Как реализовать финансовый учет и сократить расходы в 2 раза. Кейс К2 Айти

Павел Сидоров, руководитель IT-интегратора из Москвы, рассказал:

• почему выбрал и как внедрил ПланФакт для учета финансов;
• как сократил накладные расходы в 2 раза;
• почему важно оценивать рентабельность проектов и вклад каждого сотрудника в прибыль компании.

О компании

Компания «К2 Айти» основана в 2012 году в Москве. Приоритетное направление работы – системная интеграция и заказная разработка. Исторически на базе платформенных продуктов Microsoft, а сегодня, в духе времени, в том числе и на стеке свободно-распространяемого программного обеспечения. Ключевые клиенты – юридические лица в сегментах B2B и B2G, в основном это крупные enterprise-клиенты в рознице и телеком, но компания также работает и с малым и средним бизнесом, и образованием. Одновременно в работе до 10 проектов, выполняемых командой собственных разработчиков и консультантов, а также подрядчиков, предоставляющих ресурсы для реализации проектов.

Проблемы и задачи

Спрос на услуги «К2 Айти» с момента основания был очень высоким и компания быстро росла. Учетом финансов занимался сам руководитель и еще 2 человека: Павел создавал шаблоны в Excel для ведения расходов и поступлений от клиентов, а коммерческий директор и бухгалтер заполняли их и актуализировали. В рамках этих шаблонов реализовывали планирование и бюджетирование. Все это делали вручную, поэтому качество учета оставляло желать лучшего. В такой схеме работы было сложно посчитать вклад каждого участника проекта:

«Разные исполнители могут работать на нескольких разных проектах, нам необходимо учитывать вклад каждого участника в выручку по конкретному проекту и корректно прогнозировать кэшфлоу, а также считать рентабельность проектов. Таблицы в Excel не приспособлены для таких задач, их приходилось все время вручную перепланировать и актуализировать при любых изменениях на проекте. А посчитать рентабельность долгого проекта с переменным количеством участников без привлечения значительного временного ресурса в таких условиях становилось нерешаемой задачей»

Вкупе с уже имеющимися проблемами с Excel, рост оборотов и увеличение количества разрабатываемых проектов требовали более гибких инструментов для работы с финансами компании.

Внедрение и организация работы

В 2019 году Павел с коллегами принял решение о переформатировании компании и изменении финансовой модели. Вместе с этим решением компания отказалась от привычных продуктов для ведения учета и приступила к поиску специализированных онлайн-сервисов для учета:

«Стали смотреть, что есть на рынке и, благодаря сервису Startpack, который позволяет по объективным показателям сравнить варианты и почитать отзывы, выбрали для себя 2 решения: ПланФакт и другой специализированный продукт.
Оба сервиса запустили в пилотное тестирование.
Изначально нас привлек второй спецпродукт, в нем было бюджетирование, которого на тот момент не было в ПланФакте. Но позднее оказалось, что бюджетирование никак не было интегрировано с остальными цифрами. Тогда мы снова обратили внимание на ПланФакт.
К тому времени ПланФакт уже реализовал удобное бюджетирование, а еще в сервисе была интеграция с банком, которая не требовала использования промежуточных таблиц в Excel, и удобный функционал разнесения операций по статьям и проектам»

Внедрение происходило поэтапно: первым этапом загрузили данные с начала финансового года, потом настроили интеграцию с банками и подгрузили информацию с начала календарного года, затем импортировали все данные за все время по всем клиентам и проектам.

«ПланФакт привлек нас большой вариативностью и различными способами фильтрации данных. Ну и, конечно, удобное API, которое позволяет нам оптимально интегрировать сервис в свою систему. В итоге у нас заработала связка ПланФикс + ПланФакт + Microsoft Teams + Azure DevOps Services»

В будущем Павел планирует все максимально автоматизировать и полностью передать ведение учета бухгалтеру.

Результаты

1. Реализовали прозрачный финансовый учет:

«Таблица Excel теряла актуальность уже в момент составления. Сейчас все сильно проще. Мы загрузили все банковские выписки со дня основания компании получили полную финансовую картину за всю историю компании – доходность клиентов и проектов, расходы исполнителей и прочее. Плюс история видна сразу по всем нашим юрлицам. Качество учета заметно повысилось. Сейчас я трачу на учет 2 часа в месяц и все требуемые мне данные по людям и проектам вижу в ПланФакте»

2. Изменили финансовую модель работы с сотрудниками:

«В середине 2019 года мы изменили финансовую модель. Сейчас все наши сотрудники работают на сдельной модели оплаты труда. В конце 2019 года мы запустили внутренний проект по предоставлению личных кабинетов для сотрудников и успешно отпилотировали его на нескольких сотрудниках и подрядчиках. В итоге было принято решение тиражировать его на всех. В своем личном кабинете работник может посмотреть свое участие в том или ином проекте: сколько он принес компании пользы в деньгах, сколько денег получил в виде заработной платы и на какую премию он может претендовать. Для мотивированных сотрудников это хороший инструмент. ПланФакт помогает нам закрепить результат принятого большого решения. С самого первого дня в компании я хотел сделать такой инструмент, но сложность и стоимость требуемых интеграций, а также приоритет коммерческих проектов перед внутренними не позволяли получить то, что хотелось. С ПланФактом и сервисами low-code-интеграции, такими как Zapier и MS Flow, это удалось сделать очень быстро и почти без написания кода»

3. Сократили накладные расходы в 2 раза за 2019 год:

«У нас есть прямые расходы – траты на производственный персонал и подрядчиков, и накладные – офис, обучение, представительские расходы и траты на административный персонал, который не задействован в проектах. Я заметил, что в крупных интеграторах и консалтинговых компаниях доля накладных расходов меньше, что является их дополнительным конкурентным преимуществом. В 2016 году мы поставили себе планку, что накладные расходы не должны превышать 40% от общего числа расходов. Но выполнять это не всегда получалось, бывало, что расходы превышали установленный процент и доходили до 50%.
С мая 2019 года мы жестко урезали их до 40%, а с сентября до 20%. С ПланФактом легко контролировать расходы, теперь мы смотрим в сервисе, можем ли мы позволить себе дополнительное обучение, тимбилдинг или что-то еще и уже тогда принимаем решение»

4. Приобрели уверенность в правильности управленческих решений:

«В какой-то момент у нас были сомнения относительно некоторых проектов. Специалистов под них на рынке мало, и нам приходилось выращивать их с нуля самостоятельно. Нам казалось, что разработка таких проектов не выгодна, и мы хотели отказаться от этого направления. Но посмотрев на выручку по этим проектам и оценив их рентабельность в ПланФакте, поняли, что несмотря на то, что специалисты дороже и их меньше, проекты оборотистей и рентабельней. ПланФакт помог нам сориентироваться за 1 минуту»