Финансовый учет как антикризисная мера. Кейс AVE BURO

Компания AVE BURO занимается комплексной застройкой массовых мероприятий для организации розничной торговли, питания и развлечений в Москве. Это быстровозводимая застройка, которая позволяет разместить инфраструктуру для мероприятия: маркеты, фудкорты, лектории. У компании есть парк деревянного оборудования, из которого можно собрать застройку для любого мероприятия. Так, например, в 2019 году компания участвовала в застройке Пикника «Афиши».

• В штате компании 5 человек. Монтажные бригады привлекаются к работе непосредственно на проектах в зависимости от объема застройки.
• Годовой оборот 23 млн рублей.

Авгиевы конюшни в Excel

Финансовый учет в компании велся в Excel. В 2019 году компания AVE BURO приняла участие в 80 городских мероприятиях, такое количество проектов вызывало сложности с учетом. Рассказывает операционный директор компании Яна Шатунова:

«Это были настоящие авгиевы конюшни, в которых невозможно было что-то найти. Допустим, к нам приходит постоянный клиент и просит смету на проект. Мне нужно посмотреть, как мы им считали смету год назад. Для этого нужно зайти в рабочий компьютер, найти папку этого клиента, найти договор, а еще лучше скан, чтобы убедиться, что это финальная версия. Это занимало кучу времени. Сейчас в ПланФакте, к слову, это ровно два нажатия кнопки»

Время относительного затишья в работе — 2020 и 2021 год, когда много мероприятий отменилось из-за пандемии, в компании решили использовать для наведения порядка.

«Я сделала гигантский отчет за два года работы, делала его 2 месяца, собирала и высчитывала вручную. Это была титаническая работа. На презентации руководитель компании говорит: «Есть же такой сервис, который помогает это все делать быстрее и проще». Так я узнала про ПланФакт и про то, что результаты двухмесячной работы можно было получить почти автоматически»

Три глобальные ошибки

Предложение автоматизировать управленческий учет в ПланФакте Яна восприняла с большим энтузиазмом.

«Начала вносить данные в ПланФакт. Казалось, что я все делаю неплохо и интуитивно правильно, но на деле вылезли гигантские минусы и неправильные остатки, которых, как я помню, точно не было. Я вообще не обратила внимания на раздел «расходные статьи». Все расходы создала отдельными проектами. В общем, пришлось все сносить и начинать работу с консультантом с чистого листа»

Компания AVE BURO воспользовалась услугами консультанта, который обучает ведению учета в ПланФакте. В процессе работы с консультантом Яна Шатунова увидела три глобальные ошибки, из-за которых ей не удалось настроить работу сервиса самостоятельно:

«Первая глобальная ошибка — пренебрежение всеми справочными материалами. Я приступила к внесению данных, не изучив функционал. Конечно, стоило прочитать справочник перед началом работы, но мне показалось, что я разберусь интуитивно.

Вторая ошибка — не воспользовалась автоматизацией. Решила, что если загружу выписку сразу за долгий период, я утону в куче операций. Поэтому открывала свои записи и две недели вручную сверяла несколько экселевских таблиц, после этого вручную вносила данные. Оказалось, что гораздо проще загрузить выписку целиком и потом уже раскладывать по полочкам.

Третья ошибка — вольное обращение с данными. Я удаляла банковские операции. Мне казалось, что от этого ничего страшного не произойдет. Оказалось, что таким образом все удаляется безвозвратно и так делать нельзя. Из-за этого в итоговых отчетах появлялись финансовые ошибки»

Работа с консультантом как путешествие в прошлое

Работа с финансовым консультантом Анжеликой Поляковой шла два месяца. За это время удалось выстроить с нуля структуру понимания функционала сервиса и внести в ПланФакт все данные за три года работы компании:

«Эту работу я называю «путешествие в прошлое». Она была сложной. Заканчивая, я не раз говорила: «Анжелика, я не представляю, как я буду работать без вас!» Но консультант уверяет, что когда начнется обычная работа, органическое наполнение данными, все будет идти ровно и без проблем. Страх не справиться и сложности возникают на этапе настройки сервиса, когда приходится работать с большими массивами данных из прошлого. А наше прошлое, честно сказать, местами туманно: когда в 2019 году у меня было три монтажа одновременно, мне было не до корректного и своевременного внесения данных в таблицы.

Теперь я понимаю, что если окажусь в такой же плотности выполняемых одновременно проектов, у меня есть инструменты, которые помогут не потерять цифры. Например, телеграм-бот, в который позволяет вносить все расходы в режиме реального времени»

200 тысяч — цена плохого планирования

После внесения всех данных в ПланФакт и корректного их разнесения по статьям стали очевидны важные обстоятельства.

«Так, например, мы увидели в объективных цифрах, что плохо спланированные проекты обошлись нам значительно дороже тщательно продуманных. Цифры отлично продемонстрировали нашему техническому директору, что плохо спланированный монтаж стоил 500 тысяч рублей, а подобный, но проработанный — 300 тысяч. Все наши проекты — это небольшие стройки, которые длятся сутки. Максимально важно правильно составить тайминг, вывести оптимальное количество людей для монтажа и их качественно контролировать. Когда правильной настройки не происходит: пренебрегают таймингом, допускают простои машин и законченные смены, в которых не выполнена запланированная работа, — все это делает проект намного дороже. Я раньше едва ли не дралась с техническим директором, настаивая на четком тайминге. А когда показала это в абсолютных цифрах из ПланФакта, он моментально стал адептом четкого тайминга. То есть один раз показанные цифры сработали лучше, чем три года моих уверений»

Работа в кризис

Городские мероприятия в Москве еще не начались. Кто-то решает финансовые вопросы, кто-то — морально-этические: уместно ли сейчас вообще проводить какие-то мероприятия и праздники. Компания AVE BURO в ожидании, пока непонятно, каким будет предстоящий сезон.

«Фраза «такого не может быть» недавно совсем потеряла свою актуальность. Теперь мы можем и должны допускать все. Пока не рассматриваем вариант перепрофилирования, потому что очень любим нашу работу. Но в принципе такая возможность у нас есть, потому что, по сути, у нас деревянное производство, есть мощности, которые помогут перепрофилироваться: склад, оборудование.

Что мы будем делать точно — максимально детально планировать, просчитывать до копеек те проекты, которые будут, чтобы из них выносить максимум выгоды. ПланФакт станет для нас главным антикризисным инструментом, который позволит вынести максимум прибыли из проектов, сколько бы их ни было»