это может быть совсем не так. Далеко не все занятые специалисты создают ценность для компании. 

Пример 1

Зарплата менеджера по продажам составляет 60 000 рублей в месяц. Его продажи приносят в среднем за месяц 70 000 рублей дохода. Но если добавить к зарплате страховые взносы по ставке 30 %, то уже получится 78 000 рублей. А ведь есть еще расходы на содержание рабочего места. Получается, что этот сотрудник фактически приносит бизнесу убытки. 

Оценка эффективности сотрудника в бизнесе позволяет:

• Выявлять лучших специалистов для поощрения и развития, что в целом повышает мотивацию коллектива.
• Планировать фонд оплаты труда и другие расходы на персонал.
• При необходимости — принимать обоснованные решения о сокращении штата.

В результате будет расти эффективность работы персонала, а значит улучшатся и результаты бизнеса в целом.

Как понять, приносит ли сотрудник прибыль

Рассмотрим, как понять, окупает ли сотрудник зарплату и другие вложения в него.

Прибыль от сотрудника в абсолютном выражении — это разность между доходом, который сотрудник генерирует для компании и всеми затратами на него:
 
ПР = Д – З.

Для более объективной оценки, по аналогии с вложениями в маркетинг, лучше считать для сотрудников еще и относительный показатель ROI (Return on Investment — возврат инвестиций). 

ROI по конкретной штатной позиции равен процентному отношению прибыли от сотрудника к затратам на него:

ROI = ПР / З х 100 %.

Этот коэффициент показывает, сколько рублей прибыли приносит сотрудник на каждый вложенный в него рубль.

Как определить доход от сотрудника

Для сотрудников, которые прямо влияют на выручку, определить доход сравнительно несложно.

Для менеджеров по продажам это будет маржинальный доход от заключенных сделок, то есть разность между выручкой и себестоимостью проданных товаров.

Для производственного персонала доходом будет стоимость произведенной продукции. Лучше использовать маржинальный доход, вычитая из выручки материальные затраты на производство.

Пример 2

Менеджер по продажам заключил за месяц 6 сделок на общую сумму 500 000 рублей. Себестоимость реализованных товаров — 300 000 рублей. Маржинальный доход от его работы за месяц: 

МД = 500 000 ₽ – 300 000 ₽ = 200 000 ₽.

Для сотрудников, которые не влияют на выручку компании напрямую, рассчитать доход может быть сложнее. В этом случае нужно использовать различные косвенные показатели, о которых расскажем ниже.

Как рассчитать затраты на сотрудника

Затраты на сотрудника — это не только его зарплата. Полная стоимость сотрудника для бизнеса включает:

• Зарплату с учетом всех премий, надбавок.
• Страховые взносы с зарплаты.
• Расходы на рабочее место: аренда, коммунальные услуги, содержание оборудования.
• Затраты на подбор, адаптацию и обучение.
• Дополнительные социальные выплаты, если они предусмотрены в компании: например, оплата лечения, материальная помощь к отпуску.

Пример 3

Продолжим пример 2 и рассчитаем полные затраты на менеджера по продажам:

• Оклад — 50 000 рублей.
• Страховые взносы по ставке 30 % — 15 000 рублей.
• Обучение — 5000 рублей.
• Расходы на содержание рабочего места — 10 000 рублей.

Итоговая сумма затрат на сотрудника с окладом 50 000 рублей составила 80 000 рублей в месяц.

Как рассчитать ROI сотрудника и сделать выводы на его основании

Если сотрудник напрямую занят в производстве, продажах или оказании услуг, то прибыль от него, как минимум, должна быть положительной.

Но если это всего несколько процентов, то такого сотрудника вряд ли можно назвать эффективным. Желательно, чтобы ROI сотрудника, который непосредственно генерирует доход, был не менее 50–70 %.

Пример 4

Продолжим примеры 2 и 3.

Выше мы рассчитали общие затраты на менеджера по продажам в сумме 80 000 рублей и маржинальную прибыль от его работы в сумме 200 000 рублей. Чистая прибыль от сотрудника: 

ЧП = 200 000 ₽ – 80 000 ₽ = 120 000 ₽,

ROI = (120 000 ₽ / 80 000 ₽) × 100 % = 150 %.

Другими словами, на каждый вложенный в этого сотрудника рубль компания получает 1 рубль 50 копеек прибыли. Можно сделать вывод, что менеджер работает с достаточно высокой эффективностью.

Как посчитать прибыль по непроизводственным сотрудникам

Для позиций, которые не генерируют выручку напрямую, оценить прибыль сложнее. 

Это, например, бухгалтеры, HR-специалисты, маркетологи.  Их вклад оценивают через косвенные показатели и влияние на бизнес-процессы. Рассмотрим несколько примеров.

Бухгалтер

Показатели для позиции бухгалтера могут быть следующими:

• Снижение штрафов и пени.
• Экономия на налогах благодаря грамотному планированию.
• Сокращение времени обработки финансовых операций.

Пример 5 

Зарплата бухгалтера равна 40 000 рублей, а общие затраты на сотрудника в месяц составили 55 000 рублей.

Бухгалтер помог сэкономить на налогах 50 000 рублей в месяц, а также сократил время обработки платежей на 15 часов, что позволило дополнительно сэкономить 10 000 рублей. 

ЧП = 50 000 ₽ + 10 000 ₽ – 55 000 ₽ = 5 000 ₽. 

