Как ПланФакт помог ИТ-компании с оборотом 500+ млн ₽ построить управленческий учет с нуля

В ПланФакт обратилась ИТ-компания, которая занимается разработкой компьютерного программного обеспечения и ремонтом коммуникационного оборудования. В организации был налажен бухгалтерский учет, но управленческой отчетности не было: финансы хранились в учетных программах, а данные по проектам — в разрозненных таблицах. Из-за этого собственникам, партнерам и инвесторам было сложно быстро понять, сколько денег есть у бизнеса, какая рентабельность проектов и какую сумму дивидендов можно вывести без ущерба. 

Клиент — ИТ-компания с оборотом более 500 млн ₽

Клиент ПланФакта — российская IT-компания с годовым оборотом более 500 млн рублей по итогам 2025 года.

Организация разрабатывает собственное программное обеспечение, занимается ремонтом коммуникационного оборудования и реализует комплексные проекты. В рамках таких проектов бизнес закупает и поставляет оборудование, устанавливает свое ПО и выполняет работы для заказчиков.

В компании несколько собственников, есть партнеры и инвесторы. Поэтому финансовая отчетность нужна не только для внутреннего управления: важно, чтобы участники бизнеса могли самостоятельно проверить актуальные показатели и понять, из чего складываются итоговые суммы.

Проблема: бухгалтерский учет не показывал полное финансовое состояние компании

До внедрения ПланФакта компания вела бухгалтерский учет в специализированных программах. Этого хватало для обязательной отчетности, но не для ежедневного управления финансами.

Бухгалтерские отчеты показывали итоговые суммы, но не объясняли, что за ними стоит. Собственникам, партнерам и инвесторам было сложно быстро понять, из каких операций сложились показатели и что эти цифры означают для бизнеса.

Отдельная сложность была с проектами. Информацию по ним собирали в разных Excel-таблицах: для одного проекта мог быть отдельный файл, для другого — собственный расчет или таблица в другом формате. Единой структуры не было, поэтому проекты было сложно сравнивать между собой, оценивать их рентабельность и проверять, все ли поступления и расходы учтены.

В результате компания не могла оперативно ответить на ключевые управленческие вопросы:

• Сколько денег сейчас есть на счетах.
• Какая часть этих денег действительно свободна.
• Хватит ли средств на зарплаты, налоги, закупки и другие обязательства.
• Какую сумму собственники могут вывести в виде дивидендов.
• Сколько компания заработала за период.
• Какой финансовый результат и рентабельность приносит каждый проект.
• Чем отличаются показатели отдельных юридических лиц.
• Какие активы и обязательства есть у бизнеса.

Главный риск был в том, что решения могли приниматься по отдельным цифрам, а не по полной финансовой картине. Например, остаток на счете мог выглядеть достаточным, хотя часть денег уже была предназначена для налогов, зарплат, закупок или исполнения обязательств по проектам.

Компании нужна была система управленческого учета, которая объединит фактические операции, покажет движение денег, прибыль, активы и обязательства, а также позволит анализировать бизнес по юридическим лицам и проектам.

Как внедряли управленческий учет

Сотрудничество компании с ПланФактом продолжается около двух лет. Поскольку раньше полноценного управленческого учета не было, систему выстраивали практически с нуля.

Этап 1. Разработали структуру управленческого учета

Сначала финансовый эксперт ПланФакта Виолетта Денюшкина вместе с клиентом определила, какие показатели необходимо отслеживать и в каких разрезах собственники хотят анализировать бизнес.

После этого сформировала дерево учетных статей. Оно стало единой основой для классификации поступлений и выплат.

Структура статей помогла перейти от разрозненных бухгалтерских данных к понятной управленческой модели. Теперь каждая операция относится к определенной категории, а собственники могут не только увидеть итоговую сумму в отчете, но и раскрыть ее до отдельных составляющих.

Это особенно важно для компании с проектной деятельностью: платежи за оборудование, работы, программное обеспечение, зарплаты и налоги должны учитываться последовательно и не теряться между разными файлами и системами.

Этап 2. Подключили интеграции с банками

Далее финансист подключила к ПланФакту банковские счета компании.

Благодаря интеграциям поступления, выплаты и остатки загружаются из банков. Собственникам больше не нужно собирать информацию вручную из нескольких источников, чтобы понять, сколько денег есть у бизнеса и как они перемещаются.

Банковские данные стали фактической основой отчета о движении денежных средств. В нем можно увидеть:

• сколько денег поступило за период,
• на что компания их направила,
• какие статьи формируют основные выплаты,
• как меняются остатки.
• хватит ли средств на погашение предстоящих обязательств.

При необходимости пользователь может перейти от общей суммы к конкретным операциям и проверить, из чего она сложилась.

Этап 3. Настроили ДДС, ОПиУ и управленческий баланс

После настройки структуры учета Виолетта сформировала три основных управленческих отчета.

1. Отчет о движении денежных средств показывает фактические поступления и выплаты. С его помощью компания контролирует деньги на счетах и планирует обязательные платежи.

2. Отчет о прибылях и убытках показывает финансовый результат бизнеса по методу начисления. Доходы и расходы учитываются в том периоде, к которому они относятся экономически, независимо от даты фактической оплаты.
Разница между отчетами важна для проектного бизнеса. Оплата от клиента может поступить раньше или позже выполнения работ. Поэтому одного движения денег недостаточно, чтобы понять, сколько компания действительно заработала за период.

