9 финансовых ошибок бизнеса и как их избежать

Без грамотного управления финансами невозможно эффективно развивать бизнес. Цена финансовых ошибок может быть весьма высокой, вплоть до банкротства. Рассмотрим некоторые типичные финансовые ошибки и способы их предотвращения, а при необходимости — исправления.

Ошибка 1. Отсутствие финансового планирования

Одна из главных финансовых ошибок бизнеса — это отсутствие планирования.

Работа без плана неизбежно приведет бизнес к финансовым потерям. Возникнут лишние расходы, а необходимые, напротив, будут упущены. Бизнесмен не будет знать, сколько закупать сырья или товаров, какие суммы следует зарезервировать на обязательные платежи. 

Чтобы избежать подобных проблем, нужно еще до регистрации составить подробный бизнес-план и проанализировать различные сценарии. План должен включать как стратегическую часть — укрупненные показатели деятельности на несколько лет вперед, так и оперативную: подробный прогноз финансовых показателей на первый год работы с разбивкой по кварталам и месяцам.

Отдельно нужно обратить внимание на налоговое планирование и выбор налогового режима. Это также важно сделать до регистрации бизнеса, так как по умолчанию любая организация или ИП начинает работать на общей системе налогообложения, которая предполагает максимальную фискальную нагрузку.

Какое-то время при удачном стечении обстоятельств можно поработать и без плана. Но любое негативное изменение рыночной ситуации, скорее всего, приведет компанию или ИП к кризису.

Поэтому, если бизнес уже функционирует, а системы планирования еще нет — целесообразно внедрить ее в кратчайшие сроки.

Ошибка 2. Недооценка важности учета и анализа финансовых показателей

Но планирования самого по себе недостаточно. Эффективно управлять бизнесом можно только при регулярном контроле исполнения планов. Если не налажена система учета и анализа данных, или учет ведется формально, то управленческие решения будут неэффективными.

Чтобы избежать этого, нужно с самого начала деятельности построить комплексную систему управленческого учета, которая включает в себя, как планирование, так и регулярный сбор фактической информации с последующим анализом.

В уже работающей компании или ИП управленческий учет следует внедрять параллельно с планированием.

Ошибка 3. Путаница между личными и корпоративными финансами

Нередко бизнесмены «смешивают» личные средства и деньги бизнеса. Особенно это относится к единственным учредителям ООО, а также к индивидуальным предпринимателям.

Проблемы могут быть в обоих случаях, но разного характера.

Средства компании и ее владельцев по закону обособлены друг от друга, даже если это единственный учредитель. Поэтому все деньги организации, которые собственник использовал в личных целях, налоговики при проверке признают его доходом и начислят на них НДФЛ, страховые взносы, а также штрафы и пени.

Кроме того, если бесконтрольно пользоваться деньгами компании, это может привести к дефициту оборотных средств.

Чтобы не было подобных проблем, владельцам бизнеса нужно использовать только законные методы получения доходов от своей организации. Стандартный вариант — это дивиденды, кроме того, собственник компании может занять в ней руководящую должность и получать зарплату. Но в последнем случае нужно учитывать, что, кроме НДФЛ, придется заплатить еще и страховые взносы.

ИП формально имеет право тратить свои оборотные средства на личные нужды, так как его бизнес неотделим от личности предпринимателя. Но здесь возможны следующие основные финансовые ошибки:

1. ИП может вывести слишком много денег, что приведет к дефициту оборотных средств.
2. Сложно определить финансовый результат, так как личные расходы и расходы бизнеса смешаны.
3. Банк может заподозрить предпринимателя в незаконном обналичивании.

Чтобы не оставить бизнес без средств, предпринимателю целесообразно рассчитывать прибыль от своей деятельности и платить себе «дивиденды» по аналогии с ООО.

Во избежание проблем с банками, лучше не снимать наличные со счета ИП, а переводить деньги на свою личную карту. Здесь важно наладить раздельный учет расходов бизнеса и переводов на личные нужды ИП.

Ошибка 4. Игнорирование важности управления денежными потоками

«Почему в отчетности прибыль, а денег на счете нет?» — такой вопрос иногда задают бизнесмены своим финансовым специалистам.

Причина в том, что прибыль обычно считают методом начисления, а притоки и оттоки денежных средств могут не совпадать по времени. Например, в целом за месяц выручка больше, чем расходы, но зарплату и налоги нужно заплатить до 15 числа, а все основные поступления ожидаются после 20. Такую ситуацию называют кассовым разрывом.

В результате компания или ИП нарушает свои обязательства, тратит деньги на уплату штрафов и неустоек, а также ухудшает репутацию перед контрагентами.

Чтобы избежать подобных проблем, нужно провести анализ финансовых ошибок в этой области и наладить ежедневное планирование денежных потоков на основе платежного календаря.

