Бюджетирование и финансовое планирование в ПланФакте
- 25.09.26
- 31
- Читать ≈ 31 минута
С помощью сервиса управленческого учёта ПланФакт можно не только увидеть фактические цифры, но и заглянуть в будущее с помощью планирования. Для этого в программе есть бюджеты и платёжный календарь. Вместе они отвечают на два важных вопроса: сколько компания заработает и хватит ли денег на ближайшие платежи.
Бюджетирование и финансовое планирование помогают заранее связать планируемую прибыль с повседневными затратами. В статье изучим раздел «Планирование» ПланФакта, разберёмся, какие есть инструменты и как они помогают бизнесу.
Какие инструменты планирования есть в ПланФакте
Планирование в ПланФакте представлено тремя инструментами:
- Платёжный календарь. Помогает структурировать плановые поступления и выплаты и понять, хватит ли денег на ближайшее время.
- БДР — бюджет доходов и расходов. Позволяет составить будущий отчёт о доходах и расходах и следить за выполнением намеченных показателей.
- БДДС — бюджет движения денежных средств. Даёт возможность спланировать примерные суммы поступлений и выплат по статьям и сформировать будущие денежные потоки.
| Показатель | Можно планировать в сервисе | Инструмент |
|---|---|---|
| Доходы и расходы | Да, по статьям из справочника | БДР |
| Поступления и выплаты | Да, по статьям из справочника | БДДС, платёжный календарь |
| Прибыль | Да | БДР |
| Остаток средств на счетах | Да, с учётом денежных потоков | БДДС, платёжный календарь |
| Показатель проекта или группы проектов | Да | БДР и БДДС |
| Показатели отдельного юрлица | Да | БДР и БДДС |
Чем БДР, БДДС и платёжный календарь отличаются друг от друга
Каждый инструмент по отдельности закрывает конкретный вопрос планирования. Платёжный календарь расскажет, хватит ли денег на конкретном счёте на конкретную дату. БДР покажет, сколько компания планирует заработать и выполняет ли она план в текущем периоде. БДДС даёт понять, сколько денег будет получено из разных источников и сколько уйдёт из бизнеса по разным статьям.
Ниже представлена сводная таблица отличительных особенностей инструментов планирования.
| Критерий | Платёжный календарь | БДР | БДДС |
|---|---|---|---|
| Что планируется | Конкретные операции с точностью до копейки, остатки по счетам в банке и кассе | Доходы, расходы, прибыль | Поступления, выплаты, общий остаток денежных средств компании |
| Главная задача | Оценка будущей платёжеспособности, предотвращение кассовых разрывов | Контроль поставленного плана по финансовому результату | Контроль денежных потоков |
| Горизонт планирования | От нескольких дней до 1–2 месяцев | Месяцы, кварталы, полугодия, год | Месяцы, кварталы, полугодия, год |
| Работа с планом | Прогноз с учётом текущего факта, отслеживание и купирование кассовых разрывов | Сравнение заданных значений с фактом | Сравнение заданных значений с фактом |
| Детализация | Возможность отфильтровать календарь по счетам, юрлицам, проектам | Проекты и их группы, юрлица | Проекты и их группы, юрлица |
Выбор инструмента планирования зависит от задачи, которую хочет бизнес закрыть.
| Если нужно | Можно выбрать |
|---|---|
| Планировать выручку, расходы и финансовый результат | БДР |
| Составить обобщённый план поступлений и выплат на будущий месяц или квартал (без уточнений до копейки) | БДДС |
| Задать лимиты по расходам | БДР (соблюдение бюджета контролируется бизнесом) |
| Проверить выполнение плана движения денег | БДДС |
| Спланировать денежные потоки отдельного направления бизнеса | БДДС, заданный по проекту или группе проектов |
| Проверить деньги на определённую дату и риск кассового разрыва | Платёжный календарь |
| Оценить прибыль и платёжеспособность | Все инструменты вместе |
Планируйте прибыль и движение денег в ПланФакте
Составляйте БДР и БДДС, контролируйте выполнение плана и заранее замечайте риск кассового разрыва в платёжном календаре
Платёжный календарь: как заранее увидеть кассовый разрыв
Платёжный календарь прогнозирует остатки по счетам на основании конкретных операций. Если будущие затраты превышают поступления, то компания увидит проблему заранее и сможет её предотвратить с наименьшими потерями.