ROI = 5000 ₽ / 55 000 ₽ × 100 % = 9 %.

Но от бухгалтера не нужно требовать высокого ROI, да и прибыльности в принципе. Исключение — ситуация, когда оптимизация налогов прямо входит в его обязанности. 

А в целом текущая деятельность бухгалтера в любом случае необходима для бизнеса. Достаточно аккуратного выполнения должностной инструкции.

Если же такой специалист еще дополнительно приносит доходы, то это может стать поводом для поощрения: премирование, в перспективе — повышение в должности .

Маркетолог

В рассчете прибыли маркетолога — другой подход. Хотя специалист, как правило, сам не продает, но его деятельность непосредственно направлена на обеспечение процесса продаж. Показатели для маркетолога могут быть следующими:

• Рост продаж после запуска маркетинговых кампаний.
• Снижение стоимости привлечения клиента.
• Увеличение среднего чека.

Пример 6

Общие затраты в месяц на маркетолога составили 95 000 рублей. Он запустил кампанию, которая принесла 50 новых клиентов со средним чеком 15 000 рублей в месяц.  Таким образом, общая дополнительная выручка за месяц составила 750 000 рублей. Себестоимость проданных товаров была равна 400 000 рублей.

МД = 750 000 ₽ – 400 000 ₽ = 350 000 ₽.

ЧП = 350 000 ₽ – 95 000 ₽ = 255 000 ₽. 

ROI = 255 000 ₽ / 95 000 ₽ х 100 % = 268 %.

HR-специалист

Для оценки прибыли от специалиста по кадрам можно ориентироваться на снижение текучести кадров. Это в результате уменьшает затраты на найм и адаптацию новых сотрудников.

Пример 7

Общие затраты в месяц на HR-специалиста составили 70 000 рублей. Сотрудник снизил текучесть кадров с 20 % до 10 %, что дало экономию на найме и адаптации в 120 000 рублей в месяц. 

ЧП = 120 000 ₽ – 70 000 ₽ = 50 000 ₽.

ROI = 50 000 ₽ / 70 000 ₽ х 100 % = 71 %.

Как упростить расчет прибыли от сотрудника с помощью финансового учета

Все расчеты, которые мы привели выше, можно вести вручную с помощью Excel. Для маленькой команды это подойдет, хотя и будет не всегда удобно.
Но с ростом бизнеса лучше внедрить автоматизированную систему финансового учета для предпринимателей, которая позволит, в частности:

• Детализировать доходы по проектам и ответственным лицам. Для этого нужно закрепить сделки за конкретным менеджером, а в рамках управления проектами — распределить выручку между исполнителями по принятой в компании методике.
• Автоматически считать прибыль и ROI на сотрудника. Для этого информацию по зарплате и взносам нужно дополнить данными по затратам на рабочее место и другим расходам на сотрудника.
• Строить отчеты, которые показывают рентабельность по проектам и вклад каждого участника.
• Показывать ключевые показатели, в том числе и по эффективности персонала, на дашборде («приборной панели» бизнеса) в режиме реального времени. 

Как на практике перейти к расчету прибыли по сотрудникам

Лучше всего начать с 2–3 ключевых позиций, например, менеджеров по продажам, и посчитать их прибыльность и ROI по формулам, приведенным выше. Желательно не пытаться охватить всех сразу, особенно, если в компании пока нет полноценной системы управленческого учета.

Далее нужно проанализировать результаты и для позиций с минимальной прибыльностью выяснить причины. Это может быть, как низкая производительность, так и завышенные затраты.

Полученные результаты лучше обсудить с сотрудниками. По результатам анализа и обсуждений нужно разработать систему мотивации и программу развития.

Нежелательно принимать поспешные решения и расставаться с сотрудником только потому, что его показатели «не дотягивают» до определенной цифры. Во многих случаях достаточно будет пересмотреть должностные обязанности, провести обучение или скорректировать порядок расчета вознаграждения.

Далее можно распространять методику на вспомогательные подразделения, определив для них показатели для расчета прибыльности. Несколько примеров мы рассмотрели выше.

Важно помнить, что далеко не всегда сотрудники непроизводственных подразделений в принципе должны приносить прибыль. Выше мы приводили пример с бухгалтером. Во многих случаях вполне достаточно будет того, что сотрудник качественно исполняет должностные обязанности и получает вознаграждение на рыночном уровне для своей позиции.

Коротко о прибыльности сотрудников

Все сотрудники в компании должны работать на формирование прибыли. Оценить реальный вклад каждого позволяет расчет прибыли по сотрудникам в абсолютных и относительных показателях.

Для упрощения расчетов и наглядного представления результатов удобно использовать автоматизированную систему финансового учета.

По итогам анализа прибыли по сотрудникам можно оптимизировать систему работы с персоналом в целом: от штатной структуры и расчета вознаграждения до адаптации новичков и текущего обучения. 

Поможем сделать работу с персоналом эффективной

С ПланФактом вы увидите, сколько компания зарабатывает на каждом сотруднике. Система учитывает зарплату, бонусы, налоги и затраты на проекты, и сравнивает их с доходом, который приносит сотрудник.

Так вы будете понимать, кто работает в плюс, а кто — в минус, и можете принимать решения на цифрах: менять систему мотивации, перераспределять задачи или пересматривать штат.

Зарегистрируйтесь в ПланФакте и управляйте персоналом на основе точных данных.