Как тратить на учет финансов в 2 раза меньше времени? Кейс WorkPoint

Время сотрудников – самый ценный ресурс. Такова концепция работы компании WorkPoint, разработчика системы управления проектами и учета рабочего времени. Но что делать, если у самих основателей 8 часов в неделю отнимала не работа по основному профилю, а финансовый учет и рутинная работа, связанная с ним? О том, как ПланФакт помог сохранить драгоценное время для более важных задач, мы поговорили с сооснователем сервиса WorkPoint Александром Спиридоновым.

О КОМПАНИИ

WorkPoint (г. Москва) – онлайн-сервис учета трудозатрат, контроля себестоимости и маржинальности проектов, ресурсного планирования и организации клиентского биллинга (учета предоставленных услуг, их тарификации и выставления счетов для оплаты).

Программа пригодится компаниям, которые ведут проектную деятельность и оказывают консалтинговые услуги (аудиторы, налоговые и бухгалтерские консультации, IT-интеграторы, архитектурные и проектные бюро, маркетинговые и PR-агентства и т.д). Основной ресурс, который они вкладывают в реализацию проектов, это время сотрудников.

Александр Спиридонов вместе с единомышленниками запустил проект в сентябре 2016 года. Выходу продукта на рынок предшествовали полтора года кропотливой разработки.

Сейчас сервисом пользуются более 100 компаний среднего и крупного бизнеса, в том числе группа «РОСНАНО», инвестиционно-консалтинговая компания ALTHAUS Group, IT-разработчик Premium IT solution. Каждый месяц у WorkPoint появляется 2-3 новых клиента.

Скриншот интерфейса WorkPoint (таймшит)

ПРОБЛЕМЫ И ЗАДАЧИ

В компании прекрасно понимали, что основной производственный ресурс организаций как консалтинговых, так и разработчиков ПО — время сотрудников. При этом весь финансовый учет WorkPoint велся в Excel, а отвечал за него один человек, который тратил на эти операции около 20% своего рабочего времени (8 часов в неделю).

«Основная трудность была в большом объеме ручного труда, связанного с переносом фактических транзакций ПО из банковских систем и их разнесения по статьям и контрагентам. Из-за ручного переноса вероятность ошибки возрастала в разы!»

Заносить данные вручную было необходимо, потому что формат банковской выписки не всегда подходил для копирования в бюджет без изменений. Кроме того, была низкая детализация расходных статей.

Ситуацию усложняла и специфика финансового учета компании: в WorkPoint используют несколько счетов, в том числе валютных, также есть подотчетные наличные деньги.
Компании требовался инструмент для оперативного финансового планирования, контроля остатков по счетам и прогнозирования бюджета.

ВНЕДРЕНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

В WorkPoint приняли решение внедрить программу финансово-управленческого учета. Александр Спиридонов и коллеги выбирали из нескольких решений, рассматривали даже приложения для ведения личного финансового учета. Однако такие программы не предназначены для решения бизнес-задач, и этот вариант был исключен (подробное сравнение инструментов для учета денег читайте в этой статье).

«Ключевой функцией при выборе самого подходящего ПО стала возможность легкой интеграции с «Альфа-Банком», где у нас расчетно-кассовое обслуживание. У сервиса ПланФакт такая опция есть, что и стало определяющим фактором при выборе программы»

Настройка онлайн-сервиса ПланФакт заняла около двух дней, еще два месяца посвятили выбору оптимального состава категорий доходов и расходов. Внедрением и организацией работы с новой программой финансово-управленческого учета в WorkPoint занимались 2 человека. Специальные консультации по внедрению продукта не понадобились, в WorkPoint во всем разобрались сами.

Александр Спиридонов отмечает любимые функции программы ПланФакт:

• интеграция с интернет-банком;
• вкладка «Планирование»;
• возможность автоматического разнесения транзакций по категориям/контрагентам.

«Схема работы с программой внутри компании очень простая – один человек следит за бюджетом, еще трое смотрят отчеты и аналитику всех важных показателей бизнеса»

РЕЗУЛЬТАТЫ

Главный итог внедрения — онлайн-сервис сильно упростил финансово-управленческий учет, сэкономил время сотрудников и, соответственно, деньги.

1. Вместо 32 часов в месяц на учет финансов стали тратить 16 часов.

«Сейчас на корректировку бюджета уходит всего 6 часов в месяц, а на планирование – порядка 10 часов (всего 16 часов). Раньше на финансовый учет мы тратили минимум 32 часа в месяц (8 часов в неделю). Таким образом, теперь на учет мы тратим как минимум в 2 раза меньше времени»

2. Автоматизация учета позволяет экономить более 32 000 рублей каждый месяц.

«За счет автоматизации учета и снижения трудозатрат компания WorkPoint экономит каждый месяц более 32 000 рублей (исходя из себестоимости часа в 2000 рублей)»