Календарь подсвечивает, на каком конкретном счёте возможен разрыв — он отображается красным. Если сумма по строке «Остатки на счетах» выделена оранжевым, значит, по одному или нескольким счётам юридического лица грядёт кассовый разрыв, но в бизнесе денег достаточно, чтобы совершить запланированные траты. Достаточно провести оплату со счёта, на котором достаточно средств или сделать перемещение между собственными счетами.
Если общий остаток красный, то нужно искать варианты предотвращения кассового разрыва, например, договориться с поставщиком об отсрочке платёжа или попросить клиента внести оплату раньше запланированного срока.
Чем точнее платежи внесены в календарь, тем точнее прогноз. При этом планировать их по дням не обязательно: достаточно указывать операции с точностью до недели.
Планирование прибыли с помощью БДР
Планирование финансового результата бизнеса осуществляется при помощи бюджета доходов и расходов. Плановые суммы вносятся напрямую в бюджет. Затем собственник сравнивает факт с планом и на основе отклонений принимает управленческие решения.
Например, компания «Кофейный кот» планирует в сентябре заработать 10 млн ₽ выручки при 8 млн ₽ расходов. На этапе подготовки БДР необходимо рассчитать эти цифры и внести в бюджет.
Представим, что 20 сентября собственник сверяет план с фактом. Выручка достигла лишь половины целевого значения, хотя месяц прошёл больше чем наполовину, а маркетинговый бюджет уже превышен. БДР помогает быстро увидеть отклонения, скорректировать действия для достижения сентябрьской выручки и разобраться в причинах перерасхода на рекламу.
Можно ли вести БДР методом начисления
Бюджет доходов и расходов можно составить как кассовым методом, так и методом начисления. В первом случае фактические операции будут учитываться по дате оплаты, во втором — по дате начисления.
Например, клиент оплатил товар в июне, но отгрузили его только в сентябре. Метод начисления учтёт доход в сентябре, а кассовый в июне. При расчёте плановых значений важно учитывать этот момент. Если внести план по кассовому методу, но сравнивать его с фактом по начислению, то пользы от такого анализа не будет.
Планирование движения денежных средств с помощью БДДС
Бюджет движения денежных средств помогает с планированием поступлений и выплат по статьям, а также общего остатка средств бизнеса. Компания составляет ожидаемые оплаты от клиентов и планируемые выплаты — закупка сырья, зарплаты, налоги, кредиты.
Для «Кофейного кота» БДДС будет выглядеть следующим образом.
Для проверки денег внутри месяца требуется платёжный календарь. В БДДС отражается общая сумма остатков на счетах на начало и конец периода.
Как работает план-фактный анализ
В БДР и БДДС можно отслеживать отклонение плана от факта через процент выполнения плана, отклонение в денежном и процентном соотношении. Превышение фактических данных по доходным статьям подсвечивается зеленым, по расходным — красным.
Процесс план-фактного анализа выглядит следующим образом:
- Компания задаёт постатейный план доходов и расходов на месяц или больший период.
- По мере дальнейшей работы бизнеса в сервис попадают фактические операции, которым присваивается статья и, при необходимости, проект (автоматически или вручную). Факт складывается в соответствующем столбце в БДР.
- Собственник сравнивает цифры и выясняет причину отклонений.
- Далее следует работа над ошибками — детализация отдельных статей, разбор полётов с отделом продаж и другое.
Работать с БДР важно не только от месяца к месяцу, но на промежуточном этапе. Если в середине месяца все лимиты исчерпаны, значит, что-то в бизнесе работает некорректно либо план существенно занижен.
Плановые и фактические показатели в отчётах
В отчёте о движении денежных средств (ДДС) и отчёте о прибылях и убытках (ОПУ) есть возможность показывать плановые значения. Плановые цифры складываются из операций с неподтверждённой датой оплаты и (или) начисления.
В текущем периоде план отображается под фактом, а в будущем — основным значением. Плановые значения из БДР и БДДС не переносятся в план ДДС и ОПУ, поскольку при заполнении бюджетов отдельные плановые операции не создаются.
