Как финансисту избавиться от 80% ручной работы и увеличить рентабельность своих проектов на 15%

Павел Киселев — финансист, работает с малыми и средними компаниями. Уже 6 лет он занимается оцифровкой учета, построением дашбордов и отчетов, помогает владельцам среднего и малого бизнеса перейти от хаоса Excel к прозрачности и контролю.

В команде у Павла 9 человек. 

Как Павел пришел к сотрудничеству с ПланФактом 

До партнерства с ПланФактом команда Павла Киселева занималась разработкой дашбордов и аналитических систем для крупных компаний. Но постепенно стало понятно, что ниша малого и микробизнеса растет, и именно этим клиентам чаще всего не хватает простых и наглядных инструментов финансового учета.

«Мы хотели перейти к аудитории малого бизнеса и искали решение, которое было бы проще 1С, но функциональнее Excel. Что-то среднее между ними — с автоматизацией, интеграциями и понятным интерфейсом», — рассказывает Павел Киселев.

Команда искала платформу, которая могла бы автоматически подтягивать данные из разных источников — CRM-систем, банков, сервисов продаж, маркетплейсов. Среди рассмотренных решений были ПланФакт и другие сервисы автоматизации финучета.

«Мы все протестировали руками — как айтишники, досконально проверили интерфейс, возможности, удобство. В итоге выбор пал на ПланФакт. По функционалу он не уступает конкурентам, зато гораздо дружелюбнее и проще для пользователя. Нам важно было, чтобы с ним быстро разобрались клиенты, и это действительно так» — говорит Павел.

Команда отказалась от 1С и таблиц Excel 

Excel команда использует только как дополнительный инструмент для точечной аналитики, например, когда нужно что-то быстро посчитать вручную. Но полностью вести финучет в таблицах оказалось слишком трудозатратно.

1С тоже рассматривали как вариант, но в итоге отказались.

«Чтобы выстроить в 1С управленческую отчетность, нужна своя команда разработчиков и значительные ресурсы. Для нас это было слишком сложно и дорого. ПланФакт решает все приоритетные задачи моих клиентов проще и быстрее. Мы сознательно выбрали путь, который экономит время и деньги» — делится Павел Киселев.

Так Павел и его команда пришли к партнерству с ПланФактом — как к оптимальному решению для клиентов, которым нужна прозрачность в финансах без сложных систем и долгого внедрения, с более интуитивным интерфейсом, чем у конкурентов.

С партнерской программой сервиса финансист может заработать до 50% от стоимости внедряемого тарифа, а также получает доход от каждой продажи и продления в течение всего срока работы клиента в ПланФакте. Дополнительно у специалиста остается весь доход от услуг по внедрению и сопровождению.

Первые шаги в ПланФакте

После подключения к партнерской программе Павел прошел обучение для партнеров — курс из нескольких модулей, который занял около двух недель. Обучение стоило 10 000 ₽ и помогло быстро разобраться в базовом функционале ПланФакта. Сразу после регистрации в программе партнеры получают доступ к чату технической поддержки. Павел активно им пользовался:

«Позже я понял, что это не сотрудники ПланФакта, а такие же партнеры, живое комьюнити, где люди делятся опытом и помогают друг другу».

Обучение и общение с коллегами закрыло около 80% вопросов по работе в сервисе, оставшиеся нюансы команда разобрала самостоятельно.

Серьезных трудностей с освоением сервиса не было. Небольшие сложности возникли с интеграцией с 1С и настройкой логики проектов:

«Нужно было понять, какие сущности ложатся на сделки, а какие — на проекты. Они похожи по аналитике, но отличаются по смыслу».

Преимущества работы в ПланФакте

Главное преимущество, которое сразу отметила команда, — простая интеграция и стабильный сбор данных из разных источников. Павлу было, чтобы сервис мог интегрироваться с разными системами — банками, CRM, бухгалтерскими программами — и забирать оттуда данные через API. Это бы позволяло быстро подключить клиента и получить полную картину по финансам.

«Если данные заходят из банков и CRM, и с ними можно работать в одном окне — это уже половина успеха. ПланФакт с этим справляется отлично. Сразу видно, какие операции уже есть, какие новые или измененные. Все четко и без ошибок. У конкурентов с этим были проблемы, а в ПланФакте все стабильно» — делится Павел.

Среди других преимуществ сервиса Павел отметил: 

1. Автоматическая отчетность и возможность планирования. Сервис должен был автоматически строить не только фактические, но и плановые отчеты. В ПланФакте эти функции есть, и хотя планирование реализовано в базовом виде, команде этого достаточно для ежедневной аналитики.

«Мы не выдвигали продвинутое планирование как обязательное требование. Для базовых задач функционала ПланФакта хватает. А сложные финмодели мы строим вручную» — говорит Павел.

2. Данные в режиме «день в день». Отчет через неделю уже мало кому нужен. ПланФакт предоставляет своевременные данные, чтобы предвосхитить кассовые разрывы, перерасходы и управленческие ошибки до того, как они станут критичными.

3. Отсутствие рутины и комплексный подход к решению задачи. Автоматический сбор данных, отчетность, проекты — все это берет на себя программа. А команда финансистов закрывает роли аналитика и финменеджера. Клиент получает одновременно ИТ-инструмент и профессиональную поддержку.

4. Удобная работа с операциями и проектами. Гибкая аналитика по сделкам, проектам и датам позволяет корректно распределять затраты по объектам и видеть маржу там, где раньше были лишь приблизительные оценки.

