Как сократить время на учет финансов в 8 раз и перестать получать штрафы по лизингу. Кейс такси «Океан»

Антон Треповский, руководитель таксопарка из Москвы рассказал:

• как при стремительном росте компании автоматизировать учет финансов и тратить на него в 8 раз меньше времени;
• как перестать платить штрафы и пени по лизингу.

О компании

Антон руководит службой такси «Океан». Компания работает как с агрегаторами такси, так и с собственным парком. Клиенты – водители и пассажиры такси.

У «Океана» 3 направления деятельности: свой таксопарк, работа с другими таксопарками по оптимизации их деятельности и сервисное обслуживание своих автомобилей.

Компания быстро и стабильно растет: за 3 года автопарк увеличился с 4 автомобилей до 76. Годовой оборот – 80 млн рублей. Этот год планируют завершить с оборотом в 160 млн рублей.

Сейчас в штате работают 15 сотрудников и 500 водителей.

Проблемы и задачи

В самом начале, когда в таксопарке было всего 4 автомобиля, Антон и его коллеги учет не вели. По мере роста количества машин и водителей, появилась и необходимость в учете. В качестве первого инструмента Антон выбрал Excel. Однако это было трудозатратно:

«Работать с данными в Excel было тяжело. Чтобы получить понимание того, что происходит с бизнесом в текущий момент, приходилось делать двойную работу – сначала загрузить данные из банка в Excel, затем отредактировать их под формат Excel, а для общей таблицы сводного анализа или планирования бюджета еще раз все переделать заново»

Учетом занималось 2 человека: один был занят бухгалтерским учетом, другой – управленческим. В работе не хватало анализа бюджета с возможностью посмотреть его за любой день или неделю месяца. Случались и кассовые разрывы, приходилось каждый раз закрывать их привлечением инвестиций.

Антон использовал Excel течение 1,5 лет, но масштабы бизнеса росли, и ручная работа с таблицами уже была неэффективна. Посовещавшись с коллегой, решили, что настало время специализированного сервиса для финансового учета. Антон просмотрел несколько вариантов и остановился на ПланФакте:

«Сервис привлек нас доступностью тарифов, большим количеством отзывов и высоким рейтингом на Startpack»

Внедрение и организация работы

У компании был большой объем данных и операций, поэтому Антон решил не торопиться и подошел к вопросу внедрения обстоятельно: оплатил подписку и дополнительно приобрел несколько уроков с помощником. Вместе они полноценно внедрили ПланФакт за 2 недели:

«ПланФакт мне понравился моментальной супер-поддержкой. Консультант помог быстро разобраться в сервисе и улучшить навыки учета, а самое главное – помог с разнесением большого объема операций»

Результаты

1. Сократили время на учет финансов в 8 раз:

«Раньше приходилось разносить расходы вручную, каждый день по 2 часа. Сейчас – все автоматизировано, на все уходит минут 10-15 в день»

2. Вносим платежи по лизингу вовремя и стабильно экономим на штрафах и пенях:

«У нас 52 платежа по лизингу и важно оплатить каждый из них вовремя. До ПланФакта у нас бывали задержки, означающие штрафы и пени. Сейчас, когда все запланированные платежи в одном месте и перед глазами, мы не забываем про платежи и легко экономим на штрафах 250000 рублей в месяц»

3. Разобрались с учетом и увидели общую картину бизнеса в целом:

«ПланФакт помог навести порядок в финансах и проанализировать текущее финансовое состояние»

Друзья, читайте также другие истории успеха:

1. Предприниматель из Сургута навел порядок в финансах и экономит 600 тыс. рублей в год.
2. Прозрачный учет финансов и целая неделя свободного времени для руководителя. Кейс kurtage.ru.
3. Как Дмитрий Клиндухов автоматизировал учет финансов, поднял рентабельность компании в 4 раза и наладил работу с дебиторкой.