Как автоматизация фактического учёта помогает план-фактному анализу
Автоматизация управленческого учёта помогает минимизировать рутину и облегчить план-фактный анализ. Фактические данные распределяются по статьям и проектам при помощи правил импорта или автоматического присвоения статьи через справочник контрагентов.
Например, регулярная оплата интернета или банковских услуг автоматически подтянется в факт по нужной статье, если на такие операции настроено правило импорта.
Как работать с бюджетами в ПланФакте
Проектное бюджетирование
При составлении БДР и БДДС можно выбрать отдельный проект или группу проектов. Это позволяет вести учёт плановых показателей для отдельного направления бизнеса.
В бюджет будут попадать только те фактические операции, которым присвоен проект, выбранный на этапе создания бюджета. Так можно вести учёт по отдельным торговым точкам, заказам, договорам, направлениям работы и другим параметрам.
Планирование по отдельным юридическим лицам
В сервисе ПланФакт есть возможность задать бюджет для отдельного юридического лица. Это актуально для бизнеса, который ведёт учёт по нескольким компаниям в одном аккаунте.
Например, у каждой торговой точки есть своё юридическое лицо. Отдельные бюджеты помогают разделить учёт и проводить обособленный анализ.
Заполнение бюджетов
Внести данные в бюджет можно вручную или подставить имеющиеся плановые значения. Суммы заполнятся автоматически, при необходимости их можно изменить.
Если после создания бюджета вносятся новые плановые операции, то они не влияют на плановое значение в БДР или БДДС. Плановые цифры можно затянуть в бюджет с помощью кнопки «Импортировать». При этом все проставленные вручную значения исчезнут.
Копирование бюджета из месяца в месяц
При копировании суммы распределяются по статьям автоматически, после чего их можно откорректировать.
Например, плата за аренду, интернет, коммунальные платежи останутся неизменными, а расходы на закупку сырья и материалов на месяц корректируются сообразно планам работ.
Корректировка плановых показателей
Плановые цифры можно корректировать. Компания самостоятельно определяет подход к бюджетированию — жёсткие лимиты или актуализируемый прогноз.
Строгий вариант сохраняет план по выручке, даже если ушёл постоянный крупный клиент по не зависящим от компании причинам. Более гибкий подход позволяет корректировать прогноз по мере изменения ситуации, тем самым снизив разрыв между планом и фактом после закрытия периода.
При проведении корректировки полезно сделать выгрузку исходного плана в Excel, чтобы при подведении итогов провести дополнительный анализ. Так можно будет увидеть, насколько компания отстала, а может, и превысила первоначальные ожидания.
Создание нескольких бюджетов
В ПланФакте можно создать отдельный бюджет для каждого проекта и общий бюджет по компании. Например, менеджеры торговых точек ведут каждый свой БДР. Для общей картинки создаётся общий бюджет, который учитывает доходы и расходы, не связанные с отдельными точками — зарплата бухгалтерии, аренда офиса, банковские платежи и другое.
Выгрузка бюджетов в Excel
Платёжный календарь, БДР и БДДС можно выгрузить в формате Excel. Это удобно, если нужно показать плановые цифры инвесторам или кому-либо внутри компании, не предоставляя полноценный доступ в сервис. Также выгрузка актуальна, если требуется проведение дополнительных расчётов.
Как настроить планирование с нуля
Прежде чем приступить к планированию, важно собрать полноценные управленческие отчёты, отражающие фактическую ситуацию в бизнесе. Далее настройка планирования в ПланФакте включает в себя несколько этапов:
- Определение целей и плановых значений. Собственник определяет, какие параметры важно начать контролировать уже сейчас — остатки на счетах, прибыль, выручку и т.д. Задаются плановые суммы, на которые компания будет ориентироваться в плановом периоде. На первых порах стоит выбрать несколько показателей, которые требуют особого контроля, а затем постепенно расширять их список. Например, можно начать с общей плановой суммы по выручке, а затем разбить её по видам услуг.
- Внесение плановых значений. В БДР и БДДС собранные данные вносят в столбец «План» по соответствующим статьям и периодам. Платёжный календарь формируется из плановых операций, созданных в разделе «Операции».
- Регулярно проводить план-фактный анализ. Например, раз в неделю проверять, как план соотносится с фактом. Если план по выручке в середине месяца выполнен на 20%, значит, есть вероятность, что он не будет достигнут к концу периода.