Собственники используют оба отчета:

• В ДДС проверяют фактические поступления, выплаты и остатки.
• в ОПиУ оценивают, какой объем работ компания выполнила и какой финансовый результат получила.

3. Управленческий баланс объединил сведения об активах и обязательствах компании. Он помогает увидеть не только деньги на счетах, но и общую структуру финансового состояния бизнеса: чем располагает компания и какие обязательства ей предстоит выполнить.

Отчеты настроили как по бизнесу в целом, так и по отдельным юридическим лицам. Благодаря этому собственники могут оценивать общую картину и при необходимости анализировать каждую компанию отдельно.

Этап 4. Добавили учет по проектам

Когда основная система управленческого учета была выстроена, компания перешла к следующему этапу — проектной аналитике.

Раньше данные по проектам хранились в отдельных таблицах. Из-за этого было сложно убедиться, что все поступления и выплаты учтены, а показатели разных проектов рассчитаны по единой методике.

В ПланФакте операции начали распределять по проектам. Теперь компания видит:

• Какие закупки относятся к конкретному проекту.
• Сколько денег получено от заказчика.
• Какие расходы уже понесены.
• Что компания успела выполнить и отразить по методу начисления.
• Какой финансовый результат сформировался по проекту.

Все проекты находятся в одной системе, поэтому их можно сравнивать между собой. При этом данные связаны с фактическими банковскими операциями: команда видит, что выплаты распределены и ни один платеж не потерялся в отдельной таблице.

Этап 5. Настроили планирование крупных выплат

Компания не планирует в системе каждую небольшую операцию. Основное внимание уделяется наиболее крупным и обязательным статьям — прежде всего зарплатам и налогам.

На основании этих планов собственники оценивают будущую нагрузку на денежный поток и понимают, какая сумма должна остаться в бизнесе.

Это помогает принимать решение о дивидендах. Собственников в компании несколько, поэтому важно заранее определить, сколько денег можно распределить между ними, не создавая кассового разрыва и не лишая бизнес средств для текущей работы.

Этап 6. Предоставили доступ партнерам и инвесторам

После внедрения собственники, партнеры и инвесторы получили доступ к ПланФакту с правами просмотра.

Они могут в любой момент зайти в аккаунт и проверить:

• актуальные остатки на банковских счетах,
• фактическое движение денег,
• основные управленческие отчеты,
• показатели отдельных проектов,
• детализацию итоговых сумм.

При этом пользователи с гостевым доступом не могут изменять данные.

Такой формат оказался удобнее обмена таблицами и статичными отчетами. Партнерам и инвесторам не нужно каждый раз запрашивать новую выгрузку или расшифровку показателей: финансовая информация собрана в одной системе и доступна для самостоятельного анализа.

Результаты: единая система учета вместо бухгалтерских цифр и разрозненных таблиц

Главный результат внедрения — компания получила прозрачную систему управленческого учета. Финансовые показатели бизнеса, юридических лиц и проектов теперь формируются по единой структуре и доступны собственникам, партнерам и инвесторам.

1. Стало видно, сколько денег есть у бизнеса и куда они направляются

Банковские интеграции позволяют контролировать фактические остатки, поступления и выплаты. Собственники могут раскрыть общую сумму до конкретных операций и проверить, из чего она сформировалась.

Это снижает риск ситуации, когда решение принимается только по остатку на счете без учета предстоящих зарплат, налогов и других обязательств.

2. Компания получила три взаимосвязанных управленческих отчета

ДДС показывает движение денег, ОПУ — финансовый результат по методу начисления, а баланс — активы и обязательства бизнеса.

Отчеты можно анализировать как по всей группе, так и отдельно по юридическим лицам. Благодаря этому собственники видят не набор несвязанных показателей, а общую финансовую картину.

3. Проекты собрали в одной системе

Компания отказалась от разрозненных проектных таблиц. Поступления и выплаты теперь распределяются по проектам в ПланФакте, а показатели рассчитываются по единой методике.

Собственники могут сравнивать проекты между собой, видеть их финансовые результаты и проверять, что все банковские операции учтены.

4. Партнеры и инвесторы получили прозрачный доступ к цифрам

Участникам бизнеса больше не нужно ждать, пока сотрудники подготовят таблицу или пояснят бухгалтерский отчет. Они могут самостоятельно открыть актуальные показатели, перейти к детализации и проверить фактическое движение денег.

Это сделало финансовую информацию понятнее и упростило контроль за деятельностью компании.

5. Дивиденды начали планировать с учетом будущих платежей

Компания планирует основные выплаты, включая зарплаты и налоги, и на их основе определяет сумму, которую собственники могут забрать из бизнеса.

Такой подход помогает распределять дивиденды без ущерба для операционной деятельности и снижает риск кассового разрыва.

6. Данные ПланФакта стали основой для планирования

Компания работает с ПланФактом около двух лет. Накопленные данные используются не только для контроля текущей ситуации, но и при постановке целей, подготовке планов и разработке стратегии на следующий год.

Внедрение учета под ключ: было-сталоХотите понять, где в бизнесе теряются деньги и как навести порядок в учете? 

Запишитесь на бесплатную консультацию: эксперт ПланФакта разберет вашу ситуацию и подскажет, какие отчеты и инструменты помогут контролировать финансы.