Три причины отказаться от Телеграма и какой мессенджер выбрать бизнесу

Федор Чернов, руководитель отдела развития корпоративного мессенджера Compass, рассказал о преимуществах корпоративных мессенджеров и сервисах, которые могут легко заменить Телеграм.

Что не так с обычными мессенджерами

Собственники бизнес предпочитают использовать корпоративные мессенджеры вместо привычного Телеграма. И вот почему.

Информационный шум. Обычные мессенджеры в принципе не предназначены для работы. Каналы и личные чаты в Телеграме только мешают команде сосредоточиться на текущих задачах. В корпоративных мессенджерах нет новостных каналов, мемов и семейного чатика, поэтому сфокусироваться на работе проще.

Безопасность. Обычно отправленные через публичные мессенджеры документы, фотографии, видео и сообщения хранятся на облачном сервере, который компания не контролирует. Там все вперемешку: рефераты студентов, фотографии котиков и финансовые отчеты ООО «Ромашка».

При таком сценарии полностью контролировать степень защиты данных не получится. Поэтому компании, для которых крайне важна безопасность информации, выбирают корпоративные приложения.

Соблюдение законодательства. Не стоит забывать о том, что использовать в работе некоторые зарубежные мессенджеры запрещено законодательством РФ. 

Фирмам, которые работают в государственном или банковском секторе, а также в ряде иных сфер, нельзя передавать финансовые, личные и другие данные через Телеграм, Discord, Viber и многие другие иностранные приложения.

В такой ситуации использовать отечественные корпоративные мессенджеры – логичное решение. Другой вариант – использовать разрешенные иностранные мессенджеры с открытым исходным кодом, чтобы хранить все данные на собственных серверах.

Главные отличия хорошего корпоративного мессенджера

Корпоративные мессенджеры нужны не только, чтобы команда могла быстро общаться и обсуждать рабочие вопросы. Они должны делать процессы более быстрыми и прозрачными. 

Посмотрим, что должно быть в корпоративном мессенджере.

Скорость и удобство. Современные пользователи интернет-сервисов привыкли к мгновенной загрузке данных, отправке сообщений и файлов. Баги, фризы и вылеты могут вызвать напряжение, а значит, помешать концентрации на задачах. 

On-premise версия. Облачные сервисы – это удобно. Можно не тратить время, силы и деньги на покупку и настройку собственных серверов, а вся информация собирается в «облаке».

Тем не менее иногда компаниям принципиально важно, чтобы все передаваемые через мессенджер рабочие данные хранились именно на их серверах. Для таких случаев корпоративные мессенджеры предлагают on-premise версию.

Интеграция с другими сервисами. Чтобы работать в одном окне, не переключаясь между вкладками, важно, чтобы приложение можно было легко интегрировать с разными CRM-системами и таск-менеджерами, а также подключить к нему чат-ботов.

Внутренняя безопасность

Конфиденциальность данных играет важную роль практически для любого бизнеса. В корпоративных мессенджерах есть возможность регулировать доступы к чатам и ограничивать некоторые действия.

Например, администратор может запретить пересылку или сохранение сообщений и файлов в отдельных чатах. Можно сделать и так, чтобы участники чата не видели друг друга. 

Еще одна полезная опция – удалить уволенного сотрудника сразу из всех чатов нажатием одной кнопки. Это помогает сохранить важную информацию только внутри действующей команды.

Настройка рабочих пространств

Просто списка чатов недостаточно, важно настроить командное пространство максимально комфортно. Что нужно:

• Групповые и личные чаты. Отделам и подразделениям наверняка понадобятся чаты, в которых сотрудники смогут обсуждать рабочие вопросы. Личные чаты тоже важны, чтобы сотрудники могли общаться один на один.
• Отдельные пространства для отделов или задач. Чаты больших подразделений, крупных проектов или работающих в удаленном формате сотрудников можно выделить в отдельные пространства. Такой подход помогает лучше структурировать и организовать рабочие процессы. Так узконаправленные чаты не смешиваются с общими и не создают ненужной неразберихи.
• Реакции на сообщения. Реакции – это удобный рабочий инструмент, так как они помогают экономить время в переписке. Вместо ответов «ОК», «Понятно», «Хорошо, сделаю» и так далее теперь можно просто поставить соответствующий эмодзи на сообщение коллеги. 

Кроме того, руководитель компании может использовать быстрые реакции как инструмент для одобрения или отклонения каких-то предложений сотрудников или ответов на их вопросы. Такой подход помогает сэкономить время, которое можно потратить на более важное.