- Корректировка бизнес-процессов. При выявлении негативных отклонений важно вовремя среагировать и принять грамотное управленческое решение.
Планирование — это инструмент, требующий регулярного внимания, если его вести от случая к случаю, то пользы не будет.
Как выбрать период планирования
Период внесения данных в платёжный календарь зависит от возможностей бизнеса точно планировать платежи. Можно вносить платежи с точностью до 1-2 недель и уточнять суммы по мере обновления информации.
БДДС не требует такой детализации по датам, как платёжный календарь, поэтому горизонт планирования можно увеличить до нескольких месяцев.
БДР можно составлять на месяц, квартал или год с учётом сезонности и крупных запланированных заказов.
Настройте финансовое планирование под свой бизнес
Финансист ПланФакта поможет определить структуру БДР и БДДС, настроить платёжный календарь и организовать регулярный план-фактный анализ.
Кто работает с бюджетами и платёжным календарем
Бюджеты и платёжный календарь полезны собственнику бизнеса, финансовому директору, менеджерам и даже бухгалтерии. Предприниматель следит за планами по прибыли и выстраивает дальнейшую политику работы компании. Бухгалтер может отследить плановые затраты и вовремя предупредить, что денег может не хватить. Финансовый директор проводит регулярный анализ отклонений и выявляет их причины.
На каких тарифах доступно планирование
Платёжный календарь, БДР и БДДС включены в тарифы «Расширенный» и «Полный». При пользовании тарифами «Начальный» и «Основной» эти модули можно приобрести дополнительно.
Что ПланФакт не делает вместо бизнеса
Сервис управленческого учёта ПланФакт помогает собрать факт, зафиксировать план, увидеть отклонения и спрогнозировать движение денег. Финансовую стратегию, цели, плановые значения и управленческие решения определяет компания. Итоговый результат зависит от качества предоставленных данных и регулярности их актуализации.
Кому подойдёт планирование
Планирование в ПланФакте подойдёт компаниям, которые хотят держать финансы под контролем и видеть прозрачную картину вместо разрозненных таблиц и записей. Если фактический учёт уже ведётся в сервисе, то платёжный календарь и бюджеты станут следующим этапом развития управленческого учёта.
При настройке управленческого учёта может потребоваться помощь финансиста из ПланФакта. Консультанты помогут разобраться в деталях и корректно внести данные в программу.
FAQ о планировании в ПланФакте
Есть ли бюджетирование в ПланФакте?
Да, в ПланФакте есть бюджет доходов и расходов и бюджет движения денежных средств. Компания самостоятельно определяет плановые суммы и сопоставляет их с фактическими данными.
Чем БДР отличается от БДДС?
Бюджет доходов и расходов помогает спланировать финансовый результат в отдельном периоде, то есть сколько нужно заработать и потратить, чтобы выйти на желаемую прибыль. Бюджет движения денежных средств используется для планирования поступлений и выплат, а также понимания общего остатка средств в компании — хватит ли денег на текущие задачи или нет.
Чем БДДС отличается от платёжного календаря?
Бюджет ДДС фиксирует плановые поступления и выплаты по статьям на месяц или больший период. Положительные остатки на конец периода не гарантируют того, что в течение периода не будет кассового разрыва. Как раз с этим разбирается платёжный календарь. Этот инструмент более точный, он подскажет, в какой день или неделю возможны трудности с выплатами. Собственник увидит проблему заранее и получит больше времени для её решения.
Можно ли сравнивать план и факт в сервисе?
Да, в БДР и БДДС автоматически подтягиваются фактические показатели, а плановые вносятся вручную или подставляются из цифр прошлого месяца. В бюджетах можно увидеть процент выполнения плана, отклонение в денежном и процентном соотношении.
Можно ли составлять отдельные бюджеты по проектам и юридическим лицам?
Да, при первичной настройке бюджета можно выбрать, по какому юридическому лицу он будет составлен или по какому проекту или группе проектов.
Нужен ли финансист для планирования в ПланФакте?
Финансист ПланФакта может помочь как на этапе настройки платёжного календаря и составления бюджетов, так и при дальнейшем ведении планирования: регулярно вносить данные, анализировать отчёты и помогать разбираться в отклонениях.
