14 млн ₽ дебиторки при обороте 5 млн ₽ в месяц: как геодезическая компания взяла финансы под контроль

В сервис управленческого учета ПланФакт обратилась геодезическая компания с оборотом около 5 млн рублей в месяц. Финансы вели в Excel, рабочих чатах и заметках, поэтому собственники не видели полной картины: сколько бизнес зарабатывает, сколько денег должны клиенты и какие обязательства должны выполнить.

После внедрения управленческого учета выяснилось, что дебиторская задолженность в отдельные периоды доходила до 14 млн рублей.

Финансовые данные были разбросаны по таблицам и чатам

До внедрения ПланФакта полноценного управленческого учета не было. Часть информации хранилась в Excel, часть — в рабочих чатах и заметках. Банковские операции и наличные расчеты тоже приходилось собирать отдельно.

Из-за этого собственникам было сложно увидеть бизнес целиком. Они не могли быстро оценить:

• Сколько компания зарабатывает и какой финансовый результат получает.
• Сколько денег должны клиенты и сколько работ еще нужно выполнить по уже полученным авансам.
• Какие статьи расходов сильнее всего влияют на прибыль и где есть потенциал для экономии.
• Насколько корректны данные и не потерялись ли отдельные операции.
• Как меняются доходы и расходы со временем и какие отклонения требуют внимания.

Настроили прозрачную систему учета и продолжили работу с финансистом

На старте внедрения финансист ПланФакта собрал исходные данные: банковские выписки, таблицы и другую информацию, которую компания уже использовала для учета.

Вместе с владельцами определили структуру учета: какие направления доходов считать отдельно, как классифицировать расходы и какие статьи важны именно для этого бизнеса.

Наличные расчеты тоже включили в учет: в ПланФакте завели кассу и начали фиксировать новые операции.

После настройки компания осталась на регулярном сопровождении финансиста.

Сейчас работа устроена так:

Результаты сотрудничества

1. Увидели 14 млн ₽ дебиторской задолженности

Одним из главных отчетов для компании стал ОПУ. По методу начисления бизнес мог показывать прибыль: работы уже выполнены, выручка признана. Но часть клиентов оплачивала услуги позже, поэтому по фактически полученным деньгам результат в отдельные периоды доходил до убытка.

Когда данные по задолженности собрали в одном месте, выяснилось, что дебиторка в отдельные периоды достигала 14 млн рублей при обороте около 5 млн рублей в месяц. Раньше собственники видели отдельные неоплаченные счета, но не оценивали общий масштаб задолженности.

2. Начали взыскивать старые долги и увеличили предоплату до 70%

Когда стал понятен масштаб дебиторки, компания начала взыскивать старые долги, в том числе через суд.

Чтобы задолженность не накапливалась снова, пересмотрели условия работы с новыми клиентами и стали брать 70% предоплаты.

Параллельно компания стала регулярно сверять расчеты с клиентами: сколько денег заказчики еще должны и какой объем работ уже оплачен авансом, но еще не выполнен.

3. Нашли крупные расходы на обслуживание автомобилей

После закрытия 2025 года собственники вместе с финансистом проанализировали структуру расходов. Одной из заметных статей оказался ремонт и обслуживание автомобилей.

Для геодезической компании транспорт — рабочий инструмент: сотрудники постоянно выезжают на объекты. По отдельным платежам расходы на машины не казались критичными, но в итогах за год стало видно, какую заметную сумму бизнес тратит на автопарк.

Компания начала оценивать, что выгоднее: продолжать ремонтировать существующие машины, постепенно заменять их или жестче контролировать расходы на обслуживание.

4. Обнаружили около 500 000 ₽ банковских комиссий за год

При анализе расходов выяснилось, что за год компания потратила на банковские комиссии около 500 000 рублей.

В эту сумму входят разные списания за обслуживание и банковские услуги, поэтому в течение года общий объем расходов не был очевиден.

После этого компания начала пересматривать тарифы, количество расчетных счетов и подключенных услуг, чтобы понять, какие из этих затрат можно сократить.

5. Начали регулярно сверять данные и находить ошибки

Часть исходных данных сотрудники компании продолжают вести самостоятельно, а финансист сверяет их с операциями в ПланФакте.

Например, сотруднику могли выдать деньги наличными, но не отметить выплату в таблице. В таком случае в учете продолжала отображаться задолженность перед сотрудником, хотя фактически деньги уже были выплачены.

Такая сверка помогает вовремя находить расхождения и поддерживать финансовые данные в актуальном состоянии. А для собственника это еще одна ценность сопровождения: не нужно самостоятельно перепроверять учет и искать ошибки.

6. Начали сравнивать результаты с прошлым годом

Когда накопились исторические данные за 2025 год, их стали использовать как ориентир для 2026. Теперь после завершения каждого периода компания сравнивает доходы и расходы с аналогичным периодом прошлого года. Так проще замечать отклонения и разбираться, за счет чего изменился финансовый результат.

Кейс в цифрах