• Треды. Ветки обсуждений под отдельными сообщениями в чатах помогают избежать хаоса и неразберихи в переписках. В треде члены команды обсуждают конкретный вопрос, и такая беседа не смешивается с другими диалогами в чате.

Какой корпоративный мессенджер выбрать 

Вот ТОП-3 корпоративных сервисов, которые соответствуют практически всем перечисленным выше критериям и помогают сделать работу компаний более удобной.

Compass

Этот корпоративный мессенджер подходит как для крупных компаний, так и для небольших команд. В приложении есть все необходимые функции для организации удобного общения. В Compass можно:

• создавать отдельные пространства для отделов и больших процессов
• открывать треды под сообщениями
• устанавливать гибкие настройки приватности
• отфильтровывать все непрочитанные сообщения из разных чатов
• устанавливать напоминания на сообщения прямо в чате.

Преимущества

• Есть возможность установить мессенджер на собственный сервер.
• Удобный поиск по чатам – с его помощью можно найти чаты, контакты и сообщения, а еще информацию внутри отправленных в чат документов.
• Интеграция с CRM-системами и таск-менеджерами, подключение чат-ботов.

Недостатки

• Нет встроенного редактора изображений.
• Нет темной темы.

Тарифы

«Старт» — бесплатно. Подходит для команд до 10 человек. Доступны все возможности сервиса без ограничений.
«Бизнес» — 199 рублей за сотрудника в месяц. Подходит для команд численностью до 10 тысяч человек. Доступны персональный менеджер, on-premise версия, индивидуальные условия для крупных компаний.

Mattermost

Корпоративный мессенджер с открытым исходным кодом и возможностью установки на собственный сервер. Был создан как альтернатива популярному Slack, из-за чего похож на него интерфейсом.

Отличительная особенность приложения – возможность создавать прямо внутри сервиса канбан-доски, чтобы отслеживать процессы выполнения рабочих задач. 

Преимущества

• Возможность работать по локальной сети без доступа в интернет при установке приложения на свой сервер.
• Возможность интегрировать дополнительные плагины и расширения в платной версии.

Недостатки

• Необходимо каждый месяц обновлять сервер для стабильной работы.
• Нельзя устанавливать напоминания на сообщения.
• Мобильное приложение «съедает» слишком много памяти.

Тарифы
«Свободный» — бесплатно. Подходит для компаний, которые устанавливают мессенджер на собственный сервер через открытый код и самостоятельно администрируют сервис.
«Профессиональный» — 10 долларов за пользователя в месяц. Тариф включает все функции бесплатного тарифа и добавляет новые, например, гостевые аккаунты для работы с лицами вне компании, многофакторная аутентификация, создание пользовательских групп. 

Rocket.Chat

Корпоративный мессенджер со всеми привычными функциями, такими как звонки, обмен сообщениями и файлами, аудио- и видеоконференции и так далее. Продукт также можно установить на собственный сервер, используя открытый исходный код. 

Преимущества

• Большое число гибких настроек приватности.
• Возможность создавать не только чаты, но и каналы.
• Интеграция с CRM и другими бизнес-сервисами.
• Совместное использование экрана в режиме реального времени.

Недостатки

• Ограниченное время на редактирование сообщений.
• Более сложная установка, чем у аналогов.
• Нестабильная работа при большом числе пользователей и высокой нагрузке на приложение.

Тарифы
«Сообщество» — бесплатно. Подходит для небольших команд, которые хотят попробовать работать с мессенджером.
«Предприятие» — цена устанавливается индивидуально, в зависимости от количества пользователей и других факторов. Предназначен для крупных компаний, которые хотят эффективно организовать общение в команде.

Что в итоге

• Обычные мессенджеры неудобны для бизнес-коммуникации. Среди недостатков: информационный шум для сотрудников и слабая безопасность. 
• Иностранные сервисы, вроде Телеграм, Discord, Viber, запрещено использовать в банковском и государственном секторах.
• Корпоративные мессенджеры обеспечивают быструю, безопасную и прозрачную коммуникацию. Их можно интегрировать с другими сервисами, чтобы работать в одном окне, не переключаясь между вкладками.
• В корпоративных мессенджерах есть возможность регулировать доступ к чатам и ограничивать некоторые действия. А уволенного сотрудника можно удалить из всех чатов в один клик.
• Самые распространенные корпоративные мессенджеры: Compass, Mattermost, Rocket.Chat.