«Мы работаем с компаниями, у которых есть проектный цикл — от нескольких месяцев до года. Для них важно видеть движение денег по каждому проекту и договору» — делится Павел.

5. Гибкость работы с операциями. По словам Павла, интерфейс ПланФакта не перегружен, но при этом «Операции» включают все необходимое: кассовый и методы начисления, даты, сделки, проекты и дополнительные поля.

«Можно пройтись по каждой операции, уточнить дату, метод, проект — все аккуратно и под рукой. Это сильно упрощает работу».

6. Прозрачность и доверие к цифрам. Клиент видит источники данных, логи операций и корректировки — это повышает доверие к отчетам и экономит время на сверки с бухгалтерией и подрядчиками.

Рентабельность проектов выросла на 10–15% 

Павел продолжает развивать услугу внедрения ПланФакта: часть его клиентов еще работает в Excel, но все больше переходят на сервис. Большая часть клиентов уже полностью ведут финансовый учет в ПланФакте — один из них стабильно работает на платформе более 7 месяцев без нареканий.

Главный результат — масштабирование бизнес-модели. Раньше каждый клиент требовал индивидуальную финансовую таблицу, ручные сверки и исправление ошибок. Это занимало много времени и не позволяло развивать направление. После подключения ПланФакта значительная часть рутинных задач ушла: загрузка банковских выписок, сверка данных и расчет отчетности выполняются автоматически.

Среди результатов партнерства также Павел отметил следующее:

• Время на сбор и проверку данных сократилось. Поэтому при одинаковой ставке финансиста в час, рентабельность проектов выросла на 10–15% — с 30% до 40–45%. 
• Аналитическая работа, ради которой клиенты и приходят, теперь занимает до 50–60% времени вместо прежних 10–15%. Это позволило сместить фокус с механического сбора цифр на анализ и управленческие решения. Теперь клиенты отмечают более высокий уровень вовлеченности финансистов. 

«ПланФакт — это не просто софт. Это ИТ-платформа, которая помогает превращать цифры в управленческие решения. Как только данные перестали быть разрозненными, у нас появилось время на то, ради чего мы и нужны — советы собственнику и улучшение бизнеса» — рассказывает Павел.

Кейс: внедрение ПланФакта для строительного бизнеса

К Павлу обратился собственник компании, который занимается строительством детских площадок в Удмуртии. До сотрудничества со специалистом учет велся в Excel. 
Из-за этого возникали проблемы: 

• Затраты по проектам распределялись вручную и часто ошибочно. Из-за этого собственник не понимал, какие объекты прибыльные, а какие уходят в минус.
• Отчетность готовилась с опозданием — раз в полтора месяца. Например, отчет за сентябрь собственник получал в конце октября, когда проблемы с кассовыми разрывами уже становились фактом, а не прогнозом.
• На сбор данных уходило слишком много людей и времени: финансист запрашивал информацию у бухгалтерии и руководителей проектов, сверял платежи, выискивал ошибки в формулах.

По оценке финансиста, только на согласование и сбор цифр команда тратила до 18 рабочих часов в месяц, что эквивалентно примерно 54 000 рублей лишних затрат. При этом собственник не доверял цифрам — данные не совпадали между таблицами и не давали целостной картины по бизнесу.

Чтобы навести порядок в финансах клиента, Павел внедрил ПланФакт, адаптировав ее под нужды клиента. Что сделали:

• Автоматизировали учет по объектам и этапам. Все затраты теперь фиксируются в разрезе проектов. Ошибки в распределении расходов исключены.
• Подключили автовыгрузку данных из банков. Операции автоматически подгружаются в систему, ручная сверка с выписками больше не требуется.
• Выстроили централизованный процесс сбора данных. Финансист теперь не запрашивает информацию у каждого отдела. Все данные поступают напрямую в ПланФакт, где формируется единая база.
• Настроили регулярную отчетность. Теперь отчеты ДДС и ОПУ собираются автоматически каждые 5–7 дней. 
• Повысили прозрачность финансов. Собственнику показали, из каких источников собираются данные и как работает система. Он видит все движения по наличным и расчетным счетам в одном окне и доверяет цифрам.

Результаты

• Срок подготовки финансового отчета сократился с 1,5 месяцев до 1 недели.
• За счет отказа от ручного сбора данных высвободилось до 18 часов рабочего времени в месяц. Это эквивалентно 50 000–54 000 рублей экономии на рутине.
• Собственник получил прозрачные цифры по каждому проекту и теперь видит, какие из них приносят прибыль.
• Финансист перестал отвлекать руководителей отделов для сверки данных — все операции автоматически синхронизируются в системе.

Сотрудничество выгодное всем

Планфакт помог Павлу выстроить эффективный финучет для клиентов и масштабировать направление финансового консалтинга.

Сервис автоматизировал до 80% рутинных задач по сбору данных и отчетности.

Рентабельность проектов выросла на 10–15% — с 30% до 40–45%. При этом часовая ставка специалиста не менялась. 

Если вы — финансовый консультант, финдиректор на аутсорсе или ведете управленческий учет для клиентов, партнерская программа ПланФакта поможет вам расширить бизнес и получать дополнительный доход.

Становитесь частью партнерской программы ПланФакта. Привлекайте новых клиентов, помогайте внедрять финучет и получайте вознаграждение.