Ошибка 5. Отсутствие контроля за дебиторской задолженностью

Бизнесмены нередко реализуют товары и услуги на условиях отсрочки платежа. Это может повысить объем продаж, особенно в условиях экономической нестабильности, когда далеко не все покупатели согласны на предоплату.

Однако здесь важно соблюдать меру. Если предоставлять отсрочки слишком часто и не контролировать оплаты, то значительная часть оборотных средств окажется «замороженной» в дебиторской задолженности.
Чтобы избежать подобных проблем, нужно:

• Разработать правила предоставления отсрочек и в дальнейшем придерживаться их. Например, сумма и длительность отсрочки может быть привязана к продолжительности сотрудничества с данным контрагентом и отсутствию у него в прошлом проблем с платежами.
• Строго следить за соблюдением сроков оплаты и своевременно принимать меры для взыскания долгов, при необходимости — обращаться в суд.

Ошибка 6. Чрезмерная зависимость от одного источника дохода

Концентрация на одном крупном клиенте или одном продукте может обернуться серьезными финансовыми проблемами в случае потери этого клиента или изменения спроса на рынке.

Желательно организовать свою работу так, чтобы источников дохода было несколько, и при потере любого из них бизнес мог продолжать нормально функционировать 

Ошибка 7. Отсутствие резервного фонда

Если компания или ИП использует всю полученную прибыль, то при любом негативном изменении внешней или внутренней ситуации у бизнесмена может не оказаться свободных средств для компенсации потерь.

Чтобы не оказаться в такой ситуации, нужно откладывать часть прибыли в резервный фонд.

Размер фонда бизнесмен в большинстве случаев определяет сам. Только для АО законом установлен минимальный размер резерва — 5% от уставного капитала.

Однако на практике ООО нередко работают с минимальным уставным капиталом — 10 000 рублей, а у ИП уставного капитала вообще нет. Поэтому целесообразнее ориентироваться на обороты бизнеса, например, формировать резервный фонд в размере трехмесячной выручки.

Средства резервного фонда должны быть доступны в любой момент. Лучше всего поместить их в надежный банк на депозит с возможностью пополнения и снятия.

Держать резервный фонд в виде активов, даже самых ликвидных, или в виде финансовых вложений нежелательно. В сложной ситуации быстро продать материальные активы или ценные бумаги по рыночной цене может не получиться.

Ошибка 8. Завышенные объемы заемных средств

Использование заемных средств в разумных пределах дает бизнесмену дополнительные возможности для развития. Это не только кредиты и займы, но и приобретение товаров, материалов и услуг с отсрочкой платежа.

Но здесь важно не увлекаться, чтобы не пострадала финансовая устойчивость. При завышенной доле заемных средств в балансе, особенно по высоким процентным ставкам, бизнес может оказаться неплатежеспособным.

Чтобы избежать подобных проблем, нужно регулярно контролировать показатели ликвидности и стараться привлекать заемные ресурсы по минимально возможным ставкам.

Ошибка 9. Неэффективное управление материальными ресурсами

Иногда бизнесмены закупают товары или сырье в избыточных объемах, либо создают на складе излишний резерв продукции, на которую пока нет спроса.

Все это приводит к «замораживанию» средств в запасах, а если речь идет о скоропортящихся товарах, то в итоге компания или ИП может понести прямые убытки.

Чтобы избежать подобной ситуации, нужно определить нормы по каждому виду запасов и строго контролировать их соблюдение.

Единственная ситуация, когда создание сверхнормативных запасов может быть обосновано — это «галопирующая» инфляция, уровень которой превышает 15-20% в год. В этом случае приобретение активов позволяет защитить денежные средства бизнеса от обесценения.

Как избежать финансовых ошибок: курс ПланФакта

Финансы — сложная тема даже опытных предпринимателей. Специальные термины, формулы, расчеты, цифры — непонятно, как с этим разобраться и с чего начать. 

Поэтому мы записали базовый онлайн-курс по основам финучета для собственников бизнеса. Из него вы узнаете, как правильно считать доходы, расходы и прибыль бизнеса. Научитесь планировать финансы, чтобы предотвращать кассовые разрывы. А также поймете, как внедрить управленческий учет в вашей компании. 

Курс бесплатный. Вас ждут 7 видеоуроков с жизненными примерами, текстовыми конспектами, таблицами и скриншотами. Никакой воды, только конкретика. 

Что в итоге

Недооценка важности финансовой дисциплины может привести к серьезным потерям и даже стать причиной ликвидации бизнеса.

Чтобы избежать ошибок в этой области, необходимо внедрить системный подход к управлению финансами на основе регулярного анализа всех ключевых показателей.