Бухгалтер ≠ финансист. Организация управленческого учета без жертв
Организация управленческого учета

 

Управленческий учет – это, в первую очередь, учет. Им занимается бухгалтер. Логично?
Не совсем. Дело бухгалтера – отчитываться перед налоговой. Это ангел-хранитель, оберегающий бизнес от проверок, штрафов и блокировки счетов. Должен ли он считать рентабельность компании? Предлагать способы оптимизации расходов? Строить диаграммы с показателями бизнеса, на которых видна прибыльность проектов? Нет. Это работа финансового директора.

Бухгалтерский и управленческий учет. Сходства и различия

Оба учета строятся на одних и тех же данных, в них отражается прибыль компании, могут фиксироваться расходы на закупку товаров, аренду, оплату труда.

Бухгалтерский учет обязателен для всех экономических субъектов, кроме индивидуальных предпринимателей. На его основе рассчитывают налоги. Правила бухучета строго определены и зафиксированы законодательно. Все операции должны быть подтверждены документами, а неточность может привести к штрафам.

Предприниматели, которые платят налоги в фиксированной сумме (например, патент) и работают в одиночку, иногда могут обойтись без учета. Парикмахер Иван может приблизительно рассчитать, сколько нужно заработать, чтобы хватило на аренду кабинета, рекламу, покупку расходников и осталось на жизнь, но назвать это полноценным учетом нельзя. Но чаще всего ИП тоже ведут бухгалтерский учет, пусть и упрощенный.

Управленческий учет ведется для роста прибыли и развития компании. Обычно необходимость в нем возникает, когда появляются несколько направлений работы, и нужно понять, какое из них более прибыльное. Или вдруг деньги заканчиваются, и возникает кассовый разрыв. Или собственнику хочется понять, сколько на самом деле он зарабатывает. С этими вопросами идут к бухгалтеру. А он, скорее всего, не знает. И дело не в том, что он не компетентен или вместо работы раскладывает пасьянсы. Просто его задача – бухгалтерский учет, а эти вопросы относятся к управленческому.

организация управленческого учета - таблица

Что будет, если бухгалтер возьмет на себя управленческий учет

Отлично, если бухгалтер знает, как законно снизить налоговую нагрузку, следит за новостями в своей сфере и избегает проблем с контролирующими органами. Он может работать с цифрами, на основе которых строится управленческий учет, но полноценно анализировать деятельность компании не обязан. Лучше доверить бухгалтерский и управленческий учет разным сотрудникам. Сопоставляя их данные, можно выявить ошибки или восстановить потерянную информацию.

организация управленческого учета - хороший бухгалтер

Почему организацию управленческого учета не нужно поручать бухгалтеру? Комментирует Оксана Бондаренко, директор компании «Учет и Право»:

«Управленческий учет часто доверяют бухгалтеру. Он постоянно работает с финансами компании, и, вроде как, должен достаточно хорошо понимать «внутреннюю кухню», чтобы выдавать руководству адекватную информацию для управления бизнесом. Но это в теории.
На практике же бывают проблемы.
В бухучете все строго: есть регламент, есть общепризнанные практики. В управленческом таких строгих правил нет. Информацию можно собирать как угодно — главное, чтобы она помогла управлять бизнесом. В итоге от бухгалтера требуют «какой-то учет, чтобы там что-то отображалось». Он, может, и рад сделать качественно, но не знает, что нужно. Результат — плохой, почти бесполезный учет.
Часто на бухгалтера взваливают непосильные задачи: организовать все виды учета по самым современным методикам в кратчайшие сроки. Бухгалтер, естественно, выгорает и начинает работать спустя рукава. В итоге — проблемы во время налоговой проверки и сложности в управлении компанией.
С плохими данными по управленческому учету можно работать годами, ничего не замечая. Тут либо предпринимателю нужно хорошо разбираться в финансах компании и контролировать процесс самому, либо заказывать аутсорс.
Все эти проблемы решаются просто: нужно нанять дополнительного сотрудника, увести часть работы на аутсорс или заказать аудит. В любом случае — передать часть обязанностей бухгалтера третьим незаинтересованным лицам»

Если не бухгалтер, то кто? Организация управленческого учета

Финансовый учет, так или иначе, ведет вся компания. Менеджер по продажам выставляет счета покупателям, контролирует оплаты и отгрузку товара. Из этих данных понятен объем продаж, размер дебиторской задолженности, процент оплаченных счетов.

