Что такое среднесписочная численность работников и как ее считать

Среднесписочная численность ― это среднее количество работников в компании за период. Показатель понадобится для отчетов в налоговую, социальный фонд и управление статистики. В статье дали пошаговую инструкцию для его расчета.

Для чего рассчитывать среднесписочную численность сотрудников

При принятии первого сотрудника в штат у компании или ИП возникает обязательство отчитаться в государственные органы за выплаты персоналу. Иногда такие отчеты включают показатель среднесписочной численности работников или ССЧ. Отчеты, в которых нужно его включить:

• Расчет по страховым взносам (РСВ) в Федеральную налоговую службу.
• Единая форма сведения (ЕФС–1) в Социальный фонд России.
• Некоторые отчеты в Федеральную службу государственной статистики. Например, П–4 (месячная) «Численность и ЗП» или 1–Т «Сведения о численности и заработной плате работников по видам деятельности».

В управленческом учете CCЧ пригодится для анализа затрат компании на одного работника.

Каких работников включают в расчет

Порядок организации расчета ССЧ работников приведен в Приказе Федеральной службы государственной статистики № 678 от 22 декабря 2023 г. Там же указан перечень сотрудников, которые должны быть включены в показатель CCЧ персонала. К ним относятся:

• Работники, оформленные по срочному и бессрочному трудовому договору. Важное условие ― это их основное место работы.
• Собственник компании, если он получает в ней заработную плату.
• Работники на больничном и в командировке.
• Работники в оплачиваемом отпуске и отпуске за свой счет. Здесь же учитывают отгулы и дополнительные выходные за сдачу крови, диспансеризацию.
• Сотрудники в учебном отпуске или находящиеся на курсах повышения квалификации с отрывом от рабочего места с сохранением полной или частичной оплаты труда.
• Подследственные, ожидающие решения суда.
• Прогульщики.
• Работники в простое, в том числе по причине забастовки.

Если один сотрудник совмещает две должности, то есть выступает в качестве внутреннего совместителя, его нужно учитывать как одну единицу.

Каких работников не включают в расчет

Не все работники, даже принятые в штат, входят в расчет CCЧ персонала. Согласно вышеуказанного Приказа Госстата не нужно учитывать:

• Физическое лицо, ИП или самозанятого, заключившего договор гражданско-правового характера.
• Внешних совместителей.
• Работников в учебном отпуске или находящихся на курсах повышения квалификации с отрывом от рабочего места без сохранения выплаты заработной платы.
• Работников в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребенком или в связи с усыновлением новорожденного.
• Индивидуального предпринимателя, выступающего работодателем.
• Мобилизованных и служащих по контракту. 

Если работник находится в отпуске по уходу за ребенком, но вышел на работу, его необходимо включить в расчет пропорционально рабочему времени. Об учете рабочего времени поговорим ниже.

Расчет среднесписочной численности 

Данные для расчета работодатель берет из табеля учета рабочего времени по каждому сотруднику. Вручную сделать такой расчет сложно. Небольшая компания может справиться в эксель-таблицах. Компаниям с большим штатом или с сезонной занятостью удобно использовать специализированные программные продукты.

Для простоты понимания порядка разобьем расчет CCЧ на шаги.

Шаг 1. Определение рабочего времени.

Если сотрудник работает полную ставку, то в расчете CCЧ он будет считаться за одну единицу. 

Когда сотрудник устроен на неполную ставку, для отчетов с ССЧ он перестает быть одной единицей, а превращается в долю работника пропорционально своей ставке. Это правило не работает для тех, кому по закону положен неполный рабочий день, например, несовершеннолетние или работники опасного производства. В этом случае они учитываются как одна единица.

Не забываем, что если работник устроен более чем на одну ставку, он все равно останется одной единицей.

Например, в компании на одной должности работают Иван и Николай. Иван устроен на 0,5 ставки, а Николай ― на 1,5 ставки. Николай работает за себя и дорабатывает за Ивана. При расчете среднесписочной численности Иван будет учтен как 0,5 сотрудника, а Николай ― как 1 единица.

Если сотрудник не отработал полные часы по другой причине, в расчет его включают пропорционально рабочему времени.

Допустим, в компании пятидневка с восьмичасовым рабочим днем. Егор уезжал на курсы повышения квалификации без сохранения выплаты зарплаты. В мае 20 рабочих дней или 159 рабочих часов. Однако Егор отработал 128 часов. Определим человеко-дни: разделим рабочее время Егора на ежедневную продолжительность рабочего дня.

128 часов / 8 часов = 16 человеко-дней

Теперь полученный показатель разделим на количество рабочих дней в мае.

16 / 20 дней = 0,8 чел.

В отчете за май Егор ежедневно будет учтен как 0,8 работника.

Шаг 2. Определение количества работников с первого по последний день месяца.

Нужно определить, сколько работников числится в компании в каждый календарный день месяца. В выходные и праздничные дни ― сотрудников ровно столько, сколько было в последний рабочий день.

Например, в компании 7 марта работало 20 человек, значит в выходной день 8  марта их все еще 20 человек. Если же 7 марта один человек уволился и это был его последний рабочий день, то в выходной 8 марта в компании числится уже 19 человек.

Теперь отразим ежедневную численность работников в марте в таблице:

До 28 марта один работник находился в отпуске по уходу за ребенком. Его не включали в численность персонала, пока тот не вышел на работу.

Всего за март в компании работали 600 человек списочного состава.

Шаг 3. Определение среднесписочной численности человек в месяц.

Для определения CCЧ нужно разделить сумму списочной численности на календарное количество дней в месяце. 

В нашем примере для марта ― это 31 день. Рассчитаем ССЧ работников компании по формуле:

600 чел. / 31 день = 19,35 чел.

Шаг 4. Определение среднесписочной численности за квартал, год.

Для определения ССЧ работников за квартал, полугодие, год необходимо пройти три первых шага расчета для каждого месяца в периоде. После этого сложить ССЧ за каждый месяц и разделить на количество месяцев.

Допустим, ССЧ за январь равна 21 человеку, за февраль ― 20 чел., а за март ― 19,35 чел. Среднесписочная численность сотрудников за первый квартал составляла:

(21 + 20 + 19,35) / 3 мес. = 20,12 чел.

Если компания начала свою деятельность не с начала года, то ССЧ все равно делят на количество месяцев в периоде.

Например, если компания работает с февраля, то среднесписочная численность за первый квартал была равна:

(20 + 19,35) / 3 мес. = 13,12 чел.

Что в итоге

Среднесписочную численность работников предприятия нужно рассчитывать для некоторых отчетов в налоговую, Социальный фонд и Росстат.

В Приказе Федеральной службы государственной статистики № 678 от 22 декабря 2023 года указан порядок расчета CCЧ.

В ССЧ входят работники, для которых это место работы является основным.

Расчет ССЧ проще разбить на четыре шага и начать с определения количества отработанного времени каждым сотрудником.