Специалист по закупкам отчитывается по потраченным средствам: у поставщика А закупили партию товара на 500 тысяч рублей по предоплате, а поставщик Б предоставил товар на 300 тысяч в рассрочку на две недели. Объем закупок за период – 800 тысяч рублей, кредиторская задолженность – 300 тысяч.

Офис-менеджер взял деньги под отчет, заказал воду, купил бумагу и канцелярские принадлежности. Это расходы на содержание офиса.

Бухгалтер оплатил с расчетного счета зарплату и налоги, потратив фонд оплаты труда.
Все эти данные нужно уложить в систему, чтобы у руководителя было понимание того, как движутся финансовые потоки в компании. Кто это может сделать?

Собственник

Чаще всего предприниматель ведет какой-то учет самостоятельно в Excel. Контролирует расходы и доходы, планирует бюджет. Он лучше всех разбирается в бизнесе и знает, какие показатели самые важные. Но выстроить идеальную систему управленческого учета ему может быть не просто, особенно если бизнес растет и появляется необходимость вести все три главных отчета. Так таблицы разрастаются и превращают учет денег в унылую рутину, которая съедает уйму времени. Которого нет.

Финансовый директор

Его обязанность – организация управленческого учета в компании. Он может собрать первичные данные у своих коллег, правильно внести их в ПО для учета, проанализировать показатели и представить понятные отчеты для руководителя. Финансовый директор планирует будущие доходы и расходы, отслеживает выполнение бюджета, прогнозирует кассовые разрывы. Собрав достаточное количество информации в разных разрезах, этот специалист может предложить пути оптимизации расходов или подсказать, какое направление выгоднее развивать. Минус этого решения – дополнительные траты на зарплату сотрудника.

Специальный сервис

Да, вести учет в Excel просто и бесплатно. Но со временем система усложняется, формулы становятся запутанней, времени требуется все больше. И здесь на помощь собственнику и финансовому директору приходят специальные сервисы для автоматизации учета.

Александр Топач, соучредитель «Мама знает»:

«Я сам вел весь учет в Excel-таблицах, но их мог понять только я. Чтобы объяснить партнеру и коллегам, что происходит в компании, мне приходилось тратить массу времени. Мой соучредитель предложил автоматизировать учет в ПланФакте. Сейчас я вручную вношу информацию по нашему проекту, трачу не больше 20 минут каждый день. Раньше уходило не меньше часа»

В ПланФакте есть несколько вариантов ведения учета:

  • самостоятельно (когда покупается только лицензия на программу);
  • с помощником (специалист сервиса помогает настроить программу под нужды бизнеса, обучает особенностям ведения финучета);
  • под ключ (персональный финансист берет на себя всю рутину по внесению данных, предоставляет собственнику отчеты и рекомендации для роста прибыли).

Последний вариант набирает популярность в последние годы и позволяет собственнику серьезно сэкономить на услугах финансового директора.

Денис Лопатский, собственник компании Volta:

«Полная автоматизация учета освободила время бухгалтера, которое он раньше тратил на выгрузку данных по операциям и формирование отчетов. Это дополнительно экономит нам 25 тысяч рублей ежемесячно, а бухгалтер занимается другими более важными и полезными задачами»

Алексей Прозоров, владелец логистической компании IMPORT.PLUS:

«ПланФакт заменяет для нас опытного финансиста, с образованием, навыками учета, который может тратить много времени на сведение всех финансовых данных. Его зарплата минимум 100-150 тысяч. В ПланФакте все эти функции предусмотрены»

Организация управленческого учета – этап, который проходит любая растущая компания. Кто-то поручает разобраться с «этими непонятными цифрами» бухгалтеру. Чаще всего это ничем хорошим не заканчивается.
Кто-то пытается вникнуть сам, а кто-то нанимает финансиста. Отличным помощником, который упрощает работу собственника с учетом, делает его простым и понятным, являются специализированные онлайн-сервисы. Рынок таких программ активно растет в последние годы и в России, и за ее пределами.

Попробуйте ПланФакт в действии

Первые 14 дней — бесплатно. Вы успеете оценить пользу, которую сервис даст вашему бизнесу.